Contenido

• Al paso
• Parte 1 de 3: Identificarte
• Parte 2 de 3: da tu opinión
• Parte 3 de 3: Conclusión
• Consejos
• Advertencias

Si a menudo tiene que llamar a los clientes para solicitar su trabajo, es muy probable que a menudo tenga que dejar un mensaje de voz. Pero, ¿qué deberías decir exactamente después del pitido? Puede ser estresante recordar toda la información pertinente para comunicarse, lo que puede evitar que se digan detalles importantes. Al utilizar un sistema de correo de voz, nunca más tendrá que grabar mensajes de voz confusos e improvisados. Al revisar rápidamente una lista de verificación en su cabeza, puede asegurarse de haber proporcionado toda la información necesaria y de que tiene más posibilidades de que le devuelvan la llamada.

Al paso

Parte 1 de 3: Identificarte

1. Usa la entonación correcta. Una vez que comience la grabación de su mensaje, debe hablar de manera clara e inteligible. No intente murmurar o hablar demasiado rápido. Haga todo lo posible por sonar interesado y alegre para llamar la atención del oyente. Aunque el receptor no puede verte, tu entonación general será captada por el teléfono, así que asegúrate de estar transmitiendo la correcta.
   • Articula todo lo que dices. Una mala recepción puede distorsionar su voz y provocar que se desconecte. Incluso una voz normal puede sonar como un murmullo a través del teléfono.
   • Su voz debe estar en sintonía con el tipo de llamada que está haciendo. Por ejemplo, está bien sonar alegre cuando dejas un mensaje de voz para felicitar a tu sobrino por graduarse de la escuela secundaria. Sin embargo, si desea expresar sus condolencias a un amigo en duelo, debe asegurarse de que su voz sea solemne y respetuosa.
2. Por favor incluya su nombre. Lo primero que debe hacer es decir su nombre. De esta manera, la persona a la que llama sabrá inmediatamente con quién está tratando. Un simple "este es (su nombre)" es suficiente para la mayoría de las situaciones. Si aún no conoces a nadie, puedes elegir "mi nombre es (tu nombre completo)". Los amigos y familiares te reconocerán sin necesidad de identificarte. Si se trata de una llamada de negocios, la otra persona tiene inmediatamente un nombre para asociarlo con la voz y el mensaje, lo que quizás permita una forma de comunicación más personalizada.
   • Este paso parece obvio, pero las personas que llaman a menudo lo olvidan.
   • Si tiene un puesto de trabajo específico o una descripción de sí mismo que pueda ser útil para el destinatario para el seguimiento, inclúyalo después de su nombre. Por ejemplo, "Mi nombre es Dr. Versluis, radióloga del Hospital Universitario de Amsterdam "o" Esta es Ariane Janssens, la madre de Chloe que está en clase con su hija ".
3. Deje su número de teléfono. Incluya su número de teléfono inmediatamente después de incluir su nombre. La mayoría de las personas que llaman esperan hasta el final del correo de voz para proporcionar su información de contacto, pero si el destinatario no puede escribirlo correctamente la primera vez, están obligados a escuchar el mensaje completo nuevamente. Recuerde hablar despacio y articular todo al comunicar su número de teléfono para que sea comprensible.
   • Una forma sencilla de incluir su número de teléfono al comienzo de un mensaje es decir algo como 'Este es (su nombre), mi número es (su número de teléfono)' o 'mi nombre es (nombre) y llamaré (número ) '.
   • A pesar de que las funciones de identificación de llamadas son ubicuas, siempre se recomienda dejar su número de teléfono en caso de que la persona que lo llame no haya guardado su número o en caso de que solicite una devolución de llamada a otro número.
4. Proporcione un punto de conexión. Al escuchar mensajes de voz o mensajes de remitentes desconocidos, las personas sospecharán rápidamente o perderán el interés si no saben quién es usted y por qué está llamando. Tranquilícelos mencionando a un amigo en común o una referencia que le haya dado su número. Esto nuevamente asegura que la llamada telefónica se transmita de manera más profesional. El correo de voz sonará menos intrusivo y será más probable que te devuelvan la llamada.
   • Trate de incluir una breve introducción que despierte el interés del oyente, como "Recibí su número de Patrick, quien me dijo que estaba considerando vender su bote".
   • Incluso si no está haciendo una llamada de negocios, encontrar un punto de contacto es importante para tranquilizar al destinatario. "Este es Bob, tu vecino frente a ti" es más personal que "Este es Bob Vermeersch".

Parte 2 de 3: da tu opinión

1. Piense de antemano en lo que dirá. Antes de dejar un mensaje de voz, asegúrese de tener una idea clara de lo que va a decir. Esto no debería ser un problema si llama por una razón especial, pero escuchar el pitido en el otro extremo y darse cuenta de que le están respondiendo puede hacer que pierda la forma de saber qué decir. Divida la información en puntos separados y cúbralos todos antes de colgar.
   • Para mensajes de voz muy urgentes o importantes, considere escribir una versión preliminar del guión con anticipación.
   • Si pierde el cable con frecuencia, concéntrese en incluir su nombre, un número para devolver la llamada y la razón por la que llama en pocas palabras.
   • Imagínese enviar un mensaje de voz para dar seguimiento a la velada romántica de ayer. Redactar mentalmente su mensaje antes de grabarlo puede marcar una gran diferencia para parecer tranquilo, tranquilo y sereno o tartamudeante y nervioso.
2. Mantenga su mensaje conciso. Limite sus mensajes de correo de voz a 20-30 segundos. No hay muchas situaciones en las que un correo de voz deba ser más largo. Se supone que no debes aburrir al destinatario con una introducción o historia muy larga. Sea conciso. Por cierto, un mensaje corto puede despertar más curiosidad y persuadir a alguien para que regrese, cuando de otra manera no sería posible.
   • Por otro lado, un mensaje de correo de voz que es demasiado corto puede hacer que el destinatario se sienta sin importancia, lo que le permite borrarlo sin siquiera escucharlo. Esto es especialmente cierto cuando llama con un número privado.
   • El propósito de dejar un mensaje de voz es que alguien le devuelva la llamada. No es la intención proporcionar toda la información, ya que ese era el propósito de la conversación telefónica.
3. Empiece con la información más importante. Siga recto e indique claramente el motivo de su llamada. Si solo marca, por ejemplo, cuando tiene una propuesta para comprar algo o si hace un seguimiento de una transacción o desea confirmar una cita, debe dejar esto claro al destinatario. Tu oyente perderá interés rápidamente si no le dices desde el principio por qué te estás contactando.
   • No tienes mucho tiempo para expresar tu punto de vista. Si no es sencillo, su oyente borrará el mensaje antes de haber escuchado la información crucial.
   • Es mejor recibir directamente malas noticias como "Papá está en el hospital". Utilice el resto del mensaje para consolar y dar explicaciones. En cualquier caso, eso es mejor que pasar por alto el tema y dejar que su oyente se preocupe.
4. Sea personal y genuino. Resista la tentación de adoptar una "voz telefónica" elaborada y que suene común. Sea amable, sea usted mismo y hable con naturalidad. Las personas saben cuándo están tratando de vender algo de cierta manera y es más probable que le den una oportunidad si sienten que se está dirigiendo a ellos como a un igual.
   • Cuando parezca que está leyendo un guión, su oyente sentirá que está haciendo otra llamada telefónica porque es necesario.

Parte 3 de 3: Conclusión

1. Haga una pregunta específica o solicite algo. A medida que completa el mensaje, debe indicar específicamente por qué desea que el destinatario le devuelva la llamada. Haga una pregunta precisa o solicite algo que los impulse a contestar el teléfono. Si después de escuchar el correo de voz se sienten confundidos o inseguros acerca de exactamente lo que quiere, entonces el correo de voz no ha funcionado.
   • Prueba frases como "Avísame si te gustó la receta que te envié" o "Me encantaría conocer tu opinión sobre esta propuesta".
   • Las personas están más motivadas para ponerse en contacto cuando tienes una solicitud específica en lugar de simplemente decir "devolver la llamada".
2. Normalmente incluya su nombre e información de contacto. Complete su mensaje mencionando nuevamente su nombre e información de contacto. Repita su canción dos veces para que el oyente pueda escribirla correctamente y no malinterprete un número. Asegúrese de incluir cualquier detalle que pueda ser útil para que su oyente le devuelva la llamada, como cuándo está disponible y cuándo no, y la mejor hora del día para llamar.
   • Mencionar su número de teléfono más de dos veces al final de una llamada es una exageración e incluso puede interpretarse como una mala educación.
   • Si es un mensaje diario para un amigo o familiar, no se preocupe por este paso.
3. Evite un final largo. Cuando sea el momento de colgar, no estire el mensaje innecesariamente. A menos que sea una llamada telefónica personal con un ser querido, no hay necesidad de desearle a alguien otro buen día. La atención del destinatario desaparecerá a medida que el mensaje continúe, así que trate de no perder el foco al final. Agradézcales por su tiempo y déjeles el siguiente paso de la comunicación.
   • Por favor, termine con algo como "Espero tener noticias suyas" que es más cálido y, por lo tanto, más efectivo que frases comerciales genéricas como "Le deseo un buen día".
   • No puede recapitular ni resumir su publicación al final. Si el destinatario necesita escuchar un detalle en particular nuevamente, puede reproducir el mensaje más tarde.

Consejos

• Piensa por un momento en los mensajes de voz que recibiste que te hicieron pensar "¿qué quiere esta persona de mí?". Deje un mensaje de voz que le gustaría recibir usted mismo.
• Si es relevante para el destinatario, también puede indicar su dirección de correo electrónico u otro método de contacto además de su número de teléfono.
• No olvide incluir la fecha si está compartiendo información urgente.
• ¡Sonrisa! Esto se puede sentir incluso a través del teléfono.
• Si llama por un tema delicado, debe limitar la información que proporciona en el correo de voz en caso de que otras personas lo escuchen.
• En una emergencia o desastre natural, puede usar un mensaje de correo de voz saliente para que las personas sepan que está bien.

Advertencias

• Si está tratando de que alguien le devuelva la llamada, no hable de llamadas anteriores que no tuvieron éxito. Esto puede parecer molesto y hacer que el oyente se sienta menos cómodo hablando con usted.
• En circunstancias comerciales, siempre debe dejar un mensaje de voz si la persona a la que llama no responde. Ver varias llamadas perdidas sin mensajes de correo de voz socavará la importancia de su negocio.