Contenido

• Al paso
• Método 1 de 3: sepa cómo gastar su tiempo
• Método 2 de 3: evita distracciones
• Método 3 de 3: Usa tu tiempo de manera eficiente
• Advertencias

Todos tenemos la sensación de que simplemente no hay suficientes horas en un día para completar todo lo que hay que hacer. Algunas habilidades simples de organización y administración del tiempo pueden ayudarlo a aprovechar al máximo el tiempo que tiene. Aprenda a usar el tiempo sabiamente para hacer más en el tiempo que tiene.

Al paso

Método 1 de 3: sepa cómo gastar su tiempo

1. Mantenga un registro de sus actividades diarias. Verifique lo que hace todos los días y anote cuánto tiempo le dedica. Es posible que se sorprenda de la cantidad de tiempo que realmente pierde en un día, en comparación con la cantidad real de trabajo que realiza.
   • No olvide realizar un seguimiento de las tareas mundanas, como preparar el desayuno, la limpieza, la ducha, etc.
2. Anote todas sus actividades en un cuaderno. Una vez que sepa lo que hace todos los días y cuánto tiempo le dedica, anótelo. Al recopilar toda esta información y verla en una página a la vez, puede ver patrones y posiblemente incluso áreas en las que está perdiendo el tiempo.
   • Sea completo y claro al tomar notas. No junte eventos individuales, no olvide las tareas pequeñas y asegúrese de usar marcas de tiempo exactas para realizar un seguimiento de sus actividades diarias.
   • Puede resultar útil categorizar ciertos tipos de actividades. Por ejemplo, escriba las tareas del hogar en azul, las actividades en rojo y las actividades recreativas en negro. Esto te ayudará a visualizar cómo pasas tu tiempo.
3. Considere cómo pasa su tiempo. ¿Pasas una hora al día sin hacer nada? ¿Dos horas para decidir dónde comer? ¿Ocho horas navegando por Internet? Busque patrones en cómo gasta su tiempo y determine qué es y qué no es necesario.
   • ¿Estás perdiendo el tiempo por tu falta de autocontrol? ¿Eres un procrastinador? ¿Está asumiendo demasiada responsabilidad sobre sus hombros? Todas estas son preguntas que debe hacerse mientras evalúa cómo está gastando su tiempo.
   • Es posible que se encuentre interrumpiendo las actividades a lo largo del día de formas que no tienen sentido. Por ejemplo, probablemente no sea prudente trabajar media hora y luego pasar 10 minutos haciendo cosas triviales y luego trabajar otra media hora. Estará más concentrado y será más productivo si trabaja una hora y maneja tareas triviales en una fecha posterior.
   • Es mejor abordar sus tareas dividiéndolas en "bloques". Este es un método en el que programa una cantidad de tiempo predeterminada para una sola tarea sin distracciones.
4. Considere ajustes. Ahora que sabe exactamente en qué está gastando su tiempo, comience a realizar ajustes activos en su horario. Asegúrese de poder identificar las áreas en las que no puede dedicar menos tiempo. El hecho de que algo lleve mucho tiempo no significa que sea una pérdida de tiempo.
5. Si pasa tres horas al día enviando correos electrónicos relacionados con el trabajo, es poco probable que pueda reducir esta cantidad de tiempo. Sin embargo, si envía cuatro o cinco correos electrónicos personales durante sus correos electrónicos oficiales, ciertamente puede reducir la cantidad de tiempo que dedica a los correos electrónicos.
6. Cambie sus hábitos y estándares. Cualquiera que sea su problema de gestión del tiempo, siempre hay una solución. Una vez que haya decidido dónde o cómo dedicar su tiempo, deberá hacer un esfuerzo planificado para cambiar su administración del tiempo.
   • Si pasa demasiado tiempo haciendo tareas domésticas o cocinando sus comidas y puede pagarlo, considere contratar un ama de llaves o una cocinera. Para algunas personas, su tiempo vale más que su dinero.
   • Puede pasar gran parte de su día navegando por Internet sin rumbo fijo. Puede restringir el acceso a ciertos sitios de Internet o cuentas de redes sociales (mientras se supone que debe estar trabajando en otra cosa).

Método 2 de 3: evita distracciones

1. Identifica las distracciones en tu vida. La mayor amenaza para usar su tiempo de manera útil es la distracción constante. Trate de identificar qué actividades o personas tienden a perder su tiempo. Ya sea que se trate de un amigo que sigue hablando o de un hábito obstinado que le impide trabajar, puede encontrar formas de evitar estas pérdidas de tiempo.
   • Si pasas mucho tiempo haciendo algo que no produce un resultado deseable para ti, probablemente sea solo una distracción en tu vida que debes evitar.
   • En un entorno de oficina, es probable que vea a muchos de sus colegas como distracciones. Evite charlas o conversaciones sobre el clima cuando necesite hacer algo. Sin embargo, tenga en cuenta que su actitud en la oficina es tan importante para su carrera como la administración del tiempo, así que no sea grosero.
2. Evite las llamadas telefónicas largas. Si descubre que pasa mucho tiempo en largas llamadas telefónicas, debe cambiar sus hábitos telefónicos. A menudo, puede lograr más hablando en persona que por teléfono, así que deje de hablar por teléfono.
   • Muchas conversaciones telefónicas consisten en charlas innecesarias e innecesarias, especialmente al principio o al final de la conversación. La gente tiende a perder la concentración y distraerse con el teléfono, así que tenlo en cuenta. En las conversaciones cara a cara, es más necesario centrarse exclusivamente en los problemas laborales. Esto se debe a que ninguna de las partes está rodeada de distracciones durante una reunión.
3. No navegue excesivamente por la web. Mucha gente usa Internet como una herramienta crucial para realizar las tareas que deben realizarse. Sin embargo, al igual que muchas personas son culpables de desviarse hacia artículos de noticias inútiles, reportajes deportivos y fotos de celebridades, gatitos o cachorros. Manténgase enfocado cuando esté en línea. Hay programas disponibles que bloquean ciertas aplicaciones, sitios web y dominios, lo que ayuda a reducir las distracciones relacionadas con Internet.
   • Evite Facebook, Twitter y otros sitios de redes sociales si se supone que debe hacer otra cosa.
   • Buscar en Google varios temas también es una peligrosa pérdida de tiempo. Puede pensar que va a buscar algo, pero antes de que se dé cuenta, ha terminado en los rincones más lejanos de Internet durante más de tres horas.
4. Coloca un letrero de "No molestar". Probablemente esté familiarizado con el letrero que puede colgar en la puerta de su habitación de hotel. Esta señal puede ser igualmente eficaz en un entorno de oficina o lugar de trabajo. Puede imprimir ese letrero usted mismo y colgarlo en la puerta de su espacio de trabajo si es necesario. Esto acabará con los chismes que te impiden trabajar.
   • Si trabaja desde casa, es fundamental que disponga de un espacio de trabajo exclusivo. No trabaje en las áreas comunes de su hogar, ya que la televisión, el teléfono o una consola de juegos pueden impedirle trabajar fácilmente.
5. Dedique tiempo a las inevitables distracciones. Hay tipos de distracciones que a veces simplemente no puedes evitar. A veces es su jefe que se toma un tiempo de la jornada laboral para charlar, o tal vez un miembro mayor de la familia que necesita ayuda constante con tareas simples. Cualesquiera que sean estas distracciones inevitables, si les deja espacio con anticipación, le quitarán menos tiempo vital que necesita para otros proyectos y actividades necesarios.

Método 3 de 3: Usa tu tiempo de manera eficiente

1. Anote todo. No confíe en su memoria para realizar sus tareas. Escriba todo lo que necesita hacer en un solo lugar y consulte esta lista con frecuencia para lograr sus objetivos.
   • Incluso si una tarea parece menos grande o mundana, anótela. Su calendario debe estar lleno de pequeños comentarios como "Llamar a Stefan", "Buscar márgenes de beneficio" o "Enviar correo electrónico al chef".
   • Asegúrese de tener siempre un cuaderno con usted y anote las tareas a medida que pasan. Crees que te acordarás de escribirlos más tarde, pero es probable que lo olvides.
2. Utilice una agenda. La simple adición de un calendario o planificador a su colección de herramientas organizativas lo ayudará a organizar su tiempo de manera eficiente. Anote cada nueva fecha límite, asignación o reunión que se agregue a su agenda. Tómese un momento cada mañana para revisar su agenda del día para saber lo que está frente a usted.
3. Evite las dobles obligaciones. Organiza tu agenda evitando preguntarte demasiado y no asumiendo demasiados proyectos o eventos a la vez. Consulte su calendario antes de aceptar algo para asegurarse de tener tiempo. Esto mantiene su tiempo organizado sin perder de vista su horario habitual.
4. Evitar distracciones. Administre su tiempo de manera productiva eliminando los elementos que podrían distraerlo o hacer que se desvíe y se retrase en su horario. Mantenga la televisión y los juegos lejos del lugar donde estudia o hace el papeleo para que se concentre en las tareas que deben realizarse primero y guarde las cosas divertidas para después.
5. Organice sus tareas según su importancia. Administre su tiempo sabiamente haciendo primero las tareas más importantes o de duración determinada. Márquelos en su planificación con un marcador de color especial o una pequeña pegatina. Programe primero las tareas de máxima prioridad y tómese el tiempo suficiente para completarlas, luego trabaje en cosas menos urgentes en torno a las tareas más importantes identificadas.
   • Esté dispuesto a cambiar sus prioridades de vez en cuando. Las cosas pueden surgir en el último minuto y requerir su atención inmediata. Tendrá que dejar de hacer lo que está haciendo de vez en cuando y concentrar su energía y tiempo en estas tareas inesperadas. Solo asegúrate de que no suceda con demasiada frecuencia.
   • Si se encuentra reorganizando constantemente sus prioridades a lo largo del día, entonces algo anda mal. Si bien se pueden esperar cambios menores en su horario, los ajustes continuos probablemente significan que no tiene sus prioridades en orden.
6. Ser realista. Tómese una cantidad de tiempo realista para completar cada tarea. Si cree que algo tomará de media hora a una hora, tómese una hora completa. Sea realista sobre cuánto tiempo lleva algo para evitar sentirse abrumado o retrasado.
   • Siempre es más seguro estar seguro y darse más tiempo del que necesita. Si termina su tarea antes, entonces es libre de abordar la siguiente tarea, lo que no tiene por qué afectar su productividad al final.
7. Planifique sus necesidades básicas. No olvide programar tiempo para las actividades cotidianas, como comer y ducharse. Esto puede parecer obvio, pero es importante reservar tiempo para estas cosas, además de las otras tareas programadas, para asegurarse de no omitirlas y de que esas cosas no lo retrasen.
8. Utilice un sistema de recordatorio. Use recordatorios simples además de su agenda diaria para ayudarlo a recordar tareas importantes o fechas límite. Use post-its o alertas de voz o texto en su teléfono móvil para recordarle las cosas que necesita hacer en ese momento, o si tiene algo planeado. Un sistema de respaldo de este tipo te ayudará a evitar olvidar cosas.
   • Evite la dependencia de otras personas para pensar en algo. Probablemente sean tan olvidadizos como tú.
   • Si algo es extremadamente importante, establezca varios recordatorios para usted. Puede perderse un post-it o una alarma telefónica, pero no varias.
9. Pedir ayuda. Pídale ayuda a otra persona y delegue tareas más pequeñas si es necesario. Su horario general se beneficiará si puede tragarse su orgullo y pedirle a alguien que lo ayude con algunas pequeñas tareas en la casa, o preparar la cena en una noche ocupada de la semana.
   • Asegúrese de delegar responsabilidades a personas calificadas. No es suficiente pedirle a alguien una tarea en particular. Quieres que hagan bien ese trabajo.
   • No tenga el hábito de dejar su trabajo con otros. No refleja las habilidades de gestión del tiempo. Más bien, da la impresión de que estás siendo vago y desmotivado.
10. Evalúe su productividad. De vez en cuando es necesario mirar su trabajo desde la distancia y analizar lo que ha logrado, qué tan bien se desempeñó y cuánto tiempo tomó. Ser consciente de estos aspectos de su trabajo y su vida puede ayudarlo a realizar cambios en su horario y en el patrón diario de cómo trabaja, produciendo resultados sorprendentemente efectivos.
11. Recompénsate. Trabajar demasiado o durante demasiado tiempo puede llevar al agotamiento, lo que dificulta concentrarse incluso en las tareas más simples. Así que tómate unos minutos para celebrar lo que has logrado y recompénsate con algo que realmente disfrutes.
    • Asegúrese de que su tiempo de descanso esté dedicado al disfrute. Apague su teléfono del trabajo y no responda correos electrónicos. Si mezclas el trabajo con tu tiempo libre, no te recompensarás y no podrás evitar un agotamiento.
    • Si trabaja de lunes a viernes, mantenga el fin de semana libre. Si ha estado trabajando en un proyecto durante tres meses, tómese unas breves vacaciones cuando haya terminado.

Advertencias

• No deje que su mente divague ni intente soñar mientras trabaja en sus tareas diarias.