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• Pasos
• Advertencia

A menudo escuchamos a muchas personas quejarse de no tener suficiente tiempo para hacer el trabajo. Algunas habilidades básicas de administración del tiempo pueden ayudarlo a aprovechar al máximo su tiempo. Aprenda a programar un horario inteligente para hacer más cosas.

Pasos

Método 1 de 3: reconozca su uso del tiempo

1. 

   Mantenga un registro de las actividades diarias. Observe lo que hace todos los días y observe cuánto tiempo le dedica. Se sorprenderá de la cantidad de tiempo que pierde en comparación con la cantidad real de trabajo realizado.
   • Recuerda tomar nota de las tareas diarias como preparar el desayuno, limpiar la casa, bañarte, etc.

2. 

   
   
   Actualice todas las actividades en un solo cuaderno. Una vez que sepa lo que hace cada día y cuánto tiempo pasa con ellos, anótelo en un cuaderno. Poner toda la información en un solo lugar y verla claramente en la página le ayuda a ver cómo y, a veces, dónde está perdiendo el tiempo.
   • Escribe completa y claramente. No mezcle eventos separados en una fila, no se salte las tareas triviales y recuerde llevar un registro detallado del tiempo dividido por cada tarea del día.
   • Quizás deberías agrupar actividades. Por ejemplo, escriba las tareas del hogar con un bolígrafo azul, trabaje para ganar dinero con un bolígrafo rojo y actividades de entretenimiento con un bolígrafo negro. Esa escritura te ayuda a descubrir cómo usar tu tiempo.

3. 

   
   
   Evalúe su distribución de tiempo. Por ejemplo, ¿1 hora de soñar despierto? 2 horas deciden que comer? 8 horas de navegación web? Determine cómo asignará su tiempo y piense en lo que debe hacerse y lo que no.
   • ¿Está perdiendo el tiempo porque no puede controlarse? ¿Estás discapacitado o tienes dudas? ¿Asumes demasiadas responsabilidades? Todas estas son preguntas que debe considerar al evaluar su uso del tiempo.
   • Hay momentos en los que divides las actividades del día de forma irracional. Por ejemplo, trabajar durante media hora y luego 10 minutos haciendo recados y luego volver al trabajo durante otra media hora no es una división inteligente. Si trabaja solo una hora, su capacidad de concentración y eficiencia serán mayores, un asunto trivial de manejar más tarde.
   • Lo ideal sería realizar la tarea en cada "segmento". Con este método, pasa una cantidad predeterminada de tiempo en una sola tarea sin distraerse.

4. 

   
   
   Considere hacer ajustes. Una vez que sepa exactamente a dónde va su tiempo, comience a hacer ajustes en su horario. Debe saber claramente qué áreas no puede o no debe cortar porque tiene miedo de perder el tiempo. Si un trabajo lleva mucho tiempo, no significa que esté perdiendo el tiempo.

5. 

   Si pasa 3 horas al día enviando correos electrónicos relacionados con el trabajo, es claramente poco probable que dedique menos tiempo a esta actividad. Sin embargo, si envía cuatro o cinco correos electrónicos personales entre los correos del trabajo, definitivamente puede reducir la cantidad de tiempo que dedica a enviar correos electrónicos.

6. 

   Cambia los hábitos laborales. No importa cuál sea su problema de administración del tiempo, siempre hay una solución. Después de encontrar una razón para perder el tiempo o cómo usarlo de manera más sensata, debe trabajar para cambiar sus hábitos de administración del tiempo.
   • Si pasa demasiado tiempo limpiando la casa o cocinando, considere contratar a una empleada doméstica o un chef. El tiempo es más valioso para algunos que el dinero.
   • Si su problema es perder demasiado tiempo durante el día de navegación involuntaria, debe limitarse a unos pocos sitios o no iniciar sesión en sus cuentas de redes sociales cuando su propósito sea otro.
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Método 2 de 3: evita distracciones

1. 

   Identifica las distracciones en tu vida. La distracción es el mayor desafío en la gestión del tiempo. Debe averiguar qué tipo de actividades o personas consumen gran parte de su tiempo. Ya sea porque un amigo habla o porque un pasatiempo te impide concentrarte, puedes encontrar formas de evitar estos factores.
   • Si pasa mucho tiempo en algo sin producir los resultados esperados, podría ser un factor de distracción a evitar.
   • En cuanto al espacio de trabajo de la oficina, es probable que algunos compañeros de trabajo también sean distracciones. No debe participar en conversaciones o chats inútiles durante las horas de trabajo. Sin embargo, la actitud de trabajar en la oficina es tan importante como las habilidades de gestión del tiempo, por lo que no debes ser grosero si quieres avanzar en tu carrera.

2. 

   Evite largas conversaciones por teléfono. Necesita ajustar sus hábitos telefónicos si pasa demasiado tiempo en conversaciones. Hablar en persona siempre es más efectivo que hablar por teléfono, por lo que es una buena idea terminar las conversaciones largas con este medio.
   • Muchas llamadas telefónicas a menudo incluyen redundancia innecesaria, especialmente al principio y al final de la llamada. Las personas tienden a distraerse y divagar en sus teléfonos, que es algo de lo que debe estar consciente. La celebración de una reunión cara a cara crea una atmósfera más formal que motiva a las partes a concentrarse en su trabajo, lo cual se debe a que ninguna de las partes de la reunión se ve afectada por distracciones.

3. 

   No navegues demasiado por la web. Muchas personas tienen que usar Internet como su herramienta principal para realizar su trabajo. Sin embargo, también hay muchas personas que dejan su tiempo a la deriva en artículos de noticias, noticias deportivas, celebridades y mascotas. Siempre debes prestar mucha atención cuando necesites acceder a Internet. Existe algún software que puede bloquear aplicaciones, sitios web o nombres de dominio innecesarios para reducir las distracciones al usar Internet.
   • Evite visitar Facebook, Twitter y otros sitios de redes sociales cuando trabaje en línea.
   • Buscar todo tipo de problemas en Google también es una pérdida de tiempo.Inicialmente, tenía la intención de encontrar rápidamente un problema, pero antes de que se dé cuenta, ha estado navegando por innumerables sitios web en 3 horas.

4. 

   Utilice carteles de "No molestar". Probablemente esté familiarizado con este letrero en la puerta principal de una habitación de hotel. También es muy eficaz cuando se usa en la oficina. Puede mecanografiar e imprimir dicho letrero para colgarlo frente a la puerta de la oficina cuando sea necesario. La gente que pasa hablará menos para no molestarte.
   • Si trabaja desde casa, es imperativo que tenga su propio espacio de trabajo. No trabaje en un lugar familiar común porque los televisores, teléfonos y consolas de videojuegos lo distraen fácilmente.

5. 

   Tómese un tiempo para las distracciones ineludibles. Hay ciertos factores que no se pueden evitar, como cuando tu jefe quiere que pases un rato hablando, o los ancianos se quedan en casa preguntando constantemente por esto o aquello. Si sabe cómo planificar con anticipación, sea lo que sea, no le llevará mucho tiempo trabajar. anuncio

Método 3 de 3: Usa el tiempo de manera eficiente

1. 

   Escribe todo. No confíe completamente en la memoria para realizar las tareas diarias. Escriba todo lo que necesita tener en papel y revise la lista con regularidad para cumplir sus objetivos.
   • Incluso era necesario escribir una tarea muy pequeña y trivial. Sin embargo, solo debe escribir brevemente en esta lista, por ejemplo, "Llamar a Tuan", "Buscar márgenes", "Enviar correo electrónico al jefe".
   • Asegúrese de llevar siempre consigo su cuaderno para que esté listo para escribir las tareas a medida que aparecen. Crees que recordarás escribirlo más tarde, pero lo olvidarás de todos modos.

2. 

   Usa el calendario. El simple hecho de agregar un calendario a sus herramientas de administración del tiempo lo ayudará a ser más productivo. Anote fechas límite, tareas y reuniones en su agenda. Todas las mañanas se toma el tiempo de mirar esas fechas en su calendario para ver lo que viene.

3. 

   Evite programar la duplicación. Organizar el horario de trabajo de tal manera que no se superponga y no realice demasiadas tareas a la vez. Verifique su horario antes de aceptar hacer algo para asegurarse de que el tiempo sea libre. De esta manera, su tiempo está más organizado y ayuda a controlarlo de cerca.

4. 

   Elimina la causa de la distracción. Use su tiempo de manera efectiva eliminando distracciones o haciendo que se desvíe de la guía y retrase el progreso. Coloque la televisión y todo tipo de entretenimiento fuera del trabajo o el estudio, para concentrarse en hacer el trabajo antes de divertirse.

5. 

   Organiza el orden de prioridad. La gestión inteligente del tiempo consiste en planificar las tareas importantes o urgentes por adelantado. Anote estos puntos en su agenda con un marcador o un bolígrafo de color. Programe estas cosas primero para asegurarse de tener suficiente tiempo y luego haga las cosas menos urgentes.
   • Esté preparado para cambiar las preferencias cuando sea necesario. Hay muchas cosas que no aparecen hasta el final y requieren que lo hagas ahora. Entonces tienes que dejar de hacer lo que estás haciendo y concentrar tu tiempo y energía en este trabajo de última hora, pero no debes permitir que estas situaciones sucedan con demasiada frecuencia.
   • Si tiene que reordenar con frecuencia, indica que algo anda mal. Los pequeños ajustes son aceptables, pero si tiene que seguir haciendo esto, demuestra que no está en el orden correcto en primer lugar.

6. 

   Piense de manera realista. Asigne una cantidad de tiempo razonable para hacer el trabajo. Si cree que algo tarda entre media hora y una hora en hacerse, tómese una hora. Pensar de manera realista sobre cuándo se puede hacer lo ayudará a evitar la sobrecarga o la desaceleración.
   • Las cosas estarán más seguras si se mantiene cauteloso y siempre se da más tiempo del necesario. Si termina la tarea antes, puede pasar al siguiente trabajo y, en última instancia, garantizar la productividad.

7. 

   Programe tareas básicas. Asegúrese de hacer tiempo para las actividades básicas de la vida diaria, como comer y bañarse. Estos pueden parecer trabajos menores, pero aún debe dedicar tiempo a ellos junto con su trabajo principal, para asegurarse de no omitirlos y podría generar retrasos en la planificación.

8. 

   Utilice el sistema de recordatorios. Además del horario diario, debe usar herramientas adicionales para ayudarlo a no olvidar tareas importantes o fechas límite. Con notas adhesivas, configure notificaciones de texto o audio en su teléfono para recordarle que debe realizar ciertas tareas programadas.
   • Evite pedirle a las personas que le rodean que le recuerden su horario, ya que pueden olvidarlo al igual que usted.
   • Si algo es particularmente importante, debe tener una variedad de herramientas de recordatorio organizadas, ya que existe la posibilidad de que no note las notas o los mensajes en su teléfono.

9. 

   Ayuadame. Pídale ayuda a alguien o dele algunas pequeñas tareas si es posible. En general, esto es útil si puede ahorrar un poco de dignidad pidiéndoles que intervengan, que se encarguen de algunas tareas domésticas o que preparen la cena si está demasiado ocupado ese día.
   • Asegúrese de encontrar a la persona calificada adecuada para asignar la tarea. Si no es suficiente simplemente encontrar a alguien para hacer el trabajo, debe preguntarle a alguien que pueda hacer bien el trabajo.
   • No culpe a los demás de sus responsabilidades. No es una buena habilidad para administrar el tiempo, pero solo te hace parecer vago y desmotivado a los ojos de los demás.

10. 

    Medir la productividad. De vez en cuando, debe detenerse y analizar sus logros, desempeño y determinar la cantidad de tiempo dedicado al último trabajo. Mantener estos datos estadísticos en su trabajo y su vida lo ayudará a encontrar los cambios que necesita para mejorar su desempeño en el trabajo y en la vida diaria.

11. 

    Auto-premiado. Trabajar demasiado puede provocar agotamiento y pérdida de concentración, incluso la incapacidad de completar incluso las tareas más triviales. Entonces, a veces debes celebrar tus logros pasados ​​y recompensarte con algo realmente interesante.
    • Pase todo ese tiempo gratificante relajándose. Apague su teléfono y no conteste los correos electrónicos del trabajo. Si combina el trabajo con el tiempo de juego, ya no es una recompensa por recargar.
    • Si trabaja de lunes a viernes, debe tomarse un fin de semana libre. Después de que termine un proyecto de tres meses, recompénsese con unas cortas vacaciones.
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Advertencia

• No deje que su mente divague ni sueñe despierta mientras realiza las tareas diarias.