Autor:
Christy White
Fecha De Creación:
10 Mayo 2021
Fecha De Actualización:
1 Mes De Julio 2024
Contenido
Un informe de estado puede parecer una tarea ardua, pero redactarlo puede ser una buena oportunidad para comunicarse con la gerencia. Independientemente del proyecto en el que esté trabajando, debe centrarse en proporcionar detalles específicos que describan el presupuesto y el progreso del proyecto. Ponga la información más importante en un resumen al principio. Luego continúe con los detalles principales que describen el proyecto en términos de resultados y desafíos. Mantenga las cosas breves pero informativas y la gerencia estará encantada.
Al paso
Parte 1 de 2: Configuración de su informe
Concéntrese en los costos y el calendario. Independientemente del proyecto en el que esté trabajando, los gerentes quieren saber cómo van las cosas en términos de presupuesto y progreso. Configure su informe para recopilar información sobre cómo le está yendo financieramente al proyecto. Además, haga algunos comentarios sobre si el proyecto va por buen camino en el tiempo. 
Sea honesto acerca de los problemas. Si sabe que hay problemas de progreso y costos del proyecto, no los oculte. Eso solo conducirá a problemas mayores más adelante. En su lugar, piense en cómo estos problemas se relacionan con las cosas que van bien. - Por ejemplo, si su proyecto implica producir y enviar 1,000 camisetas por $ 1,000, es posible que le preocupe si solo ganó 300, pero ya gastó $ 500.
- También podría encontrarse dos días antes de lo programado y comentar sobre eso.
Ofrezca soluciones a los problemas. Parte del propósito de un informe de estado es ayudar al gerente a decidir los próximos pasos. Puede ayudar sugiriendo soluciones a ciertos problemas que observe. A medida que configura el informe, tome notas sobre cómo sus soluciones son relevantes para los costos y el progreso. - Por ejemplo, si su negocio de camisetas se adelanta al cronograma y al presupuesto, puede ver esto como una razón para aumentar la producción y equilibrar las cosas.
Parte 2 de 2: Poniéndolo todo junto
Asigne un título al informe. Comience su informe escrito con un breve resumen, título y fecha. Debido a que los informes de estado deben ser breves, no es necesario que estén en una página de título separada. Si envía el informe por correo electrónico, es suficiente tener un asunto claro para que su gerente sepa de qué se trata el correo electrónico. - Algo como el “Informe Parker Transport de agosto de 2017” está bien.
- Siempre proporcione datos para que quede claro sobre qué período está informando.
- Si su empresa utiliza formatos de informes específicos, asegúrese de utilizarlos también.
Empiece con un resumen. Los gerentes están ocupados y necesitan ver la información más importante de inmediato. Algunas líneas al principio del informe van al meollo del asunto, explicando brevemente cómo va el proyecto en términos de presupuesto y progreso. - Trate de asegurarse de que su gerente vea toda la información en los primeros minutos después de leer el informe.
- Por ejemplo, podría comenzar su informe de inmediato con algo directo como: “El transporte de Parker está adelantado en la actualidad. Gastamos el 50% del presupuesto y producimos el 30% del producto. Podemos reducir los costos acelerando la producción ".
- Si los gerentes están contentos con lo que ven al principio, es posible que ya sepan lo suficiente. Si hay algo en el resumen que indique un problema, pueden pasar rápidamente de allí a la información relevante más adelante en el informe.
Proporcione los detalles más relevantes. Enumere los resultados más importantes hasta el momento, centrándose en los hitos y los datos clave. Informe a su gerente en términos de resultados en lugar de actividades. - Por ejemplo, no escriba algo como “Nuestros líderes de producción, Frank y Sandra, han hecho un buen trabajo. Frank siempre está ahí muy temprano y Sandra's siempre es la última en irse, para asegurarse de que tengamos todo producido a tiempo ".
- En su lugar, enfatice los datos clave: "Estamos un 20% por delante de lo programado, ya que los líderes de producción (Frank y Sandra) han aumentado el tiempo de producción en dos horas al día".
Organiza los hechos. Aquí puede adaptar el informe al estilo de su jefe. Si conoce la forma de trabajar de su jefe, puede adaptar el informe en consecuencia. Si no está seguro, concéntrese en un resumen breve y directo en un estilo que conozca bien. - Si su gerente quiere ver la gran historia, puede nombrar un capítulo "Resultados", otro "Desafíos" y un tercer "Soluciones".
- Para un gerente al que le gusta ver las cosas cronológicamente, pruebe con el capítulo "Progreso de esta semana" seguido de "Pasos siguientes".
Usa balas. Los gerentes deben recibir la información que necesitan de manera rápida y fácil de leer. Los párrafos son demasiado largos para leer y ocultar información clave. Pero con las listas es fácil escanear el informe. - Si su gerente o empresa solicita específicamente un informe completamente escrito, por supuesto, debe cumplir ese deseo.
Agregue elementos visuales según sea necesario. A algunos gerentes les resulta útil agregar señales visuales para explicar cómo va un proyecto. Por ejemplo, podría poner una luz verde junto a una viñeta sobre costos, si eso va bien, pero una luz naranja al lado de una sobre progreso, si es probable que esté un poco atrasado. 
Revise y modifique su informe según sea necesario antes de enviarlo a su gerente. Los errores ortográficos y las oraciones que no se ejecutan nunca son válidos, ni siquiera en un informe de estado breve y relativamente informal. No confíe únicamente en correctores ortográficos y gramaticales electrónicos. Para que el informe sea breve y directo, considere qué se puede eliminar (como adverbios y adjetivos innecesarios). - Por ejemplo, evite frases como "Las ventas de agosto van bien, el mejor mes hasta ahora, gracias a los excelentes esfuerzos de Marie y Sam".
- Puede decir lo mismo de manera mucho más sucinta: "Las ventas de agosto son las mejores hasta ahora, gracias al arduo trabajo de Marie y Sam".
Informe al menos una vez al mes a menos que tenga otras instrucciones. Su empresa puede solicitarle que proporcione informes de estado de acuerdo con un período de tiempo específico, como semanal o quincenal. Por lo general, informar al menos una vez al mes es bueno para mantener informado a su gerente. Comuníquese con él si no está seguro de cuándo deben aparecer los informes de estado. - Si su gerente desea recibir informes con menos frecuencia, por supuesto, hará lo que se le pida.
