Contenido

• Pasos
• Método 1 de 1: redacción de un plan de emergencia
• Consejos

El plan de contingencia incluye un conjunto de acciones que se deben tomar en caso de un incidente importante, como una falla del servidor o un incendio en un edificio. Un plan de emergencia es una guía escrita de las acciones necesarias para evitar la pérdida de información crítica y también para reducir el impacto perjudicial de un accidente en su negocio. Muchas organizaciones y empresas que se centran en la calidad del producto tienen planes de contingencia no solo para sistemas individuales, sino para departamentos completos.

Pasos

Método 1 de 1: redacción de un plan de emergencia

1. 1 Empiece por crear un comité de planificación de contingencias y elija a alguien para que lo presida. El responsable del plan de contingencia aporta la información necesaria sobre habilidades, herramientas y conocimientos básicos para que cada departamento pueda redactar su propio plan.
2. 2 Enumere cada flujo de trabajo en cada departamento. Por ejemplo, el departamento de nómina puede estar incluido en el plan de recursos humanos.
3. 3 Reúna a los jefes de departamento o funcionarios superiores y enumere todos los supuestos clave para su plan de contingencia.
4. 4 Priorice las suposiciones y examine los "si" y las posibles consecuencias negativas para su empresa. Explore qué tendencias, eventos o problemas podrían surgir teóricamente.
5. 5 Enumere las acciones que planea tomar en caso de una situación imprevista. ¿Cómo compensará o se ajustará a estos desafíos para mantener su negocio rentable?
6. 6 Construye tu plan de acción de manera positiva. Hacer un plan no es una tarea fácil, así que obtenga la cantidad de personas que desea que participen, ya que requerirá que se proporcionen muchos datos.
7. 7 Vuelva a leer el plan. Volver a revisar lo ayuda a encontrar preguntas que se omitieron la primera vez.
   • Podrá hacer frente a situaciones imprevistas en ciertos departamentos tan pronto como comprenda las funciones del trabajo en detalle. A veces, surgirán situaciones inesperadas a nivel departamental, a nivel de tareas y también a nivel de procesos.
8. 8 Pon a prueba tu plan de contingencia. Puede hacer que esta prueba sea manejable y rentable si la ejecuta en 4 pasos. Si encuentra deficiencias en el plan o disputas sobre dichos planes en otros departamentos, puede enmendarlo y volver a probarlo.
   • Etapa 1 - Revisión del equipo directivo. La gerencia elige una fecha y hora para revisar todos los planes de acción propuestos e identificar a las personas que hicieron un buen trabajo.
   • Etapa 2 - Revisión interdepartamental. Implica un proceso en el que cada departamento revisa los planes del otro departamento. Esta fase asigna recursos e identifica desacuerdos.
   • Etapa 3 - Deficiencias en el sistema. Esta fase de prueba se puede concentrar dentro de los departamentos. Las pruebas incluyen modelar el sistema y / o identificar deficiencias. Puede desplazarse por todo tipo de escenarios para el desarrollo de eventos sin interrumpir o detener el trabajo de equipos o procesos importantes.
   • Etapa 4 - Prueba en la práctica. Aquí es donde podrá probar completamente su plan de contingencia. Incluye un paro laboral a corto plazo en tiempo real.

Consejos

• Los desastres naturales (inundaciones, tornados, terremotos) y la crisis de su negocio son algunos de los problemas y desastres que debe considerar al pensar en su plan de contingencia. Estos pueden incluir fraude, vandalismo, fallas del servidor, problemas de seguridad y problemas legales.
• Encontrará algunas situaciones en las que es imposible encontrar una solución eficaz aceptable. Por ejemplo, si ocurre un corte de energía y no tiene un generador de respaldo, entonces no podrá continuar operando y perderá ganancias.