Contenido

• Al paso
• Parte 1 de 3: Configuración de su SOP
• Parte 2 de 3: redacción de su POE
• Parte 3 de 3: Garantizar el éxito y la precisión
• Consejos

Un procedimiento operativo estándar (SOP) contiene información sobre cómo realizar una tarea paso a paso. Un SOP existente solo necesita ser modificado y actualizado, pero también podría encontrarse en una situación en la que tenga que configurar uno por completo.

Al paso

Parte 1 de 3: Configuración de su SOP

1. Elige el formato. No existe una forma correcta o incorrecta de redactar un POE. Pero es probable que su empresa ya tenga una serie de procedimientos operativos estándar que puede consultar para tener una idea de la configuración deseada. Utilice los POE existentes, si los hay, como ejemplo. Si no hay ninguno, tiene algunas opciones:
   • La configuración con sencillos pasos. Esto es bueno para los procedimientos de rutina, que son cortos, producen pocos resultados posibles y son razonablemente concretos. De hecho, más allá de la documentación necesaria y las precauciones de seguridad, no es más que una lista de puntos, que le dice al lector en oraciones simples qué hacer.
   • La configuración con los pasos jerárquicos. Esto funciona bien para procedimientos más largos, con más de diez pasos, que requieren que se tomen decisiones, se aclaren y se explique la terminología. Por lo general, se trata de una lista de los pasos principales y sus subpasos en un orden específico.
   • La configuración con los diagramas de flujo. Si un procedimiento se parece más a un mapa, con muchos resultados posibles diferentes, un diagrama de flujo es la mejor solución. Debe elegir esta configuración cuando los resultados no se puedan predecir correctamente.
2. Piense en su audiencia. Hay tres cosas importantes a considerar antes de escribir un POE:
   • ¿Qué sabe ya tu audiencia? ¿Está su público familiarizado con la organización y sus procedimientos? ¿Conocen la terminología? El idioma que utilice debe coincidir con el conocimiento y la contribución del lector.
   • Las habilidades lingüísticas de su audiencia.. ¿Es posible que haya personas que no hablen su idioma si leen su SOP ""? Si es así, es una buena idea incluir imágenes con subtítulos y diagramas.
   • El tamaño de tu audiencia. Si su SOP es leído por muchas personas (en diferentes roles) al mismo tiempo, debe configurar el documento como un diálogo en una obra de teatro: el usuario 1 hace algo, luego el usuario 2, y así sucesivamente. De esta manera, cada usuario puede ver cómo él o ella es un engranaje en una máquina que funciona sin problemas.
3. Piense en "su" conocimiento. La conclusión es la siguiente: ¿Es usted la persona adecuada para escribir esto? ¿Entiendes de qué se trata esto? ¿Cómo pudo salir mal? ¿Cómo debería ser seguro? Si no es así, será mejor que le entregues el trabajo a otra persona. Un POE mal escrito, o peor, incorrectamente escrito, no solo conduce a una disminución de la productividad y fallas organizacionales, sino que también puede ser inseguro y afectar todo, desde su equipo hasta el medio ambiente. En resumen, no es un riesgo que quieras correr.
   • Si es un proyecto que te sientes obligado a realizar, no temas pedir ayuda a quienes se ocupan del procedimiento todos los días. La realización de entrevistas es una parte común del proceso de creación de POE.
4. Elija entre un POE corto o largo. Si está escribiendo o actualizando un POE para un grupo de personas que están familiarizadas con el protocolo, la terminología, etc. y solo desea un POE breve y conciso, como una lista de verificación, puede hacerlo breve.
   • Además del objetivo general y otra información relevante (fecha, autor, número de identificación, etc.), solo contiene una lista de pasos. Si no se necesitan más detalles o aclaraciones, esto es suficiente.
5. Tenga en cuenta el propósito del POE. Está claro que se trata de un procedimiento que se repite una y otra vez en su organización. Pero, ¿hay alguna razón específica por la que este POE sea tan valioso? ¿Se debe enfatizar la seguridad en él? ¿Medidas de cumplimiento? ¿Se usa para entrenar o a diario? Aquí hay algunas razones por las que su SOP es necesario para el éxito de su equipo:
   • Para garantizar que se cumplan los estándares de cumplimiento
   • Para maximizar los requisitos de producción
   • para garantizar que el procedimiento no afecte negativamente al medio ambiente
   • Para garantizar la seguridad
   • Para asegurarse de que todo salga según lo programado
   • Para evitar defectos de fabricación
   • Para ser utilizado como documento de formación.
     • Saber qué enfatizar en su POE facilitará la estructura del documento en torno a esos puntos. También es más fácil ver la importancia de su POE.

Parte 2 de 3: redacción de su POE

1. Describe el material necesario. Los procedimientos operativos estándar técnicos en general, "además" del procedimiento en sí, constan de cuatro elementos:
   • Pagina del titulo. Esto incluye 1) el título del procedimiento, 2) un número de identificación del SOP, 3) la fecha de emisión o modificación, 4) el nombre de la empresa, división o departamento con el que se relaciona el SOP, y 5) las firmas de quienes prepararon y aprobaron el POE. Puede configurar esta página como desee, siempre que la información sea clara.
   • Índice. Esto solo es necesario si su SOP es largo, para que pueda buscarlo fácilmente. Una configuración estándar simple es lo que necesita aquí.
   • Control de calidad y calidad. Un procedimiento no es bueno si no se puede verificar. Asegúrese de tener disponible el material y los detalles necesarios para que el lector pueda verificar que se ha logrado el resultado deseado. Esto puede ser en forma de otros documentos, como, por ejemplo, ejemplos de evaluación.
   • Referencia. Asegúrese de tener una lista de todos los libros de referencia citados o citados. Cuando se refiera a otros POE, asegúrese de que la información necesaria esté incluida en el apéndice.
     • Puede ser que su organización utilice otros protocolos distintos a estos. Si puede referirse a un POE ya existente, deje de lado esta estructura y apéguese a lo que ya existe.
2. En el procedimiento en sí, asegúrese de cumplir con lo siguiente:
   • Alcance y aplicabilidad. En otras palabras, describa el propósito del proceso, sus límites, pero también cómo se utilizará. Agregue estándares, regulaciones, roles y responsabilidades, y aportes y resultados.
   • Metodología y procedimientos. Esta es la carne de los huesos: enumere todos los pasos, incluidos los detalles necesarios y todo el equipo necesario. Incluya los procedimientos posteriores y los factores de decisión.Identifique los puntos "qué ... si" y cualquier posible infracción o problema de seguridad.
   • Aclaración de terminología. Identificar abreviaturas y frases que no se encuentran en el lenguaje común.
   • Advertencias de salud y seguridad. Enumere estos en un capítulo separado y también enumerelos junto a los pasos con los que se relacionan. No trivialices estas cosas.
   • Equipo y suministros. Enumere lo que se necesita y qué equipos o estándares de equipo puede encontrar, cuándo y dónde.
   • Advertencias y problemas. Entonces el departamento de problemas. Hable sobre cualquier cosa que pueda salir mal, qué buscar y qué podría ser un problema para el producto final perfecto.
     • Dé a cada tema su propio capítulo (generalmente numerado) para evitar que su SOP se vuelva demasiado lingüístico y confuso y para mantener las cosas accesibles.
     • Esta no es una lista exhaustiva; esto es solo la punta del iceberg procesal. Su organización puede indicar qué otros aspectos requieren atención.
3. Mantenga sus escritos concisos y fáciles de leer. Lo más probable es que su audiencia no los lea por diversión. Sea breve y conciso; de lo contrario, perderá la atención o les resultará difícil leer y comprender el documento. Mantenga sus oraciones lo más cortas posible.
   • Aquí hay uno malo ejemplo: Asegúrese de eliminar todo el polvo de las entradas de aire antes de usarlas.
   • Aquí hay uno bien ejemplo ": Antes de usar, aspire todo el polvo de las entradas de aire.
   • En general, no hables de "ti". Habla por si mismo. Habla activamente y comienza tus oraciones con el imperativo.
4. Si es necesario, entreviste a los empleados involucrados en el proceso sobre cómo realizan el trabajo. Lo último que desea es escribir un POE que simplemente no tiene sentido. Pones en peligro la seguridad, la eficacia y el tiempo de tu equipo y no tienes en cuenta los procedimientos que ya están en uso, algo que tus compañeros no te agradecerán. ¡Haga preguntas si es necesario! ¡Esto debe hacerse bien!
   • Si las cosas no están claras, pida a diferentes personas que traigan todos los roles y responsabilidades. Es posible que un miembro del equipo no se adhiera al POE y que otro solo participe en algunas de las acciones.
5. Divida grandes trozos de texto en pedazos con diagramas y diagramas de flujo. Si se trata de uno o dos pasos que son especialmente complicados, puede facilitárselos a sus lectores con un gráfico. Se vuelve más fácil de leer y le da a la mente un descanso de todos los esfuerzos por comprender todo. Y a ti te parece más completo y bien escrito.
   • No los use solo para darle vida o hacer que su SOP se vea más impresionante; solo hágalo si tiene sentido o si está tratando de superar la barrera del idioma.
6. Asegúrese de que cada página tenga la codificación correcta. Su SOP es, sin duda, uno de los muchos SOP. Por esa razón, su organización debe mantener una especie de base de datos en la que todo se mantenga basado en un determinado sistema de indexación. Su SOP es parte de esa indexación y, por lo tanto, necesita algún tipo de codificación para ser recuperado. Por eso hay que indicarlo claramente.
   • Cada página debe tener un título corto o número de identificación, fecha y número de página. Puede que necesite notas a pie de página; eso depende de la política de su organización en este punto.

Parte 3 de 3: Garantizar el éxito y la precisión

1. Pruebe el procedimiento. Si no desea probar su procedimiento, probablemente no lo haya escrito lo suficientemente bien. Pídale a alguien con "comprensión limitada" del proceso (o alguien que represente al lector común) que utilice su POE y se guíe por él. ¿Con qué problemas se encuentran? Si los hay, debe abordarlos y hacer los ajustes necesarios.
   • Es mejor que algunas personas examinen su POE. Diferentes personas se encontrarán con diferentes cosas, lo que le dará muchas (con suerte, útiles) respuestas.
   • Asegúrese de que el procedimiento sea probado por alguien que nunca lo haya hecho. Alguien con conocimiento previo va a confiar en eso para salir adelante y no en primer lugar en su trabajo, por lo que no dará en el blanco.
2. Haga que quienes realicen el procedimiento evalúen el POE. No importa al final verdadero lo que piensan sus jefes del POE. Se trata de los que están ahí fuera Realmente tienes que cooperar. Entonces, antes de enviarlo a los jefes de arriba, muestre el fruto de su pluma a los que estarán haciendo o ya están haciendo el trabajo. Encontrar que ella de eso?
   • Al involucrarlos y hacerlos parte del proceso, es más probable que acepten este POE. ¡Y sin duda tienen grandes ideas!
3. Haga que sus asesores y el departamento de control de calidad verifiquen su SOP. Una vez que el equipo esté bien, puede reenviarlo a sus asesores. Es posible que tengan menos que decir sobre el trabajo en sí, pero le informarán si la configuración está bien, si ha olvidado algo, y le informarán cómo hacer que todo sea oficial y que forme parte del sistema.
   • Utilice los sistemas de enrutamiento oficiales para obtener la aprobación de documentos, de modo que pueda estar seguro de que el proceso para otorgar la aprobación está debidamente firmado. Esto difiere de una organización a otra. Solo desea asegurarse de que todos hayan expresado su opinión y de que se hayan seguido todas las reglas.
   • Debe haber firmas debajo. La mayoría de las empresas ya no tienen problemas con las firmas electrónicas.
4. Comience a usar su POE tan pronto como sea aprobado. Es posible que primero deba organizar la capacitación para los empleados involucrados, pero también puede significar que su papel está colgado en el inodoro. Sea como fuere, ¡asegúrese de que se utilice su trabajo! Lo hiciste. ¡Es hora de un poco de reconocimiento!
   • Asegúrese de que su SOP esté actualizado. Si este ya no es el caso, programe una actualización de inmediato, asegúrese de que las actualizaciones estén aprobadas y documentadas y envíe el POE nuevamente. La seguridad, la productividad y el éxito de su equipo dependen de ello.

Consejos

• Simplemente use holandés para explicar los pasos.
• Recuerde involucrar a las partes interesadas si es posible para que el proceso escrito sea consistente con el proceso real.
• Verifique si existe una versión anterior del SOP. Tal vez pueda limitarse a algunos ajustes rápidos. ¡Asegúrate de documentarlos correctamente también!
• Tenga un historial de documentos con cada nueva versión.
• Utilice diagramas de flujo e imágenes para que el lector pueda seguir el proceso correctamente.
• Preste atención a la claridad. Asegúrese de que no sean posibles múltiples interpretaciones. Muestre el procedimiento a alguien que no esté familiarizado con él y pregúntele qué piensa: aún podría enfrentarse a sorpresas.
• Haga que revisen su documento antes de que lo aprueben.