Contenido

• Pasos
• Método 1 de 1: Establecer la agenda
• Consejos
• Advertencias

Una agenda es una lista detallada de temas que se abordarán en una reunión o reunión. Es una parte integral de la planificación y realización de reuniones, ya que describe el propósito de la reunión y los temas que se abordarán, enumera a los oradores y establece el tiempo para que se considere cada tema. Si necesitas programar una reunión, reúne toda la información que necesitas y organízala de forma estructurada en la agenda. Los siguientes consejos le ayudarán a hacerlo bien.

Pasos

Método 1 de 1: Establecer la agenda

1. 1 Notifique a todos los participantes con anticipación sobre la reunión.
   • Puede enviarles correos electrónicos o distribuir avisos de servicio en forma impresa.
   • Incluya la fecha, hora, lugar y propósito de la reunión.
   • Pide una respuesta a los destinatarios. Hágales saber que todos los que acepten invitaciones deben presentarse a la reunión.
2. 2 Pida a cada participante que le informe de antemano qué tema planea cubrir en la reunión.
   • Pídale a cada colega que describa la esencia y los detalles del tema que quieren abordar en la reunión para que usted pueda incluirlo de manera correcta y precisa en la agenda.
   • Especifique cuánto tiempo le tomará al participante considerar su pregunta.
3. 3 Enumere todos los puntos de la agenda.
   • Haga una tabla de tres columnas con los títulos "Tema de la agenda", "Presentador" y "Tiempo para la discusión".
   • Enumere los temas que se están considerando en orden de aparición, relevancia o importancia.
   • Escriba una breve descripción de cada tema proporcionado por cada presentador.
   • En el título, incluya los detalles de la reunión: la fecha, la hora y el lugar, el propósito y la duración.
4. 4 Verifique con cada presentador si está de acuerdo con su línea de discurso y el tiempo asignado para su pregunta.
5. 5 Corrija la agenda según sea necesario.
6. 6 Envíe copias de la agenda aprobada a todos los participantes de la reunión. Haga esto con anticipación para que puedan revisar el contenido y prepararse para la reunión. Dos días deberían ser suficientes.

Consejos

• Si recibe una solicitud para incluir un tema en la agenda que no está relacionado con el tema de la reunión, invite al presentador a considerar el tema en la próxima reunión.

Advertencias

• Asigne tiempo suficiente para que cada presentador presente su tema. Sea consciente de sus prospectos y no intente incluir demasiada información en una reunión. Tenga en cuenta que los participantes pueden tener preguntas o desear discutir temas adicionales.