Contenido

• Pasos
• Método 1 de 2: ordenar alfabéticamente
• Método 2 de 2: Indexación de documentos
• Consejos
• Advertencias

La organización de sus documentos impresos, tanto para el trabajo como para fines personales, se puede realizar sin muchas complicaciones clasificándolos alfabéticamente. Esta organización de documentos le permitirá a usted y a cualquier otra persona encontrar rápidamente la información que necesita, así como garantizar la protección de los documentos. Sin embargo, no todo es tan simple, y hay varias sutilezas en la clasificación alfabética de documentos, de las que ahora te contamos.

Pasos

Método 1 de 2: ordenar alfabéticamente

1. 1 Organice los documentos alfabéticamente según su título. Utilice el llamado índice alfabético para esto.
2. 2 Coloque los documentos en una u otra carpeta de cartas, según la letra con la que comiencen. La clasificación de los documentos que comienzan con la misma letra debe basarse en la segunda letra del nombre. Si la segunda letra es la misma, entonces la tercera. O el cuarto. O quinto. No hay desviaciones de este algoritmo aquí y no puede haberlas, pero le recompensará cien veces más; esta clasificación borrará todos los puntos blancos en la documentación.
3. 3 Describe cómo has ordenado los documentos. Desea que todas las personas que tienen acceso a los documentos que ha solicitado sepan cómo están organizados.
4. 4 Coloque los documentos en un cajón o donde se deben guardar en orden. Cuando agregue algo nuevo a los documentos, ¡no se olvide del alfabeto!

Método 2 de 2: Indexación de documentos

1. 1 Utilice etiquetas con letras del alfabeto. Indexar (en otras palabras, firmar) documentos es la base de los conceptos básicos en la organización de documentos. Es en esta etapa que los documentos se transferirán a las secciones y secciones correspondientes de su catálogo. En realidad, los nombres de las secciones se utilizan para describir su contenido, y luego el nombre de la sección también se convierte en el nombre del documento. Organice las secciones alfabéticamente utilizando los consejos a continuación.
2. 2 Los nombres propios se pueden indexar en el siguiente orden: apellido, luego primer nombre, luego patronímico o segundo nombre. La puntuación se puede ignorar.
   • Si se utilizan prefijos, concatenar el prefijo con la parte del nombre que precede y ponerlo primero. No se necesita puntuación.
   • Los guiones se pueden ignorar y las partes del nombre antes y después del guión deben ponerse primero.
   • Las abreviaturas y las palabras de una letra se indexan tal como están. Las iniciales se dividen en partes separadas.
   • Las posiciones y los sufijos nominales se enumeran en último lugar, con la posición indicada primero y luego el sufijo.
3. 3 Los documentos relacionados con organizaciones se pueden clasificar por el nombre de estas empresas. En este caso, cada palabra del nombre de la organización se considera un elemento separado. La contabilidad está en el mismo orden en que se presentan las palabras en el título.
   • Las abreviaturas y las palabras de una letra se indexan tal como están. En este caso, las letras deben estar separadas por espacios y considerarse como elementos separados entre sí.
   • Los signos de puntuación en este caso se omiten, las palabras antes y después de los signos de puntuación se indican en el primer elemento.
   • Los números y los números se escriben en formato de letras y se indexan como lo harían si fueran originalmente palabras. Se omiten nuevamente los signos de puntuación. Los documentos, cuyo nombre comienza con números romanos, se ubican antes que otros similares, cuyo nombre comienza con números arábigos, mientras que los números se indican de menor a mayor. Solo entonces puede colocar documentos que comiencen con palabras.
   • Todos los caracteres están escritos en palabras, todos los números directamente asociados con un carácter deben especificarse en el primer elemento.
4. 4 Los nombres de las organizaciones gubernamentales están indexados con el país y la región de jurisdicción de una organización en particular en primer lugar. El nombre de la organización se indica en el siguiente elemento, y las palabras “dirección”, “oficina”, “representante” y similares se indican al final.
5. 5 En caso de que los nombres sean los mismos, utilice la dirección para catalogar documentos. Utilice el siguiente orden: nombre> región> ciudad> nombre de la calle> número de casa.

Consejos

• Guarde siempre sus documentos en el lugar de donde los sacó.
• Al indexar, es importante, en primer lugar, seguir las reglas estándar, y solo entonces, las corporativas.
• Desarrollar un sistema para indicar cuándo y quién recibió el documento.

Advertencias

• Cuantas más personas tengan acceso al catálogo de documentos, más desorden habrá.