Contenido

• Al paso
• Método 1 de 2: Parte 1: Tener las habilidades adecuadas
• Método 2 de 2: Parte 2: Sea representativo
• Consejos
• Advertencias

Toda empresa que recibe visitantes necesita un recepcionista. Un recepcionista es alguien que recibe visitantes en el mostrador de la empresa o institución. Por lo general, es la primera persona que debe conocer el visitante y, como saben, las primeras impresiones siempre son muy importantes. La recepcionista debe recibir al visitante con cortesía y contestar correctamente, también por teléfono o por correo electrónico. Es, por así decirlo, la tarjeta de presentación de la empresa.

Al paso

Método 1 de 2: Parte 1: Tener las habilidades adecuadas

1. Tener excelentes habilidades organizativas. Como recepcionista, usted es la tarjeta de presentación de la empresa, es la persona con la que el cliente habla primero y a quien los empleados acuden en busca de información y planificación. Además de atender llamadas y referir visitantes, a menudo tienes que tratar con clientes, organizar todo tipo de eventos, concertar citas, etc. Debido a que esto conlleva muchas responsabilidades, es importante que tú como recepcionista estés bien organizado, para que puedas hacer varias cosas al mismo tiempo. Si no puede asumir varias tareas al mismo tiempo y completarlas en el orden correcto, no durará mucho como recepcionista.
   • Una buena forma de organizarse es invertir en un sistema de archivo con el que pueda trabajar. Es importante que sepa qué documentos e información pueden necesitar su jefe, colegas y clientes. Guarde toda esta información en diferentes carpetas, en el escritorio de su computadora o en papel. Organice su sistema de la manera que mejor funcione para usted; si necesita notas adhesivas de neón para eso, también está bien.
   • Ser organizado también significa que puede motivarse a sí mismo, no necesita que nadie le diga cómo hacer algo o que lo mantenga en el camino correcto. Si está bien organizado, sabrá exactamente qué tareas debe completar en un día y qué cosas tienen prioridad.
   • Asegúrese de tener (muchos) números de teléfono a mano, por ejemplo, los de colegas, contratistas, vendedores, servicios de emergencia, etc. Los necesitará todos en un momento determinado. Guarde los números de teléfono en un programa informático especial o en un Rolodex.
2. Asegúrate de tener un poco de conocimiento técnico. La pieza de tecnología más importante con la que tiene que lidiar una recepcionista es el teléfono, y todos esos botones y líneas asociadas con él. Las habilidades informáticas también son indispensables: la mayoría de los recepcionistas necesitan saber cómo enviar correos electrónicos y ser buenos en el uso de un procesador de texto. También es útil si sabe cómo crear hojas de cálculo y utilizar programas específicos para la empresa para la que trabaja.
   • Tenga en cuenta que lo más probable es que también deba poder manejar la fotocopiadora, el escáner y la impresora (y solucionar los problemas que experimentan sus compañeros de trabajo al trabajar con estos dispositivos). Si sabes qué tipo de equipo utilizas, profundiza en los manuales para que puedas solucionar los problemas más habituales.
3. Ser confiable. Se espera que el recepcionista esté en su escritorio en todo momento; la empresa recibe mala fama si nadie contesta el teléfono o si los tiempos de espera son muy largos. Haz que ser digno de confianza sea tu prioridad: si tu jefe sabe que puede confiar en ti y que siempre estás ahí para ayudar, te vuelves indispensable.
4. Se un buen oyente. Una parte importante de ser recepcionista es escuchar a otras personas: por teléfono, cuando un cliente hace una pregunta en el escritorio o cuando se le pasa información. Si sabe escuchar, puede trabajar de manera más eficiente: podrá resolver problemas con mayor facilidad si comprende de inmediato lo que alguien le está preguntando y puede referir mejor a los clientes al departamento donde se les puede ayudar.
5. Toma notas de todo. Cuando su jefe le pida que haga algo, tome nota de los detalles. Cuando un cliente llame, asegúrese de anotar su información (nombre, datos de contacto, lo que quiere, etc.). Las notas te ayudan a mantenerte organizado y te recuerdan todas las pequeñas cosas que se presentan en un día. Escriba sus notas en un cuaderno o cuaderno y téngalo consigo en todo momento. Te sorprenderá lo útil que es, especialmente si quieres saber qué quería esa persona que llamó hace cinco horas.
   • Asegúrese de escribir los mensajes en detalle y leer lo que ha escrito. Repita el mensaje y / o los detalles de contacto mientras lo escribe para asegurarse de tener la información correcta.
6. Conteste el teléfono cortésmente con un saludo estándar, como "Buenos días, está hablando con ____ (su nombre), de ____ (nombre de la empresa), ¿cómo puedo ayudarlo?"Asegúrese de contestar el teléfono después de uno o dos timbres. No está bien poner a las personas en espera por más de un minuto (eso es más de lo que cree).
   • Escuche con atención el nombre de la persona que pregunta la persona que llama. Repita si quiere asegurarse. Pregunte si la persona que llama puede deletrear el nombre si le resulta difícil de entender.
   • Transfiera la conversación de manera ordenada con una frase estándar, como "Espere un minuto, lo comunicaré con el Sr. Smith". O si la persona está en una conversación: "El señor Smit está actualmente en una conversación. ¿Le gustaría esperar o debo transmitir el mensaje?". Agradezca cortésmente a la persona que llama y transfiera la llamada.
7. Salude a los repartidores de paquetes con la misma profesionalidad y cortesía que cualquier otro visitante. Puede que tenga que firmar para recibir una entrega. Asegúrese de que su firma sea legible. La persona que realiza la entrega puede necesitar instrucciones sobre dónde colocar el paquete. Asegúrese de comunicarse con los empleados adecuados para estos asuntos.
8. Reciba a los clientes que vienen al negocio de manera efectiva y cortés. Después de que el visitante te diga quiénes son y a quién están buscando, te conectas con esa persona y le dices quién está allí. Una oración estándar que puede usar para esto es: "Sr. Smit, la Sra. Jansen de XYZ b.v. está aquí para la cita de las 2 en punto". Intente siempre dar un nombre y apellido, y la empresa a la que representan. Es útil preguntar si tiene cita. El Sr. Smit luego dará más instrucciones sobre dónde hacer esperar al cliente y cuánto tiempo llevará. A continuación, puede decirle al visitante: "El señor Smit estará allí en un minuto". O: "El Sr. Smit dice que está terminando una reunión y que estará allí en 5 minutos. Por favor, siéntese".

Método 2 de 2: Parte 2: Sea representativo

1. Tener una actitud positiva. Como se mencionó anteriormente, la recepcionista es la tarjeta de presentación de la empresa: los clientes lo ven primero y responden las preguntas de las personas que no pueden ir a la oficina. Nadie quiere ser recibido por una cara amarga o gruñona. Siempre tenga una sonrisa en su rostro y una personalidad alegre. Sea paciente con los clientes difíciles, incluso si le ponen de los nervios.
   • Incluso si tiene un cliente muy difícil, recuerde que tiene una personalidad fuerte y feliz. Dígase a sí mismo que se están descargando sus frustraciones con usted, pero sepa que mientras haga todo lo posible por complacerlos, no es usted quien está haciendo algo mal. Es mejor mantener la calma que explotar.
2. Tenga listo un saludo. Siempre es importante saludar a los clientes de manera amistosa. Incluso si tiene que terminar algo antes de poder ayudar al cliente, es importante saludarlo, para que sepa que lo han visto y que lo ayudarán.
   • Por ejemplo, puedes saludar con: "¡Buenos días! ¡Si te sientas, estaré contigo!".
3. Ser cortés. Se respetuoso. Trate a todos como si fueran la persona más importante para entrar a la oficina hoy. Este es tu trabajo: a nadie le importa que hayas pasado horas en un atasco de tráfico esta mañana, o que simplemente te echaste café sobre tus nuevos zapatos de cuero. Deja las preocupaciones personales en casa. Haga que el cliente se sienta cómodo y disfrute hablando con usted.
4. Representante de vestimenta. Representas a una empresa, por lo que debes lucir ordenado. Invierte en ropa que coincida con la cultura corporativa. Si es recepcionista en un tipo de negocio específico (por ejemplo, una marca de ropa), puede ser bueno usar ropa de esa marca. Tiende al lado conservador, a menos que trabajes en un lugar donde la moda u otros factores son importantes.
   • Verifique si su empresa tiene regulaciones específicas con respecto a la ropa. Su empresa puede estar bien con ropa de trabajo formal, pero nunca lo recordará a Vístase formalmente (los pantalones de chándal pueden no ser apreciados).
5. Siempre luce ordenado.

Consejos

• Mantenga las cosas personales separadas del trabajo. Eso también significa que no maneja conversaciones personales ni correos electrónicos en el trabajo. El departamento de TI puede monitorear las actividades de su computadora.
• Sea amable con los gerentes, vea si puede ayudarlos cuando no tenga nada que hacer.
• Recuerda quién paga tu salario y sé siempre respetuoso con él.
• Encuentre a alguien que pueda vigilar el escritorio o el teléfono cuando necesite ir al baño, cuando salga a almorzar, de vacaciones, etc. De esa manera, no habrá gente enojada esperándolo cuando regrese.
• Pregunte a sus colegas si puede ayudar con algo. Puedes hacer mejores amigos ayudando que enemigos quejándote.
• El manejo del correo a menudo también es parte de su trabajo. En su primer día, averigüe de inmediato a dónde debe ir, quién lo entregará y cuándo.
• Esté siempre dispuesto a aprender una nueva tarea. La versatilidad puede aportarle mucho.
• Escriba los mensajes por duplicado y entréguele una copia a la persona a la que va dirigido el mensaje. O use un diario, hace que las cosas sean más fáciles de encontrar, especialmente si está buscando un nombre o número de teléfono.

Advertencias

• Nunca digas "no lo haré". Entonces perderá rápidamente su trabajo.
• No finjas que eres amable. La gente ve a través de él. Sea sincero, cortés y respetuoso. Si no puede hacer esto, no debe convertirse en recepcionista. Derribas la reputación de la empresa. Luego, busque un trabajo de oficina en el que no tenga que salir del armario en público.
• No discuta con un cliente o la persona que llama. Remitirlo a un superior.