Contenido

• Pasos
• Parte 1 de 3: Estructura tu informe de eventos
• Parte 2 de 3: Encuentre el material adecuado para su informe
• Parte 3 de 3: Toques finales para escribir un informe de evento
• Consejos
• Qué necesitas

Quizás necesite escribir un informe sobre el evento y determinar qué tan exitoso fue y comparar los resultados con los objetivos. Esto es importante para que las personas o empresas que organizan el evento puedan entender si deben cambiar algo. Hay formas en las que puede hacer que su informe de eventos sea más exitoso. ¡Esto es importante si va a realizar cualquier otro evento!

Pasos

Parte 1 de 3: Estructura tu informe de eventos

1. 1 Determine el estilo y formato de su presentación para una audiencia específica. Los informes de eventos se pueden coser, grapar, enviar por correo electrónico en formato PDF, ejecutar mediante una presentación de PowerPoint y más.
   • Asegúrese de estructurar su informe de eventos por sección. Debe comparar los resultados del evento con los objetivos que estableció. Resuma los principales resultados del evento.
   • Adapte el informe del evento a las necesidades e intereses de cada patrocinador y audiencia. Considere los objetivos de los patrocinadores. Hasta cierto punto, los patrocinadores son la audiencia clave para el informe de su evento. Quieren saber si valió la pena patrocinar su evento. Así que no olvides considerar lo que quieren saber y qué aspectos son realmente importantes para ellos.
   • También prepare el informe del evento para cumplir con los requisitos específicos del evento y la singularidad del patrocinador. No debería escribir un informe estándar y típico.Vale la pena considerar que su informe también se llamará la atención de la administración y los gerentes financieros de la empresa.
2. 2 Organiza el proceso para que registres la información que necesitas durante todo el evento. No confíes solo en tu memoria.
   • Anotar información antes, durante y después del evento le permitirá crear un informe más detallado y, por tanto, más eficaz. También le ayudará a presentar la información en orden cronológico.
   • Asegure la recopilación continua de datos, contrate a más personas si es necesario (incluidos posibles pasantes) para este propósito. Lo más importante es que no tiene que esperar hasta el final del evento para crear un informe.
3. 3 Reducir el informe a puntos clave. El problema con algunos informes de eventos es que simplemente enumeran el orden del evento o se centran en ofertas promocionales. No hagas eso. En su lugar, enfatice los puntos clave de forma clara y analítica.
   • Seleccione algunos de los eventos del evento para obtener un desglose detallado. Piense en qué tres eventos fueron los mejores y cuáles fueron los más inesperados.
   • No sobrecargue su informe con detalles innecesarios, como un menú de almuerzo o una presentación detallada del orador principal. Debe resaltar lo que realmente importa.

Parte 2 de 3: Encuentre el material adecuado para su informe

1. 1 Escribe un resumen del proyecto. El informe de actividad debe contener un resumen del proyecto, que es una versión abreviada del informe completo más detallado. Tome este currículum como introducción.
   • Puede crear dos informes: un resumen del proyecto diseñado para personas interesadas en los resultados del evento y un informe completo más detallado para aquellos que quieran patrocinar u organizar un evento.
   • En el resumen del proyecto, debe centrarse en los puntos clave y los resultados. El resumen del proyecto debe ser breve: una o dos páginas. Debe resumir los detalles clave del evento e incluir una breve interpretación de los datos.
2. 2 Incluya material ilustrativo en el informe de su evento. Es mucho más efectivo presentar a la audiencia un gráfico que refleje información estadística, en lugar de aburrir a la audiencia con innumerables números y fechas.
   • Si el evento involucró un nuevo producto, puede adjuntar una foto del mismo. Las fotos del evento en sí ayudarán a ilustrar el informe del evento. Intente publicar anuncios de patrocinadores en su sitio para respaldar su informe. Nuevamente, nada de esto puede esperar hasta el final del evento.
   • Será bueno incluir muestras, reproducciones y otros ejemplos para el sitio. Informe el número de personas que recibieron cupones de patrocinadores, etc. Ofrezca cobertura del evento tanto en el sitio como fuera del sitio en la prensa, para la audiencia, para los patrocinadores.
3. 3 Documente cualquier cobertura de prensa o publicidad. Debe evaluar lo que se ha cubierto en la prensa con respecto a los objetivos que estableció.
   • Concéntrese en anuncios impresos y artículos que incluyan nombres y anuncios de patrocinadores, además de recopilar números y clasificaciones de anuncios.
   • Documente anuncios de televisión, anuncios públicos, clasificaciones y menciones de noticias.
   • No olvide prestar atención a la información en la radio, el anuncio de listas de precios, el valor de la publicidad y la promoción, los informes de auditoría y más.
4. 4 Asegúrese de incluir una mención del propósito del evento en su informe. Es muy importante correlacionar los objetivos del evento con el resultado, así que no olvide mencionar cuál fue la misión y los objetivos del proyecto.
   • También puede incluir el programa del evento. También debe mencionar a los participantes clave del evento. No te olvides de la brevedad.
   • Dedique la mayor parte de su tiempo a enumerar y discutir los resultados clave del evento y compararlos con los objetivos enumerados.Sea realista y evite pasar por alto aspectos que no han tenido mucho éxito.
5. 5 Incluya información de financiación en su informe de eventos. Es importante proporcionar una discusión detallada del presupuesto para el evento y cuánto se gastó realmente (o se invirtió potencialmente). Asegúrese de comparar los costos potenciales con los reales y muestre qué salió bien y qué necesita más trabajo.
   • Debe cubrir todos los costos, incluidas las actividades de marketing y promoción, la compensación de los empleados y los costos de patrocinio. Es importante desarrollar un presupuesto detallado. Los gerentes financieros y la alta gerencia querrán ver los hechos que respaldan los resultados.
   • Incluya cálculos de ingresos netos como comisiones, patrocinios y muestras. Pero no olvide que está comparando las ganancias con las ganancias proyectadas. ¿Comparado con que? Buena pregunta.
6. 6 Incluya estadísticas que sean significativas para el lector. No cree un informe que solo incluya información que lo haga sentir bien. También debe indicarse el número de visitantes. Es una buena idea proporcionar datos medibles.
   • Otras estadísticas relevantes son las ventas totales y los visitantes. Este tipo de datos agrega credibilidad a su informe de eventos. Ingrese su información de visitante. Incluya datos demográficos, números de visitas e investigación pública (como hábitos de compra).
   • Informe el número de personas que han respondido a campañas de patrocinio y donaciones a organizaciones benéficas. Documentar el impacto económico y la participación de los empleados.
7. 7 Respalde los datos con un elemento de calidad. Su informe debe incluir información estadística, pero también necesita la participación de las personas para proporcionar comentarios de calidad.
   • Recopile comentarios de los asistentes y los miembros del equipo para que los datos de éxito y fracaso del evento no provengan únicamente del autor del informe. De esta manera, su informe parecerá más creíble.
   • Considere incluir investigación independiente. La evaluación de la cobertura de prensa es un ejemplo de dónde se puede realizar una investigación independiente.
   • Evalúe el lugar y el entorno. Debe tomarse un tiempo para evaluar el lugar y el entorno desde la perspectiva de los demás. Discuta qué tan bien se usó el espacio en la conferencia, evento, etc.

Parte 3 de 3: Toques finales para escribir un informe de evento

1. 1 Prepare su informe a tiempo. Intente hacer y publicar un informe inmediatamente después del evento. No olvide marcar este evento en su calendario. Algunas personas piensan que el informe debería publicarse dentro de un mes después del evento, pero otras argumentan que es mejor hacerlo en unos días.
   • Siempre que haya una fecha límite, debe presentar su informe a tiempo. Quizás esté escribiendo un informe para alguna agencia que un cliente ha solicitado. Preste atención a todos los requisitos.
   • Lo que importa es que su audiencia esperará un informe profundo y oportuno. Así que tómate el tiempo para hacerlo bien, pero no retrases el proceso.
2. 2 Corrija su informe. Asegúrese de que su informe de eventos esté bien escrito y sin errores de ortografía o puntuación.
   • Asegúrese de que su informe sea lo suficientemente profundo. Tome nota de una buena regla general: "mostrar, no hablar". Esto significa que es una gran idea proporcionar ejemplos específicos para respaldar los puntos más generales descritos en el informe.
   • No olvides a tu audiencia y asegúrate de que lo que escribes suene formal y profesional. Un informe de eventos no es un documento de rutina; es un documento importante para determinar si la actividad valió los recursos invertidos en ella, por lo que el informe debe sonar convincente.

Consejos

• Toma más fotos de las que crees que serán necesarias.Mientras redacta su informe, apreciará la utilidad de este consejo.
• Al recopilar comentarios de los anfitriones y las personas que planificaron el evento, no debe hacerlo de inmediato. Permanecerán en su lugar incluso después del final del evento, primero debe preguntar a las personas de la multitud; serán los primeros en abandonar el evento. Además, no molestes al presentador si está ocupado con otra cosa, lo encontrarás más tarde y podrás preguntar por todo.
• Cuando recopile comentarios, mantenga una conversación y haga preguntas de forma natural, luego su interlocutor le dirá sinceramente lo que piensa sobre el evento.
• Recopile más reseñas de las que cree que necesita. Te alegrarás de eso más tarde.
• Las buenas fotos muestran lo que estaba sucediendo en el evento, así como las reacciones de la gente.
• Intente tomar fotos de la imagen completa, incluidas las personas y el presentador en una foto, para transmitir al lector lo grande que fue el evento.

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