Autor:
Laura McKinney
Fecha De Creación:
1 Abril 2021
Fecha De Actualización:
1 Mes De Julio 2024
Contenido
A veces necesitamos pedir una extensión por muchas razones en la vida. Tal vez estés en la universidad y necesites más tiempo para terminar tu ensayo, tal vez tengas dificultades para terminar un proyecto en el trabajo.Una carta de renovación eficaz y adecuada siempre es importante. Debe tomarse un tiempo para pensar con precisión en sus necesidades: ¿cuánto tiempo necesita para solicitar una extensión y por qué? Después de eso, escriba una carta formal, envíela y haga un seguimiento para su tranquilidad.
Pasos
Método 1 de 3: siga la convención de escribir una carta formal
Presenta el encabezado de la página. La fecha de envío se encuentra en la esquina superior derecha de la página. Deje una fila en blanco debajo y escriba su dirección, también alineada a la derecha. Luego, deja una fila en blanco y escribe la dirección completa del destinatario en el lado izquierdo de la página.
- Si está enviando un mensaje de correo electrónico, puede omitir la fecha y la dirección, comenzando con un saludo. Sin embargo, debe asegurarse de que su título sea claro y eficaz. Por ejemplo, si envía una carta a su profesor, podría escribir la línea de asunto "Carta de extensión - Nguyen Hoang Minh - B2 clase K34".
Escribe saludos completos y formales. Empiece con la palabra "Estimado", seguida del título y el nombre completo del destinatario. Por ejemplo, "Estimado Sr. Nguyen Hai Trieu" o "Estimada Sra. Bui Phuong Mai". Algunos títulos pueden ser más complejos, como "Estimado profesor Nguyen Duc Cuong" o "Estimado presidente Nguyen Van An".- Esta es una recomendación formal, así que mantén tu estilo y contenido formales, incluso si llegas a conocer a estas personas íntimamente. No escriba "Hola Hanh".
- Trate de encontrar una persona específica a quien enviarle la carta. De lo contrario, su carta se verá como una carta modelo. Por ejemplo, "Estimado presidente Nguyen Van An" sería mejor que "Estimadas autoridades".
Utilice un diseño breve. El cuerpo de la carta debe tener de 1 a 3 párrafos. En muchos casos, puede comenzar con 2-3 líneas. Si necesita expandir con los 3 párrafos completos, solo necesita separarlos en la apertura, el cuerpo y el final.- Para comenzar su carta, puede escribir: "Soy Nguyen Hoang Minh, estudiante de la clase B2 K34". Esto le recordará al profesor que debe recordar y no perder el tiempo averiguando quién es usted.
Note el final. No subestimes la importancia de un final sólido. Use la última oración para repetir su caso (en una línea) y agradezca al destinatario por tomarse el tiempo para leer el mensaje. Puede escribir: "Agradezco la consideración de mi propuesta".- Es mejor cerrar la carta con un saludo antes de firmarla. Algunas buenas opciones son: "Atentamente", "Estimado", "Hola".
- Si necesita una respuesta, debe indicarlo al final. Por lo general, se puede combinar con un agradecimiento. Por ejemplo, "Gracias por su consideración, espero tener noticias suyas la próxima semana". Sin embargo, tenga cuidado de no ser demasiado agresivo.
Ingrese su nombre completo y firma. Debajo del saludo "Atentamente", mantenga 3-4 filas de distancia. Luego escribe tu nombre completo y alinea a la izquierda. Utilice el espacio de arriba para firmar con tinta. Si planea enviar un correo electrónico, puede limpiar el espacio y escribir su nombre en él. anuncio
Método 2 de 3: discutir el cuerpo del mensaje
Escribe lo antes posible. Prepárese para escribir una carta tan pronto como sepa que es necesario solicitar una extensión. Debe darle al destinatario suficiente tiempo para decidir su caso. También debe demostrar que está preparado, aunque esté pidiendo ajustar su horario.
Determina cuánto tiempo necesitas agregar. Tenga en cuenta todos los factores y haga recomendaciones realistas. Si el período de gracia es demasiado corto, es posible que deba presentar una solicitud nuevamente. Debe hacer todo lo posible para evitar que se cumplan los plazos, por lo que es mejor estimar la cantidad de tiempo adicional.
- Dependiendo de la situación, es posible que deba escribir la carta como parte del proceso de negociación. En este caso, debe solicitar una fecha límite mayor que el tiempo estimado para que pueda comprometerse y estar de acuerdo en el medio.
- Tiempo estimado basado en su progreso actual y partes del proyecto sin terminar. Por ejemplo, si ha estado trabajando en un proyecto de consultoría durante tres meses, probablemente obtendrá una estimación de cuánto trabajo le queda.
- También debe ser consciente del límite de tiempo que también enfrenta el destinatario del mensaje. Quizás también estén bajo presión debido a los plazos. Por ejemplo, los profesores universitarios a menudo tienen que presentar calificaciones intermedias y deben basarse en ese plazo para los estudiantes.
Atención a las leyes aplicables. Debe verificar los plazos actuales antes de solicitar una extensión. No dejes la impresión de que te falta organización al pedir una prórroga sin entender la situación actual. Por ejemplo, algunas agencias gubernamentales requieren que presente una petición dentro de las 24 horas posteriores al primer contacto. Si esto no funciona para usted, puede quejarse de que el tiempo es demasiado limitado.
Da una explicación razonable. Se está tomando el tiempo para redactar la carta de renovación y el destinatario también se tomará el tiempo para leer; por lo que debe escribir la carta correctamente. Considere cuidadosamente la verdadera razón por la que necesita más tiempo y preséntele a su destinatario honestamente. No mientas ni exageres, ya que esto solo te hará daño.
- Una buena razón para esto es que desea que el trabajo se haga con cuidado y cuidado. Por ejemplo, si está trabajando en un proyecto en el que la seguridad de otras personas puede verse afectada, es posible que sienta simpatía por mencionarlo.
- Si tiene más de un motivo para solicitar una extensión, elija el que sea más relevante y concéntrese en eso. Por ejemplo, en caso de que se demore en aceptar el trabajo ofrecido, dígales que desea obtener más información sobre los costos de envío (si es cierto) en lugar de informarles que está esperando una palabra. invitar a otro.
Señale algunos detalles cuidadosamente seleccionados. Los detalles proporcionados ayudarán a que su carta parezca legítima y hábil. Esto es especialmente importante si envía una carta a una agencia gubernamental u otra organización que nunca ha conocido.
- Por ejemplo, si su abuelo murió dos días antes de que tuviera que presentar su ensayo, es mejor presentar el hecho como una "emergencia familiar" en lugar de simplemente como "urgente" en general. También puede mencionar su muerte y alguna información sobre sus planes.
- Organice su papeleo antes de enviar la carta de renovación. Es posible que necesite una descripción del trabajo y las aplicaciones que ha realizado, especialmente cuando trabaja con agencias gubernamentales u otras organizaciones oficiales. Es a su favor demostrar que ha seguido cada paso del proceso hasta este punto.
Mantenga un estilo y contenido positivos. Nadie quiere leer una carta llena de quejas. En su lugar, haga una presentación rápida y breve de los hechos negativos y luego indique soluciones positivas. Por ejemplo, si cree que el salario inicial es demasiado bajo, podría escribir: “Necesito más tiempo para considerar su oferta. Sin embargo, creo que un salario más alto puede ayudarme a trabajar de manera más eficiente.
Lea el mensaje nuevamente antes de enviarlo. Tómese al menos unos minutos para volver a leer el mensaje antes de enviarlo. Compruebe si hay errores de edición y escritura. Ejecute un software de revisión gramatical y ortográfica en su computadora. Envíelo a un amigo de confianza para que lo vuelva a leer. No se apresure ni se salte este paso; de lo contrario, el destinatario del mensaje tendrá la impresión de que eres descuidado y eso afectará el resultado final. anuncio
Método 3 de 3: envía un mensaje al destinatario
Haga una copia o guarde la carta. Cuando termine de leer el borrador de la carta nuevamente y antes de enviarlo, tome una foto (conviértala a pdf), guarde el manuscrito en línea o cópielo de la manera tradicional. También puede registrar la fecha del envío si no coincide con la fecha que se muestra en la parte superior del mensaje. Guarde esta copia en un lugar seguro para su registro personal.
Ponga en el buzón de correo normal. Llévelo a la oficina de correos, déselo al cartero o póngalo en el buzón. Si desea asegurarse de que el correo llegue al destinatario, puede solicitar un servicio de seguimiento por una tarifa adicional.
- Si desea enviar correo en papel, debe imprimirlo con una impresora y tinta de buena calidad. Generalmente, no se aceptan renovaciones escritas a mano.
Envíe correo electrónico para renovación. Esta es probablemente la mejor manera de enviar renovaciones con menos tiempo y certeza. Debe verificar la dirección de correo electrónico del destinatario antes de enviarlo y asegúrese de incluir su identificador en el asunto, si es relevante.
- El destinatario sabrá exactamente cuándo envió el correo electrónico. Tenga esto en cuenta si desea enviar correo a altas horas de la noche.
- Su correo electrónico debe ser formal, incluida la dirección de correo electrónico que utiliza para enviarlo. Debe enviar este correo electrónico con una cuenta profesional. Por ejemplo, la carta enviada desde la cuenta de correo electrónico [email protected] es apropiada.
- Si está enviando el correo por fax, asegúrese de conservar la página de confirmación para demostrar que envió el correo correctamente y que se recibió el mensaje.
Haga llamadas telefónicas en lugar de escribir cartas. Si necesita solicitar una extensión de último minuto, puede ser mejor hablar con la persona por teléfono. En este caso, también debe ser formal y presentar su caso con claridad. anuncio
Consejo
- Trate de escribir cartas de hasta una página de longitud. De esta manera, su carta se sentirá completa y fácil de leer.
- Tenga en cuenta si el destinatario del mensaje envía una respuesta, como un mensaje de confirmación.
Advertencia
- Sea realista con las promesas. No solicite una extensión solo para dedicar más tiempo a completar otras misiones adicionales.
- Aproveche bien el tiempo adicional. Probablemente no querrá volver a intentar solicitar una extensión.
- Comprueba que has incluido los formularios necesarios en el mensaje. Además, algunas organizaciones le pedirán que utilice su formulario de carta.
