Autor:
Eugene Taylor
Fecha De Creación:
11 Agosto 2021
Fecha De Actualización:
22 Junio 2024
Contenido
- Al paso
- Parte 1 de 2: Decide qué tipo de informe escribir
- Parte 2 de 2: redacción de un informe comercial
Los informes comerciales son uno de los medios de comunicación más eficaces en el mundo empresarial actual. Hay varios propósitos para un informe comercial, y las empresas o las personas pueden usarlo para tomar decisiones importantes. Para redactar un informe comercial eficaz, primero debe comprender qué es y cómo se puede utilizar.
Al paso
Parte 1 de 2: Decide qué tipo de informe escribir
Presenta una idea. Un informe que presenta una idea se denomina informe de recomendación / informe de asesoramiento. Puede utilizar estos informes para brindar asesoramiento a la gerencia u otros tomadores de decisiones importantes. Este informe suele tener un resumen y un cuerpo. El resumen enfatiza su consejo. - Es posible que desee una impresora 3D para su departamento. Para convencer a su gerente de que compre una, puede escribir un informe de asesoramiento solicitando formalmente al equipo de administración una impresora.
Presenta los riesgos de una oportunidad específica. Un informe de investigación puede ayudar a determinar los riesgos de una acción específica. Este informe ayuda a una empresa a ver las posibles consecuencias que puede esperar. Este informe incluye una introducción, una sección intermedia y una conclusión. La introducción destaca el problema que se investiga. La sección del medio se usa para discutir los hechos y los resultados de la investigación. Y la conclusión lo resume todo. - Suponga que la empresa farmacéutica X quiere cooperar con la empresa farmacéutica Y, pero aún tiene reservas. La empresa X no quiere cooperar con una empresa que ha tenido (o ha tenido) problemas financieros ahora o en el pasado. La Compañía X realiza una investigación y utiliza un informe de investigación para discutir en detalle la información financiera sobre la Compañía Y y sus directores.
Presentar información de cumplimiento a un órgano de gobierno. Este informe, denominado informe de cumplimiento, ayuda a las empresas a demostrar su responsabilidad. Una empresa utiliza un informe de cumplimiento para demostrarle a un órgano de gobierno (ayuntamiento, gobierno, etc.) que sigue todas las leyes / regulaciones aplicables y que gasta el dinero de manera inteligente. Este informe contiene una introducción, un cuerpo y una conclusión. La introducción suele contener una descripción general de los capítulos más importantes del informe. La sección central contiene los datos específicos, hechos, etc., que el órgano de gobierno necesita saber. La conclusión lo resume todo. - CALPERS (el Plan de Pensiones para Trabajadores de California) tuvo que demostrar a la junta que en 2010 cumplió con todas las leyes y regulaciones aplicables. CALPERS preparó un informe anual de cumplimiento para demostrar sus actividades anuales.
Presentar la viabilidad de una idea o proyecto propuesto. Un informe de investigación que determina si una idea funciona o no se denomina estudio de viabilidad. Este informe debe incluir un resumen y un cuerpo. El resumen presenta la idea. El cuerpo contiene los beneficios, los problemas potenciales y los costos relacionados con la idea. Una empresa puede utilizar un estudio de viabilidad para responder preguntas como estas: - ¿Se puede completar este proyecto dentro del presupuesto?
- ¿Es este proyecto rentable?
- ¿Se puede completar este proyecto dentro del plazo?
Presentar resultados de investigación de otros estudios. Este tipo de informe de investigación presenta una investigación sobre un problema particular. Proporciona una perspectiva detallada sobre un problema muy específico. El informe debe contener un resumen (resumen), una introducción, métodos, resultados, conclusión y una recomendación. También debe citar las fuentes de los estudios citados. - Por ejemplo, una empresa podría realizar una investigación para determinar si se debe eliminar el hábito de fumar en la sala de empleados. La persona que escribe la investigación debe realizar un informe de investigación.
Ayude a una empresa a mejorar sus políticas, productos o procesos mediante el seguimiento. Este informe, llamado informe periódico, se escribe de vez en cuando, por ejemplo, semanalmente, mensualmente, trimestralmente, etc. Examina la eficiencia, las pérdidas y ganancias u otras cifras mensurables durante un intervalo elegido. - Por ejemplo, un asociado de ventas de una empresa farmacéutica puede proporcionar un resumen mensual de sus llamadas de ventas.
Informar sobre una situación concreta. Una situación específica, a diferencia de un intervalo específico, requiere un análisis de la situación. Una situación puede ser tan simple como la información presentada en una conferencia o tan compleja como un informe sobre la respuesta a un desastre natural. Estos informes contienen una introducción, un cuerpo y una conclusión. Utilice la introducción para describir el evento y proporcione una breve vista previa de lo que discutirá en la sección central. La conclusión analiza las acciones tomadas o necesarias en la situación. - Por ejemplo: un organismo gubernamental quiere un análisis / informe de la situación después de un huracán.
Presenta diferentes soluciones a un problema o situación. Utilice un informe de evaluación para proporcionar diferentes soluciones para una situación determinada. Según los resultados, el escritor puede proponer una acción o acción en particular. El informe debe contener una introducción, cuerpo y conclusión. La introducción establece el propósito del informe. La sección intermedia presenta la situación o problema, seguida de posibles soluciones / alternativas. La conclusión revela la mejor solución o alternativa. - Por ejemplo: VDL Nedcar quiere establecer una fábrica en Asia. El informe puede proporcionar tres opciones de países según las necesidades de la empresa. Luego, el informe puede concluir cuál de los tres países es la mejor ubicación para una nueva planta.
Parte 2 de 2: redacción de un informe comercial
Determina tu objetivo y formato. Pregúntese qué quiere lograr con el informe. Elija uno de los informes mencionados anteriormente en función del objetivo deseado. - Establezca un objetivo preciso independientemente de la respuesta. Si es confuso, su informe solo confundirá a su lector, afectando la confiabilidad del informe.
- Por ejemplo, desea un mayor presupuesto publicitario para su departamento. Enfoque su informe en el presupuesto publicitario actual y en cómo podría utilizar un presupuesto mayor de manera eficaz.
Determina quién es tu lector. Su lector puede ser una parte externa (alguien que no trabaja dentro de su empresa) o alguien dentro de su empresa. Piense en el conocimiento que tiene el lector del tema y en la confianza que tiene con él. Piense también en cómo el lector utilizará la información del informe. - Recuerde, independientemente de su lector, nada le habla más claramente a una empresa o cliente que el dinero.
- Por ejemplo, suponga que desea implementar un programa para su departamento en el que se comparten las tareas funcionales. Decide que su público objetivo consiste en el director de recursos humanos de la empresa, el director ejecutivo y el director de operaciones. Piense en cuánto pueden saber ya sobre este tipo de programas. La respuesta a eso marca el tono del informe. Si la empresa nunca ha pensado en un programa de este tipo, el informe debe ser tanto informativo como estratégico. Si la empresa lo ha pensado antes, el informe debería ser menos informativo y más convincente.
Decide qué aprender. La parte más difícil de redactar un informe comercial no es la redacción en sí. Está compilando la conclusión y reuniendo los datos necesarios para respaldar esa conclusión. Esto requiere una variedad de habilidades, incluida la recopilación de datos y el análisis de mercado. ¿Qué es lo que usted, y en última instancia la gerencia, necesita saber para poder tomar una decisión informada sobre el tema? 
Recopile los datos correctos para su informe. Es importante que sus datos provengan de una investigación exhaustiva; de lo contrario, corre el riesgo de afectar la fiabilidad. La recopilación de datos depende del tipo de informe que esté redactando. Asegúrese de utilizar indicadores precisos que sean relevantes para el propósito del informe. - Puede buscar datos internamente, lo que significa que puede recopilarlos con bastante rapidez.Por ejemplo, puede llamar al departamento de ventas para obtener cifras de ventas, de modo que pueda procesar rápidamente sus datos en su informe.
- Los datos externos también pueden estar disponibles internamente. Si un departamento ya ha realizado un análisis de cliente, puede pedirlo prestado. No tiene que hacer la investigación usted mismo. Esto varía según la empresa, pero el redactor de un informe comercial generalmente no necesita hacer la investigación inicial.
- Por ejemplo, si está escribiendo un informe de recomendación / asesoramiento, debe investigar todos los beneficios de su idea propuesta e incorporar esos resultados en su informe.
Compile su informe. La forma en que elabora su informe depende de su objetivo. Por ejemplo, compila un informe de cumplimiento de manera diferente a un estudio de viabilidad. Una vez que tenga una idea de cómo desea armar su informe, puede escribir el contenido. - Divida los datos relevantes en diferentes capítulos. Un informe comercial no debe ser una avalancha de números e información. Dividir los datos en capítulos separados es importante para un informe comercial escrito con éxito. Por ejemplo, mantenga las cifras de ventas separadas del análisis del cliente y asígneles un título aparte.
- Utilice títulos para estructurar el informe de modo que pueda leerse rápidamente como un estudio independiente y, al mismo tiempo, respalde el propósito básico del informe.
- Dado que algunas partes dependen del análisis o de la entrada de otras, a menudo puede trabajar en las partes por separado mientras espera el análisis.
Sacar conclusiones con recomendaciones específicas. Saque conclusiones claras que se derivan lógicamente de los datos del informe. Dé una recomendación clara sobre la mejor política, basada en la conclusión. - Cualquier objetivo debe incluir acciones específicas y medibles. Anote cualquier cambio en las descripciones de trabajo, los horarios o los costos necesarios para implementar el nuevo plan. Cada declaración debe demostrar inmediatamente cómo el nuevo método ayuda a lograr el objetivo / solución dado en el informe.
Escribe el resumen de gestión. El resumen ejecutivo debe estar en la primera página del informe, pero debe ser lo último que escriba. El resumen ejecutivo debe presentar sus resultados y conclusiones, y proporcionar una breve descripción de lo que alguien va a leer si decide leer el informe completo. Como un avance en una película o un resumen en un ensayo académico. - El resumen ejecutivo se llama así porque probablemente sea lo único que leería un gerente ocupado. Dígale a su jefe los puntos principales en no más de 200-300 palabras. Si su jefe tiene curiosidad, puede leer el resto del informe.
Si es necesario, use infografías para los datos. En algunos casos, puede resultar útil utilizar gráficos o diagramas para presentar datos cuantitativos. Utilice el color, ya que llama la atención y hace que la información se destaque. Siempre que sea posible, utilice viñetas, números o cuadros de texto para facilitar la lectura del informe. Esto distingue sus datos del resto del informe y refuerza su significado. - En general, los números visuales son una buena idea para los informes comerciales porque el texto y los datos en sí pueden ser un poco secos. Sin embargo, no se exceda. Todas las infografías deben ser relevantes y necesarias.
- Utilice marcos de texto en páginas con mucho texto sin tablas ni imágenes. Una página de texto completa puede cansar al lector. Un cuadro de texto también puede ser eficaz para resumir los puntos principales.
Cite sus fuentes si es necesario. Dependiendo del tipo de investigación que haya realizado, deberá explicar de dónde obtuvo su información. El propósito de una bibliografía o una página de recursos en un informe comercial es proporcionar a otros la fuente de la información en caso de que deseen ver los datos por sí mismos. - Utilice una forma adecuada de citar las fuentes en su informe según su industria.
Vuelva a leer su informe. Los errores ortográficos o simples errores gramaticales pueden dar a sus lectores la impresión de que no se ha esforzado lo suficiente. Estos errores pueden incluso poner en tela de juicio la fiabilidad de sus resultados. Además, asegúrese de presentar su información de manera clara y precisa. - Por ejemplo, no se exceda con palabras caras u oraciones complicadas.
- Evite el dialecto o la jerga.
- Si su informe y su audiencia están vinculados a una industria específica, puede utilizar jerga o términos técnicos. Pero debes tener cuidado de no usarlo con demasiada frecuencia.
- En general, la escritura comercial es mejor en la forma pasiva, y este es uno de los pocos casos en los que la forma pasiva es mejor que la forma activa.
- A menudo puede pasar por alto los errores cuando vuelve a leer su propio trabajo porque está demasiado familiarizado con él. Piense en quién en su departamento también se beneficia del informe y puede leerlo por usted. Esté abierto a la retroalimentación. Es mejor escuchar los errores de un empleado que de un jefe. Lea cada comentario y reescriba el informe teniendo en cuenta los comentarios.
Escribe una tabla de contenido. Haga que el informe comercial sea lo más formal posible y cree una tabla de contenido para que sea transparente y las personas puedan desplazarse rápidamente a un capítulo. Incluya todos los capítulos relevantes, especialmente el resumen ejecutivo y la conclusión. 
Vincula tu informe comercial. Un informe minucioso y minuciosamente investigado va mejor con una presentación hermosa. Esto puede incluir una bonita carpeta, encuadernador o papel. La cuestión es que su informe comercial se ve tan nítido que su lector está ansioso por leerlo. - Esto también se aplica a los gráficos y tablas del informe.
