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• Pasos

La precisión de la contabilidad de inventarios afecta varios aspectos de las operaciones de una empresa. El departamento de compras se basa en los datos del inventario para iniciar compras regulares de materiales. Los departamentos de fabricación y planificación necesitan datos de inventario precisos para planificar el proceso de producción. Los datos de inventario inexactos pueden conducir a la escasez de ciertos materiales, lo que provocará retrasos en la entrega de productos a los clientes y podría conducir a una interrupción del negocio. Las empresas pueden mejorar la precisión de sus bases de datos de inventario mediante el desarrollo de procedimientos contables específicos y el seguimiento del cumplimiento de los empleados.

Pasos

1. 1 Desarrollar procedimientos para el manejo de materiales en la organización. Deben incluir una descripción detallada de los pasos que deben seguir los trabajadores cuando los materiales llegan a la empresa y se lanzan a producción.
   • Los procedimientos también deben describir las acciones de los empleados en caso de que encuentren existencias dañadas, defectos y escasez.
2. 2 Capacite al personal para que trabaje de acuerdo con los procedimientos. El personal de la empresa debe conocer a fondo todos los procedimientos.
   • Cada empleado debe comprender la importancia de un control de inventario preciso y su impacto en la empresa en su conjunto.
   • Para grupos individuales de personal, se pueden organizar sesiones de formación separadas, centrándose específicamente en su área de trabajo. Por ejemplo, el personal de fabricación tendrá sus propios procedimientos para manejar materiales que son diferentes a los del departamento de compras.
3. 3 Supervisar el desempeño del personal y realizar auditorías. Los procedimientos de inventario solo son valiosos si son seguidos por los trabajadores. Asegúrese de que los empleados sigan los procedimientos establecidos.
   • Una auditoría de los registros primarios y las facturas puede verificar que los empleados sigan los procedimientos de gestión de inventario.
4. 4 Establecer un ciclo de controles de inventario intermedios. Su frecuencia dependerá de la tasa de rotación o del valor de los respectivos grupos de acciones.
   • Para desarrollar un programa de inventarios, las existencias se pueden dividir en grupos con diferente frecuencia de recálculo. Por ejemplo, una empresa puede decidir hacer un inventario de la disponibilidad de piezas de alta rotación cada mes, pero hacer un inventario de las piezas de baja rotación dos veces al año.
   • La empresa debe capacitar a los empleados para mantener un inventario continuo de existencias. En este caso, los contadores de inventario estarán bien familiarizados con la lista de inventario, las operaciones realizadas con ellos y las acciones en caso de escasez.
   • La contabilidad continua de inventarios también implica identificar las razones de la escasez cuando se descubren. Esto puede arrojar un rayo de luz sobre los problemas existentes en los procedimientos de contabilidad de inventarios.
5. 5 Desarrolle un procedimiento para hacer frente a la escasez. En algunas organizaciones, el hecho de cancelar la escasez debe ser certificado por la dirección. Si se identifica una escasez, el contador de inventarios debe alinear los datos contables con la disponibilidad real de inventarios.
6. 6 Programe los inventarios anuales totales. Se pueden realizar inventarios anuales 1-2 veces al año para contar todas las existencias y alinear los datos contables con la situación real.
   • Las discrepancias entre la cantidad real de inventarios y los datos contables encontrados durante el inventario también permiten evaluar la efectividad de la organización de la contabilidad de inventarios y los propios procedimientos contables.