Autor:
Peter Berry
Fecha De Creación:
17 Mes De Julio 2021
Fecha De Actualización:
1 Mes De Julio 2024
Contenido
La forma en que elige responder a alguien puede afectar la forma en que ellos y los demás lo perciben. Afortunadamente, saber cómo y cuándo dar retroalimentación es algo que puede aprender a mejorar. Si está hablando con alguien cara a cara, la clave es prestarle atención y dejar que exprese sus pensamientos antes de dar una respuesta considerada. Cuando chatea con mensajes de texto, hay algunas reglas tácitas que debe seguir para comunicarse con éxito. El correo electrónico es la forma más formal de comunicación con convenciones profesionales que debe seguir para comunicarse de manera efectiva y responder de manera adecuada.
Pasos
Método 1 de 3: responder mensajes de texto
Use el lenguaje cotidiano cuando envíe mensajes de texto. El correo electrónico, la correspondencia e incluso el chat cara a cara pueden realizarse de una manera más formal.Debido a la naturaleza concisa y limitada de los mensajes de texto, usar un lenguaje más relajado es apropiado y transmite el mensaje de que la conversación es más personal.
- Por ejemplo, puede utilizar "b" en lugar de "usted" para ahorrar espacio, enviar un mensaje más rápido y expresar un tono relajado.
- Las reglas de puntuación suelen ser más cómodas en los mensajes de texto. Por ejemplo, la regla obligatoria de las comas puede hacer que la conversación se sienta grandilocuente y formal.
- No siempre asuma que enviar mensajes de texto está bien, pero si la otra persona usa el lenguaje cotidiano, responda para ayudarla a relajarse.
Haga preguntas abiertas para desarrollar la conversación. Si desea mantener la conversación a través de mensajes de texto, hacer preguntas abiertas ayuda a la otra persona a hablar más y expresar su opinión sobre un tema. Hacer preguntas que brinden una respuesta concisa, sí o no, hará que la conversación sea aburrida.- Por ejemplo, si está hablando con alguien sobre su negocio, podría preguntar: "¿Cómo se siente acerca de un nuevo proyecto?"
- Si quieres saber más sobre los pensamientos de una persona sobre un tema, envíale mensajes de texto como "Estoy de acuerdo contigo, pero ¿por qué crees eso?"
Evite enviar respuestas duras o de una sola palabra. Los mensajes de texto deben ser relativamente cortos, pero una respuesta cortante o apresurada puede transmitir el mensaje de que estás enojado o molesto con la persona. Si está respondiendo al mensaje de alguien, envíele una respuesta significativa que contenga al menos 1 o 2 oraciones.- A veces es perfectamente aceptable responder "OK" si tiene sentido en contexto. Sin embargo, evite enviar la palabra "K" nuevamente, ya que se siente brusco y grosero.
Consejo: Si suele dar respuestas breves, puede seguir haciéndolo.
Usa puntuación y emojis para transmitir el tono. Debido a la naturaleza objetiva de los mensajes de texto, las personas pueden comprender el tono o las emociones mediante un lenguaje conciso. Puede comunicar claramente sus ideas con puntuación y emojis si su mensaje parece vago.
- Por ejemplo, podría responder: “Lo sé, gracias. :) ”, entonces el texto no se siente como si estuviera molesto o siendo brusco con la persona.
- A veces, usar puntos te hace sentir como si estuvieras enojado. Por ejemplo, es más agradable decir "No, no está ahí" en lugar de decir "No. No tiene".
Revise el mensaje antes de enviarlo. Antes de enviar el mensaje, debe verificarlo rápidamente. Compruebe si hay errores tipográficos y asegúrese de transmitir el mensaje correcto y utilizar el tono correcto.
- Una vez que envíe el mensaje, no podrá recuperarlo. Por lo tanto, es mejor comprobarlo rápidamente antes de enviarlo.
No envíe el siguiente lote de mensajes. Los lotes de notificaciones e hilos de mensajes de texto pueden molestar y frustrar a los demás. Envíe una respuesta que incluya todo lo que quiere decir, en lugar de enviar muchos mensajes cortos.
- También es normal enviar un mensaje de texto adicional si olvidas tu mente o necesitas aclarar algo.
- Si alguien no responde a 2 mensajes seguidos, probablemente no quiera hablar contigo o no esté hablando por teléfono. De cualquier manera, debe darles tiempo y espacio para responder.
Solicite una llamada telefónica si la conversación se vuelve demasiado complicada para enviar mensajes de texto. Los mensajes de texto deben ser breves y concisos. Si la conversación de texto comienza a volverse demasiado torpe hasta el punto de que no puede expresar adecuadamente sus pensamientos, pregunte si la persona puede llamarlo para que pueda hablar en detalle o discutir Declaración de tesis completa.
- Intente enviar mensajes de texto como este: “Será más fácil de explicar por teléfono. ¿Puedes llamarme, gracias? "
Método 2 de 3: Chatea directamente con alguien
Escuche con atención cuando alguien le hable. Siempre que alguien te hable, míralo a los ojos y presta atención a lo que dice. Esto muestra que está escuchando y comprendiendo lo que están diciendo.
- Preste toda su atención al orador para que se sienta cómodo hablando con usted.
- Inclínese más cerca o pregúntele a su pareja si puede mudarse a un lugar más tranquilo si le resulta difícil escuchar con claridad.
Preste atención a las señales no verbales del hablante. El lenguaje corporal puede transmitir más que las palabras de una persona. Mientras alguien está hablando, observe su lenguaje corporal para ver cómo debe responder.
- Por ejemplo, si alguien sigue mirando a su alrededor o girando los pies hacia adelante y hacia atrás, puede estar preocupado o asustado. Pregúnteles si están bien en lugar de responder a lo que dicen.
- También debes escuchar su forma de hablar. Si habla en voz alta o es ofensivo, probablemente esté molesto o enojado por la conversación. Necesitará un enfoque diferente al responder para evitar más estrés.
Evite responder mientras alguien está hablando. Si está demasiado emocionado o entusiasmado por responder antes de que alguien termine de hablar, se dará cuenta y es posible que se enoje. Espere hasta que hayan terminado de hablar y haya escuchado todo lo que quieren decir antes de dar cualquier respuesta.
- Sería de mala educación interferir con sus propios pensamientos mientras otra persona está hablando.
Consejo: Escuche y tenga en cuenta los puntos principales a los que planea responder mientras alguien está hablando, pero no ignore lo que dicen después para que pueda dar respuestas más inteligentes o más rápidas. rápido.
Espere hasta que terminen de hablar antes de hablar. Cuando hables con alguien, deja que terminen sus pensamientos antes de responder. De esta manera, conocerá todos los hechos y la información que quieren transmitir para que pueda dar respuestas perspicaces y perspicaces.
- A veces, las personas agregarán un poco más de información después de que hayan terminado de hablar. Por ejemplo, podrían decir: "Oh, espera, me olvidé de decir esto". Déjelos decir todo lo que quieran decir.
Piense en la respuesta para que pueda hablar con confianza. Antes de responder, tómate un momento para considerar toda la información que ya conoces. Si da una respuesta fuera del tema, la otra persona pensará que realmente no estaba escuchando lo que dijo.
- Tomarse un momento para pensar en cómo responder también asegura que dará una respuesta inteligente.
Haga preguntas si necesita una explicación o más información. Si no puede oír o entender lo que alguien está diciendo, no intente responder con malentendidos o conceptos erróneos. Pregúnteles qué dijeron o qué quisieron decir para que pueda responder en consecuencia.
- Si no está seguro de las intenciones de alguien o quiere que le explique su verdadero significado antes de responder, haga una pregunta abierta, "¿Qué quieres decir?"
- Está bien volver a preguntarle a alguien si no puede oír o entender completamente lo que ha dicho.
Habla directa y claramente cuando respondas. Después de sopesar la información que obtiene y pensar en lo que quiere decir, hable con claridad y confianza. No utilice un lenguaje ambiguo o conflictivo para tratar de parecer más rápido o más inteligente. Las personas aprecian la verdad, así que brinde comentarios honestos para demostrar que se preocupan por ellos y los comprenden.
- Asegúrese de que presten atención para que no tenga que repetirlos.
- Sepa si alguien más quiere hablar y bríndele la oportunidad de hacerlo.
- Deje que la otra persona responda a lo que ha dicho. No abandone ni finalice la conversación porque haya tenido la oportunidad de hablar.
Prepárese cuando alguien se oponga. Incluso si ha considerado lo que quiere decir, siempre existe la posibilidad de que alguien se oponga a sus palabras. ¡Eso también está bien! Esté preparado en caso de que alguien discuta o trate de menospreciar lo que usted dice.
- Mantén la calma y no te enojes si alguien intenta provocarte.
- Deje que otros confirmen sus creencias y opiniones. No intente obligarlos a aceptar su punto de vista.
Método 3 de 3: envíe un correo electrónico de respuesta
Responda a los correos electrónicos dentro de las 48 horas. Responder a los correos electrónicos a tiempo es importante para mostrar cortesía y profesionalismo.No es necesario que responda de inmediato, pero debe responder dentro de al menos 2 días.
- Ya sea que el correo electrónico sea irrelevante para usted o por error, responda al remitente para informarle que envió a la persona equivocada.
Utilice un saludo profesional en el correo electrónico de respuesta. El correo electrónico suele ser más formal que los mensajes de texto o las llamadas telefónicas. Responda con "Hola" o "Hola" delante del nombre de una persona para iniciar el correo electrónico correctamente.
- Si la persona a la que está respondiendo tiene una preferencia particular por saludar o quiere que la llame por su nombre, haga lo que se le solicite. Por ejemplo, si quieren que los llames con un nombre corto, como "Bob" en lugar de "Robert", usa ese nombre.
Limite el uso de signos de exclamación. La respuesta debe tener la gramática, la ortografía y la puntuación adecuadas. Sin embargo, usar demasiado signo de exclamación puede hacer que parezca poco sincero o demasiado agresivo. Evite usarlos a menos que sea apropiado.
- Los signos de exclamación son una excelente manera de felicitar a alguien o transmitir emoción, pero si se abusa de ellos, no serán efectivos.
Evite las fuentes que son difíciles de ver cuando envía correos electrónicos. Elija una fuente básica para que su correo electrónico se vea profesional. No use una fuente o tipografía colorida como Comic Sans cuando envíe correos electrónicos de comentarios.
- Una opción básica es un tamaño de 10 o 12 para la fuente Arial o Times New Roman.
Preste atención al destinatario en el correo electrónico de respuesta. A veces, es útil incluir a otra persona en la respuesta para poder incluirla en la discusión. Sin embargo, enviárselo a un consejero o colega no relacionado en realidad molestará o enojará a la persona a la que le estás respondiendo.
- Si necesita incluir a otra persona en el correo electrónico, utilice la función "CCO", que significa enviar correos electrónicos a muchas personas, pero la información sobre esas personas se mantendrá privada.
Especifique a quién desea responder en un correo electrónico grupal. Si la respuesta a todos en el grupo fue la respuesta correcta, elija "Responder a todos" cuando la envíe. Sin embargo, si necesita preguntar o aclarar un tema o problema específico con una persona, envíelo directamente a esa persona.
- Si hay un gran grupo de personas en un correo electrónico, pero solo necesita responder a unas pocas personas, solo debe elegir responder a esas personas.
Evite enviar un correo electrónico de agradecimiento a menos que sea necesario. No será necesario un breve correo electrónico que no sea útil para una conversación. A menos que el remitente le pida que confirme que ha recibido y comprendido el correo electrónico, enviar correos electrónicos de "Gracias" será innecesario y molesto.
Consejo: Si alguien le envía un mensaje "visto", confirme que recibió el correo electrónico haciendo clic en el mensaje para enviarle una notificación.
Lea el correo electrónico nuevamente y verifique el destinatario antes de enviarlo. Los errores ortográficos o gramaticales pueden hacer que su correo electrónico parezca poco profesional. Antes de enviar, tómese un momento para volver a leer la respuesta. Verifique la ortografía y la gramática correctas y asegúrese de enviar a la persona adecuada.
- ¡No confíe en el corrector ortográfico para encontrar todos los errores!
- Intente leer el correo electrónico en voz alta antes de enviarlo para que pueda escuchar el contenido con claridad.
- Las aplicaciones o programas de correo electrónico a menudo completan automáticamente las direcciones de correo electrónico a medida que escribe en los campos de datos del destinatario, lo que puede hacer que envíe correos electrónicos accidentalmente a la persona equivocada.
