Contenido

• Al paso
• Parte 1 de 3: Planificación de un informe de trabajo
• Parte 2 de 3: Redacción de un informe de trabajo
• Parte 3 de 3: Hacer que el informe sea efectivo
• Consejos
• Advertencias

Escribir un informe de trabajo puede ser impresionante, aunque puede ser más fácil de lo que piensa. Los informes de trabajo se utilizan generalmente para explicar el progreso de un proyecto de trabajo o para proporcionar conclusiones y recomendaciones sobre problemas en el lugar de trabajo. Para redactar fácilmente un informe de trabajo eficaz, comience por considerar su objetivo, su audiencia, la investigación y el mensaje. Luego, prepare su informe utilizando un formato de informe comercial estándar. Finalmente, puede modificar el informe para que sea efectivo.

Al paso

Parte 1 de 3: Planificación de un informe de trabajo

1. Determine el objetivo y el tema del informe. Quizás alguien te pidió un informe. Es probable que el objetivo o tema se incluya en la solicitud. Si no está seguro de cuál es el objetivo o el tema, considere lo que está transmitiendo a su audiencia. También puede pedirle aclaraciones a su jefe o supervisor.
   • Por ejemplo, el objetivo podría ser analizar un problema comercial, explicar los resultados de un proyecto en el que ha trabajado o brindarle a su supervisor una descripción general del progreso de su trabajo.
2. Determine el tono y el lenguaje apropiados para la audiencia de destino. Considere lo que la audiencia objetivo ya sabe, así como la jerga que entenderán. Al escribir un informe de trabajo, a menudo se puede utilizar un lenguaje y una jerga más profesionales que cuando se escribe para el público en general.
   • ¿Quién leerá el informe? Incluya a cualquier persona en su audiencia que pueda utilizar razonablemente el informe.
   • Si está escribiendo para diferentes tipos de lectores, incluya toda la información necesaria para que incluso el lector menos informado pueda entenderla fácilmente. Sin embargo, utilice títulos para cada sección para que los lectores informados puedan omitir información que no les sea necesaria. También puede incluir secciones para cada audiencia para satisfacer sus necesidades individuales.
3. Reúna su investigación y materiales de apoyo, si corresponde. Incluya los materiales que utilizó para sacar conclusiones o desarrollar recomendaciones. Se referirá a esto al preparar el informe y es posible que deba incluirlo en los anexos del informe. Estos son los tipos de cosas que se deben incluir al preparar el informe:
   • Detalles financieros
   • Mesas
   • Gráficos
   • Estadísticas
   • Encuestas
   • Cuestionarios
   • Conversaciones con expertos, compañeros, clientes, etc.
4. Vea su progreso cuando escriba un informe de progreso. Un buen informe de progreso brinda una descripción general rápida del trabajo que ha realizado, lo que hará y si el proyecto va por buen camino. Es mejor pensar en ello como una respuesta a las preguntas que la gente tiene sobre su proyecto. Esto es lo que debe incluir en su informe:
   • ¿Ha cambiado la duración del proyecto?
   • ¿Qué tareas ha estado realizando desde el último informe de progreso?
   • ¿Qué tareas harás a continuación?
   • ¿Está bien encaminado para completar el proyecto a tiempo? Si no es así, ¿por qué?
   • ¿Qué cuellos de botella ha encontrado y cómo va a solucionarlos?
   • ¿Aprendiste algo este mes?
5. Hacer un esquema con la información a incluir en su informe. Escriba sus ideas en un esquema y utilícelo como ayuda para escribir. Mientras lo hace, desarrolle los titulares de su informe para ayudarlo a organizar lo que va a decir. La descripción general no tiene que ser ordenada o bien desarrollada, porque es solo para su propio uso.
   • En la mayoría de los casos, debe comenzar el informe explicando los resultados y las conclusiones o recomendaciones. Luego explique cómo llegó a este punto y su razonamiento, si corresponde.
   • Si está a punto de hacer una conclusión o recomendación controvertida, explique primero el proceso y el razonamiento para que su público objetivo pueda entender por qué se le ocurrió esta idea.

Parte 2 de 3: Redacción de un informe de trabajo

1. Utilice una portada o una página de título. La página de título debe incluir el nombre del informe, seguido de la fecha, en una línea separada, cuando lo envió. En una tercera línea, indica los nombres de todos los autores. Luego, escriba el nombre de su organización en la cuarta línea.
   • En algunos casos, también puede incluir una carta de motivación que explique por qué redactó el informe, qué implica y qué cree que debe hacer a continuación. Esto es más común con los informes que han tardado mucho en prepararse o requieren una explicación adicional antes de que el lector vea el informe en sí.
   • Con un informe de progreso, indica su nombre, el nombre del proyecto, la fecha y el período del informe en una página de título. Coloque cada artículo en una línea separada. Puede etiquetar cada línea con "nombre", "nombre del proyecto", "fecha" y "período del informe", o puede simplemente enumerar la información.
   • Pregúntele a su jefe si hay recomendaciones específicas para formatear su informe de trabajo. Él o ella es la mejor fuente para preparar su informe.
2. Proporcione un resumen de la información más importante. Incluya sus conclusiones, justificaciones y recomendaciones. Esto le permite a uno comprender los puntos principales de su informe sin tener que leer el informe en su totalidad. No es necesario que escriba explicaciones detalladas, pero el lector debe poder comprender de qué trata el informe. El resumen debe ser de una a cinco páginas.
   • No es necesario resumir el informe completo. Concéntrese solo en las ideas principales del informe, como las principales recomendaciones o conclusiones que presente.
   • Si está escribiendo un informe de progreso, puede omitir esta sección.
3. Incluya una tabla de contenido con lo que está en el informe. Indique los títulos de las secciones en la tabla de contenido y los números de página donde comienza esa sección. Esto permite a los lectores navegar fácilmente por el informe para encontrar la información necesaria.
   • Utilice títulos y encabezados para cada sección para que el informe sea fácil de leer.
   • Al redactar un informe de progreso, por lo general no es necesario incluir una tabla de contenido a menos que su jefe lo prefiera. Sin embargo, agregue títulos y encabezados para cada sección para facilitar la navegación por el informe.
4. Escribe una introducción para dar una descripción general del informe. Dígale al lector por qué escribió este informe de trabajo. Resuma el contexto que rodea al informe y explique su objetivo. Indique las preguntas que responderá o el problema que resolverá. Indique el plazo del informe y un plan de acción con su contenido.
   • La introducción no tiene por qué ser larga. Sea directo y específico para que el lector comprenda el contexto y el propósito sin una explicación extensa.
   • Escribe de dos a cuatro párrafos para la introducción.
   • En un informe de progreso, la introducción no puede contener más de uno o dos párrafos. Debe resumir el proyecto y lo que espera lograr. También puede indicar lo que ya ha completado y lo que hará a continuación.
5. Explique los resultados o conclusiones que presenta. Proporcione una descripción general básica de la investigación o las evaluaciones que ha completado en relación con este proyecto. Luego discuta e interprete sus observaciones y cómo se relacionan con el tema del informe.
   • En la mayoría de los casos, esta sección contiene un párrafo introductorio y una lista de las conclusiones a las que ha llegado.
   • Así es como se ve una conclusión: "1. Nuestra población está envejeciendo, lo que genera más riesgos para la salud de nuestros clientes ".
   • Cuando escribe un informe de progreso, no tiene resultados ni conclusiones para presentar. En su lugar, enumere sus logros o tareas completadas en la sección siguiente a su inducción. También puede escribir un párrafo corto de 2 a 4 oraciones en esta sección. Sin embargo, una lista suele ser suficiente. Puede enumerar: "200 € recaudados para pagar la carpa del festival", "Contratado con el plan de fiesta para gestionar la planificación del festival" y "encuestados a 1.500 residentes para recabar opiniones del público".
6. Darle recomendaciones para el futuro. Sus recomendaciones deben explicar lo que sucederá en el futuro. Explique qué producirán las soluciones y cómo se relacionan con sus conclusiones. Después de escribir su explicación, dé sus recomendaciones en forma de puntos de acción en una lista numerada. Enumere sus recomendaciones de la más importante a la menos importante.
   • Por ejemplo, puede escribir: "1. Capacite a todos los empleados para realizar resucitación cardiopulmonar ".
   • Si está escribiendo un informe de progreso, en cambio, indique las tareas u objetivos que desea lograr en el próximo período de trabajo. Por ejemplo, puede enumerar "Buscar proveedores para el festival", "Aprobar diseños de festivales" y "Solicitar carteles promocionales".
7. Analice el proceso y el razonamiento que llevaron a sus conclusiones. Explique cómo abordó el tema, problema o problema. Revise sus observaciones y luego explique cómo conducen a sus recomendaciones. Separe la discusión en diferentes secciones con títulos que le digan al lector qué hay en esa sección.
   • Esto incluye una discusión más extensa de la investigación y las evaluaciones.
   • Esta sección debería ser la más larga del registro.
   • Si está escribiendo un informe de progreso, puede omitir esta sección. En su lugar, incluya una sección sobre los obstáculos que encontró mientras trabajaba en el proyecto y cómo los abordó. Podría escribir: "Muchos residentes no devolvieron la encuesta porque no era postal. En el futuro, incluiremos el correo prepago en nuestras encuestas o permitiremos que los residentes completen su encuesta digitalmente ".
8. Enumere todas las referencias que utilizó al preparar el informe. Las referencias pueden incluir artículos de revistas, artículos de noticias, entrevistas, encuestas, cuestionarios, estadísticas y otra información relacionada. Cite estas referencias al final del informe y etiquete la página como "Referencias".
   • A menos que se especifique lo contrario, utilice el formato APA para los informes comerciales.
   • Puede omitir esta sección si está preparando un informe de progreso.
9. Proporcione archivos adjuntos de materiales como encuestas, cuestionarios o correos electrónicos. No todos los informes de trabajo necesitan archivos adjuntos. Sin embargo, puede incluirlos si desea proporcionar a los lectores material al que ha hecho referencia o si desea brindar información adicional que pueda ayudarlos a comprender mejor el tema o sus observaciones. Etiquete cada archivo adjunto con una letra separada.
   • Por ejemplo: "Apéndice A", "Apéndice B" y "Apéndice C."
   • Si está escribiendo un informe de progreso, no es necesario que incluya esta sección.
10. Cierre una breve conclusión junto con un resumen de sus observaciones o progreso. Es posible que no necesite llegar a una conclusión, pero escribirla puede ser un buen resumen de sus esfuerzos. Mantenga su conclusión en tres o cuatro oraciones que resuman la información que presentó en su informe.
    • Podría escribir: "El proyecto de planificación para el festival de arte está en marcha y se completará según lo programado. Hemos completado el 90% de nuestras actividades de planificación previa y ahora estamos cambiando el enfoque hacia la compra del equipo necesario. El proyecto no tiene obstáculos sobresalientes, pero abordaremos gradualmente cualquier obstáculo futuro ".

Parte 3 de 3: Hacer que el informe sea efectivo

1. Utilice titulares claros para ayudar a su audiencia a navegar por el informe. Cree titulares que sean directos y vayan directo al grano. El lector debe saber exactamente lo que contiene el informe.
   • Los titulares podrían incluir introducción, tareas completadas, metas para el próximo trimestre, obstáculos y soluciones, y conclusión.
   • Haga coincidir los títulos con la información del informe.
   • En un informe de progreso, es probable que los lectores sean su supervisor, el equipo o los clientes.
2. Utilice un lenguaje sencillo y directo para comunicar sus ideas. Un informe de trabajo no tiene por qué contener palabras difíciles y oraciones creativas. Solo necesita transmitir su punto al lector. Exprese sus ideas con las palabras más simples posibles y al grano.
   • Podría escribir, "Los ingresos aumentaron un 50% en el cuarto trimestre", en lugar de "Los ingresos aumentaron un 50% para generar excelentes ingresos en el cuarto trimestre".
3. Escriba brevemente para que el informe sea lo más breve posible. La escritura redundante desperdicia tanto su tiempo como el de los lectores. No sea superficial y vaya directo al grano.
   • Tenga en cuenta que algunos informes de trabajo pueden ser bastante largos, ya que pueden contener mucha información. Sin embargo, su escritura siempre debe ser concisa.
   • Está bien escribir: `` Las ventas aumentaron en el último trimestre después de que la fuerza de ventas aplicó las llamadas en frío '', en lugar de: `` Vimos un aumento exponencial en los ingresos en el último trimestre, ya que nuestros vendedores talentosos y dedicados fueron clientes potenciales que comenzaron. llamando para pedirles que compren más productos '.
4. Exprese sus ideas en un lenguaje objetivo y no emocional. Cíñete a los hechos y deja que el lector saque sus propias conclusiones basándose en una visión objetiva del tema. Si bien puede hacer recomendaciones para un problema, no intente evocar las emociones de los lectores para convencerlos. Deje que el lector forme sus propias ideas y juicios basados ​​en una visión objetiva de los hechos.
   • En lugar de escribir "Los empleados desconectados tienen la moral baja, lo que hace que la oficina sea una máquina sin alma", podría escribir: "Los empleados cuyas calificaciones de productividad obtuvieron puntajes más bajos que los demás informaron que no se sentían involucrados".
5. Evite el uso de jerga, así como la palabra "yo" en la mayoría de los informes. Puede ser apropiado usar "yo" en un informe de progreso cuando escribe sobre un proyecto en el que está trabajando solo. Si no es así, no use la palabra "yo" u otra jerga en su informe de trabajo. Sin embargo, está bien usar "usted" al dirigir una oración al lector previsto.
   • Mantenga su idioma profesional durante todo el informe.
6. Revise su informe para asegurarse de que no contenga errores. Los errores gramaticales y ortográficos socavan la profesionalidad de su informe de trabajo. Es esencial que revise el informe para asegurarse de que no ha utilizado errores tipográficos, redacción incorrecta o mal uso de palabras. Es mejor revisar el informe al menos dos veces.
   • Si es posible, pídale a otra persona que revise el informe por usted, ya que es difícil detectar sus propios errores.
   • Si el tiempo lo permite, debe dejar el informe a un lado durante al menos 24 horas antes de verificarlo.

Consejos

• Una vez que haya escrito su primer informe de trabajo, puede utilizarlo como plantilla para informes futuros.
• Probablemente ya tenga una plantilla para informes de trabajo en su lugar de trabajo. Comuníquese con su supervisor para ver si puede usar una plantilla para su informe.
• Si es posible, base el formato de su informe en un informe de trabajo existente de su empresa u organización. Revise los archivos en su oficina o pídale a un colega o supervisor una copia de un informe existente.

Advertencias

• Si está utilizando un informe existente como ejemplo, no copie el texto que contiene. Esto es plagio y es probable que tenga consecuencias profesionales.