Contenido

• Pasos
• Consejos
• Advertencias

Para la correcta organización del trabajo en la oficina, es muy importante contar con un sistema eficaz de contabilidad y almacenamiento de documentos. Independientemente de la cantidad de personas que tengan acceso a los documentos, el sistema debe estar organizado de tal manera que todos puedan encontrar el documento requerido. Si el sistema para registrar y almacenar documentos es difícil de usar, entonces comenzará a dejar todos los documentos a mano por temor a perderlos en el archivador, como resultado de lo cual su escritorio estará lleno de montones de papeles.

Pasos

1. 1 Elija un sistema de archivo. Sea lo que sea, en primer lugar, debe ser lógico para que sepas la ubicación exacta de cada documento. Soluciones posibles:
   • Alfabético. Este sistema funciona mejor si la mayoría de sus documentos contienen los nombres de clientes, pacientes o clientes.
   • Tema o categorías: la mayoría de los sistemas están organizados por tema o categoría, funcionan muy bien cuando se organizan correctamente, pero son muy confusos cuando no se organizan correctamente.
   • Numerado / cronológico. Este sistema funciona mejor para documentos numerados o fechados, como órdenes de compra o recetas.
2. 2 Utilice carpetas colgantes en archivadores. Las carpetas colgantes no son extraíbles, actúan como soportes para sobres que sacarás de las cajas.
3. 3 Organice los documentos en pilas en categorías. Si la pila tiene más de 5 cm de altura, divídala en subcategorías. Si la pila es demasiado baja, combínela con otra pila y cámbiele el nombre. Los nombres de las pilas deberían permitirle determinar fácilmente a cuál de ellas desea enviar un documento en particular.
4. 4 Coloque cada pila en un sobre de papel y etiquételo claramente. Es mejor usar carpetas con pestañas centradas en lugar de escalonadas para darle a sus documentos un aspecto más limpio.
5. 5 Coloque los sobres en carpetas colgantes. Para la mayoría de los documentos, las carpetas colgantes normales funcionarán, pero para documentos gruesos o subcategorizados, use carpetas de fondo plano. Puede organizar las carpetas en cualquier orden, pero normalmente se utiliza un sistema alfabético para ello.
6. 6 Etiquete las carpetas colgantes con los mismos nombres que los sobres. Coloque todas las pestañas de plástico en el lado izquierdo de la carpeta si no está usando un archivador vertical. En el último caso, con las carpetas de izquierda a derecha en un cajón abierto en lugar de de adelante hacia atrás, coloque las pestañas a la derecha.
7. 7 Las carpetas y sobres de repuesto deben doblarse cerca del archivador para que siempre pueda agregar rápidamente una carpeta cuando tenga un documento en sus manos que no pertenezca a las carpetas existentes. No utilice carpetas que sean demasiado gruesas o delgadas. Recuerde cambiar los nombres de las carpetas cuando reorganice los documentos.
8. 8 Al final del año, retire todas las carpetas, etiquete las nuevas carpetas de papel con los mismos nombres de categoría y colóquelas en los archivadores. Revise las carpetas antiguas para transferir algunos de los documentos que necesita a las carpetas actuales y envíe el resto al archivo.

Consejos

• Es posible que desee codificar las carpetas por colores imprimiendo etiquetas de colores en su computadora para que su archivador se vea más impresionante. Pero cuando necesita hacer cambios, por ejemplo, agregar una carpeta, puede frustrarse cuando se queda sin carpetas del color correcto y tiene que firmar la carpeta manualmente. La sencillez es lo más seguro.

Advertencias

• Nunca cree una pila llamada "Varios", de lo contrario, nunca categorizará estos documentos.
• Después de organizar un sistema de archivo, mantenga el orden en el archivador. Tómese su tiempo todos los días para clasificar y eliminar documentos de su escritorio. Resista la tentación de colocar una canasta de documentos profunda encima de su archivador, de lo contrario lo llenará y terminará con un almacén desordenado.