Contenido

• Pasos
• Consejos
• Advertencias

En los negocios, hay dos áreas principales que un contador debe mantener: cuentas por cobrar y cuentas por pagar. Estas son dos direcciones, cuyos nombres hablan por sí mismos. Si el primero es responsable de recibir fondos de la venta de bienes y servicios, el segundo es responsable de pagar los bienes y servicios necesarios para el negocio. Este artículo le enseñará cómo realizar un seguimiento de las cuentas por cobrar, asumiendo que el cliente ya ha recibido los bienes o servicios y la factura también se ha enviado para el pago.

Pasos

1. 1 Cree una cuenta separada para cada cliente en su sistema contable. Puede utilizar Excel (Microsoft Excel) para mantener registros pequeños. Sin embargo, si tiene un gran volumen de transacciones, es mejor utilizar programas de contabilidad especiales como 1C, QuickBooks.
   • Debe tener información sobre la empresa: nombre, persona de contacto, dirección, número de teléfono y fax.
   • Ingrese la información en el sistema electrónico asignándoles un número de cuenta o código de identificación.
   • Cuando venda bienes o servicios a este cliente, ingrese la información en su factura.
   • Mantenga registros en formato electrónico y guarde copias en papel si así lo requieren las políticas contables.
2. 2 Cree un informe de personas con deudas vencidas de más de 30 días en el programa de contabilidad para la contabilidad mensual. Asegúrese de que sus facturas estén preparadas profesionalmente e incluyan el logotipo y el nombre de su empresa, así como la dirección y los números de teléfono y fax.
   • Utilice cuentas por cobrar solo para aquellos clientes que le adeudan. Envíe a estos clientes una lista de transacciones. Este documento también debe indicar la fecha de compra, el monto adeudado, los costos asociados con la entrega y los servicios adicionales.
   • Cada factura de pago debe indicar la penalización aplicada en caso de retraso en el pago. Estas condiciones deben negociarse con el cliente.
   • Las facturas pagadas después de la fecha de vencimiento acordada también deben incluirse en el informe. Haga una lista que incluya la fecha de compra y la fecha de pago atrasado (por ejemplo, 30, 60, 90 y 120 días o más).
3. 3 Ingrese la información de pago a medida que se reciben los fondos del cliente, cerrando su deuda con su empresa.
4. 4 Comuníquese con una agencia de cobranza si tiene una deuda vencida a largo plazo. De esta forma, reducirá las deudas incobrables y aumentará sus activos en circulación.

Consejos

• Muchos programas de contabilidad tienen formularios para generar los informes requeridos. Sin embargo, también puede encontrar formularios en Internet. SampleWords.com tiene una variedad de formularios en inglés que se pueden descargar gratis.

Advertencias

• Es de su interés almacenar escaneos de pedidos, documentos de envío, así como otros documentos en carpetas electrónicas separadas, si no considera necesario almacenarlos en papel. Es mejor tener muchos documentos que pocos si tiene que demostrar la deuda del cliente.