Cómo redactar un informe escrito

Contenido

Pasos
Método 1 de 3: requisitos y audiencia
Método 2 de 3: Plan de presentación y ayudas visuales
Método 3 de 3: práctica, práctica, práctica
Consejos
Advertencias

Escribir un informe es bastante difícil, pero una presentación requiere aún más fuerza y energía. Has escrito un artículo, pero ¿cómo lo conviertes en una presentación dinámica, informativa y atractiva? He aquí cómo hacerlo.

Pasos

Método 1 de 3: requisitos y audiencia

1 Revise los requisitos de desempeño. La presentación de cada tema es ligeramente diferente. Algunos profesores estarán felices si hablas en tres minutos, mientras que otros requerirán al menos siete minutos de tu respuesta y te sentirás avergonzado. Descubra todos los requisitos antes de empezar a escribir el trabajo.
- ¿Cuánto tiempo debe durar la actuación?
- ¿Cuántas preguntas necesitas cubrir?
- ¿Qué fuentes y elementos visuales debería utilizar?
2 Descubra con quién hablará. Si está dando una presentación a una clase, puede adivinar aproximadamente lo que saben sobre el tema de la presentación. Pero si recrea una configuración diferente, puede confundirse. En cualquier caso, pule su presentación para no perderse en conjeturas inútiles.
- Si está hablando frente a personas que conoce, le resultará más fácil comprender qué se puede omitir y qué aspectos deben explicarse en detalle. Pero si está hablando con accionistas o profesores desconocidos, tendrá que conocer a estas personas y averiguar su nivel de conocimientos. Incluso puede que necesite reducir su charla a cubrir conceptos básicos. ¿Qué formación tienen estas personas?
3 Qué recursos tienes? Si está dando una presentación en un atril donde nunca ha dado una charla, es mejor saber qué está a su disposición y qué equipo necesita instalar con anticipación.
- ¿El atril tiene una computadora y un tablero de proyección?
- ¿Hay WiFi en funcionamiento?
- ¿Hay micrófono? ¿Departamento?
- ¿Alguien puede ayudarlo a preparar el equipo necesario antes de su presentación?

Método 2 de 3: Plan de presentación y ayudas visuales

1 Escribe un esquema de discurso para tu presentación. No puede escribir todos los conceptos, pero es mejor usar notas para no olvidar nada. Tu historia fluirá y harás contacto visual.
- Escriba solo un concepto en una tarjeta; no tiene que hurgar en sus notas para encontrar la información que necesita. ¡No olvide numerar las tarjetas en caso de que se confunda! No es necesario que la información de las tarjetas se extraiga del informe. En lugar de reproducir información, analice por qué los puntos clave de su charla son importantes para percibir diferentes puntos de vista sobre el tema.
2 Tendrás que elegir un número limitado de aspectos que quieras transmitir a tu audiencia. Para ello, indique los puntos principales de su informe. Es a ellos a quienes debe dirigirse la atención anterior. No es necesario mencionar otros aspectos de la presentación en el informe. Pueden estar escritas en papel, pero no habladas. Complementan la información básica.
- Escriba un resumen de los puntos principales que le ayudarán a prepararse para su presentación. Cuando redacte el esquema, verá qué aspectos de su trabajo son de suma importancia y en qué orden es mejor colocarlos.
  - Revise el esquema de la charla y elimine cualquier término técnico que la audiencia no entienda.
3 Utilice ayudas visuales para mejorar su presentación. Para darle a su audiencia la oportunidad de seguir sus pensamientos (especialmente con imágenes), use diapositivas con gráficos, tablas y listas con viñetas para captar la atención de su audiencia. Estas técnicas ayudarán a proporcionar más información, pero también ayudarán a evitar que los oyentes se muevan en sus sillas.
- Si su presentación contiene estadísticas, preséntelas en un gráfico.El contraste será más pronunciado si proporciona material para la audiencia en imágenes: a veces, los números no significan nada. En lugar de pensar en términos de 25% y 75%, los oyentes comprenderán que hay una diferencia del 50% entre los elementos respectivos.
  - Si no tiene acceso al hardware necesario, imprima las imágenes en carteles o en un tablero de espuma.
- El software (diapositivas de Powerpoint) se puede duplicar en tarjetas. En lugar de jugar con pequeños trozos de papel, simplemente presione un botón para mostrar la siguiente diapositiva.
  - Cuando utilice su equipo de presentación, hable al grano, pero no olvide captar el punto principal. Piense en frases (e imágenes), no en frases completas. Se pueden usar acrónimos y abreviaturas en la pantalla, pero debe descifrarlos en la presentación. Recuerde que no todos en la audiencia pueden ver bien, así que use una fuente grande.
4 Piense en su presentación. El hecho de que tenga el equivalente escrito en sus manos no significa que tenga que hablar sin levantar la vista de sus notas. Eres, ante todo, una persona que entra en contacto con la audiencia. Utilice el elemento humano para hacer lo que el papel no puede hacer.
- Se permiten repeticiones menores durante la presentación. Centrarse en los mensajes principales de la presentación ayudará a mejorar la percepción y el impacto. Cuando haya terminado su presentación, vuelva al punto anterior para que la audiencia pueda sacar las conclusiones correctas.
- Minimice los detalles innecesarios (estructura de la presentación, etc.) al señalar las ideas principales de su presentación. No sobrecargue a la audiencia con dichos vagos, para no distraerla de la información principal.
- ¡Irradia entusiasmo! Incluso un tema aburrido se puede presentar vívidamente si hay un interés genuino en su voz.

Método 3 de 3: práctica, práctica, práctica

1 Practique su presentación frente a amigos y familiares. Siéntete libre de aceptar críticas constructivas. Comprenderá si llega a tiempo y cómo puede hacer que su actuación sea más emocionante. Si repite su discurso 20 veces antes del desayuno, difícilmente se sentirá la emoción.
- Si tienes un amigo que conoce a tus futuros oyentes, eso es lo mejor. Le ayudará a comprender qué puntos son los más difíciles de captar para aquellos oyentes que no son expertos en el tema.
2 Grabe su discurso en una grabadora de voz. Por supuesto, esto es demasiado, pero si está muy ansioso, escuchar su propia presentación puede ser bueno para usted. Verás qué aspectos te resultan más difíciles y qué puntos expresaste con precisión. La grabación te ayudará a ver el progreso de la presentación.
- La grabación de la grabadora de voz también lo ayudará a elegir el volumen de voz correcto. Algunas personas se pellizcan cuando están en el centro de atención. ¡Es posible que ni siquiera se dé cuenta de que no todos pueden escucharlo!
3 Tenga su amabilidad para con usted mismo. Eres una persona viva, no un robot que da hechos. Salude a su audiencia, tómese unos segundos para crear un ambiente cómodo.
- Haz lo mismo para el final. Agradezca a todos por su tiempo y, si es necesario, vaya al bloque de preguntas.

Consejos

Las ayudas visuales no solo sintonizan a la audiencia con la percepción de la información, sino que también le ayudan a recordar los hechos que corre el riesgo de olvidar durante la presentación.
La mayoría de la gente se emociona cuando habla frente a una audiencia. No estas solo.
Ensaye frente al espejo antes de presentar.