Contenido

• Al paso
• Parte 1 de 4: Mapeo y configuración de su sesión informativa
• Parte 2 de 4: Describiendo el asunto
• Parte 3 de 4: Elaboración de conclusiones y recomendaciones
• Parte 4 de 4: Verificación del informe
• Consejos

Una sesión informativa describe un tema en particular y sus antecedentes, generalmente para un funcionario del gobierno u otro responsable de la formulación de políticas. Estos tomadores de decisiones tienen que tomar decisiones difíciles sobre muchos temas diferentes todos los días y no tienen tiempo para investigar cada tema en profundidad. Una sesión informativa ayuda a llamar la atención de una persona sobre un solo tema y describe los detalles importantes que debe conocer. A continuación, la sesión informativa propone soluciones y hace sugerencias de mejora. Ser capaz de redactar un informe es una habilidad útil para estudiantes, empresarios, políticos y activistas. Una sesión informativa convincente es concisa, está bien organizada y cubre los hechos y las soluciones más importantes y relevantes.

Al paso

Parte 1 de 4: Mapeo y configuración de su sesión informativa

1. Determine el alcance del briefing. El alcance incluye tanto la profundidad como la duración de la sesión informativa. ¿Con qué detalle vas a cubrir el tema? ¿Cuántos temas diferentes cubrirás? Esto depende de cuánta información pueda encontrar y cuánta información necesite proporcionar para respaldar sus reclamos.
   • Determinar el alcance de la sesión informativa es importante porque permite al lector saber exactamente qué información se está discutiendo y cuál no.
2. Conozca a su audiencia. Antes de comenzar a escribir su informe, es importante saber quién lo va a leer. Esto controla las elecciones que realizará en el documento. Antes de comenzar, piense en las siguientes preguntas y, si aún no conoce las respuestas, intente averiguar lo siguiente:
   • ¿Quién leerá este documento? ¿Los funcionarios del gobierno? ¿Líderes del negocio? Periodistas? ¿Una combinación de estos?
   • ¿Cuánto sabe el lector sobre este problema? ¿Saben siquiera algo al respecto? Qué deber los lectores saben?
   • ¿Qué autoridad tiene el lector al respecto? ¿Qué cambios puede hacer?
3. Planifica los puntos principales. Antes de comenzar a escribir su informe, debe trazar (en su mente o en un esquema) los puntos principales que desea señalar.
   • Dado que una sesión informativa no suele tener más de una o dos páginas, debe ser concisa. Los formuladores de políticas están muy ocupados y su problema no es el único en su plato. No hay lugar para información innecesaria o explicaciones extensas. Decida de antemano sus puntos principales para crear una sesión informativa concisa.
4. Considere usar una plantilla. Si bien el formato de una sesión informativa no tiene por qué ser demasiado complejo, puede ahorrar tiempo descargando una de las muchas plantillas gratuitas en línea para crear documentos informativos en MS Word.
   • Una plantilla puede ayudarlo a organizar sus pensamientos y preparar una sesión informativa más rápido.
5. Piensa en un nombre, una fecha y un asunto. Si no está utilizando una plantilla, debe comenzar escribiendo un nombre, una fecha y un asunto.
   • El nombre corresponde a la persona a quien se dirige el briefing.
   • La fecha corresponde a la fecha de presentación del briefing.
   • La línea de asunto debe describir en pocas palabras el tema principal del informe, como `` La prevalencia del acoso escolar en la región de Utrecht ''. Esto permite al lector saber, sin siquiera tener que mirar el documento, lo que el problema es que se tratará.
6. Considere incluir un resumen. Algunas sesiones informativas incluyen un resumen al comienzo de la sesión informativa, que resume todo el texto en unos pocos puntos. Decida si le gustaría hacer esto y, de ser así, reserve espacio para esta sección.
   • Para un lector muy ocupado, el resumen proporciona los puntos principales con anticipación, lo que facilita la lectura del resto del documento.
   • Una sesión informativa bien elaborada suele ser lo suficientemente sucinta como para hacer que esta sección sea redundante. Sin embargo, si hay problemas que requieran una acción inmediata, esta puede ser una forma de señalar la urgencia de la sesión informativa indicando claramente el plazo en el resumen.
   • El resumen no debe exceder de tres a cuatro puntos.

Parte 2 de 4: Describiendo el asunto

1. Construya una introducción que resuma el asunto. La siguiente parte de la sesión informativa debe describir el problema o problema en detalle. Comience con una breve introducción, generalmente denominada "Problema" u "Objetivo", que describa en una o dos oraciones el tema principal en el que se centra el informe y / o por qué creó este informe.
   • Por ejemplo, podría escribir algo como: "Ha habido un aumento en el número de incidentes violentos de intimidación en las escuelas de la región de Utrecht". Las políticas disciplinarias actuales pueden no ser suficientes para abordar este problema ".
2. Proporcione una descripción general de los hechos / antecedentes más importantes. La siguiente sección, "Consideraciones" o "Antecedentes", debe proporcionar información detallada sobre el estado del problema o cuestión, centrándose en el desarrollo reciente y / o el estado actual de las cosas.
   • Esta sección debe incluir la información necesaria para que el lector tome una decisión al respecto. La información que no sea necesaria para este propósito, por muy interesante que sea, puede omitirse.
   • Si aún no lo ha hecho, investigue un poco antes de escribir esta sección. La información de esta sección debe ser lo más precisa, específica y actualizada posible.
   • Si es necesario, traduzca la información para su audiencia para que esta sección sea clara y simple. Evite la jerga, el lenguaje técnico o la información que no sea de interés directo para el público.
   • Utilice estadísticas y datos cuando sea apropiado, pero explique las cosas en términos que su audiencia pueda entender rápida y fácilmente.
3. Deja tu propia opinión. Su opinión sobre esta situación y / o qué se debe hacer al respecto no pertenece a esta sección. Cíñete a los hechos.
   • Sin embargo, puede optar por discutir los pros y los contras de las diversas acciones propuestas o actuales, identificando las fortalezas y debilidades de cada una.

Parte 3 de 4: Elaboración de conclusiones y recomendaciones

1. Hágalo relevante. Su sesión informativa debe concluir con secciones como "Conclusión" y / o "Recomendaciones" o "Próximos pasos". Dicho cierre debería aclarar por qué su lector debe considerar este asunto importante.
   • Intente vincular el asunto directamente con el interés propio del lector, para que su informe sea más convincente.
   • Por ejemplo, podría decir algo como "Los incidentes de intimidación llevan a los padres a considerar la posibilidad de ir a una escuela privada. Están vinculados a calificaciones más bajas en las pruebas y tasas de aprobación, lo que hace que nuestras escuelas parezcan menos efectivas a los ojos de la sociedad. Reducen las posibilidades de la región de proporcionar financiación con subvenciones gubernamentales y financiación privada ".
2. Sugiera una solución. Muchas reuniones informativas ofrecen una propuesta de solución al problema descrito, vinculando el tema con un cambio en la política para mejorar la situación.
   • Algunas sesiones informativas describen la (s) solución (es) propuesta (s) en una sección titulada "Recomendaciones", pero algunos escritores prefieren "Pasos siguientes" porque sienten que tiene una sensación más suave y es menos presuntuoso o agresivo. Recuerde, es el lector quien tiene la última palabra y toma la decisión sobre el asunto, no usted.
   • Esta sección no tiene que ser "equilibrada" como la sección de antecedentes / consideraciones. Este puede ser un lugar para expresar su opinión sobre lo que se debe hacer.
   • Sin embargo, debe tenerse en cuenta que no es necesario que proporcione ninguna solución en particular. Alternativamente, puede simplemente enumerar algunas opciones con sus pros y contras, e instar al lector a considerar estas opciones y tomar medidas de alguna manera para abordar este problema. No es necesario que especifique qué acción sería la más apropiada.
3. Utilice hechos para respaldar su argumento. Sus propuestas en esta última sección deben fluir lógicamente de la información de las secciones anteriores. Utilice los hechos que ha presentado para demostrar por qué la solución que propone es una buena solución.
   • Asegúrese de que cualquier solución que proponga sea clara y esté directamente relacionada con el problema, tal como lo ha descrito. Por ejemplo, suponga que mencionó la falta de programas de prevención del acoso en la sección anterior. En esta sección, tiene sentido proponer un programa de este tipo y quizás señalar a otras escuelas su eficacia. Si aún no ha mencionado ningún programa de prevención, una solución como esta parece inesperada.

Parte 4 de 4: Verificación del informe

1. Haga la sesión informativa más concisa. Una sesión informativa no debe exceder las dos páginas. Si el briefing se ha extendido más, primero debe buscar piezas en la fase de control que se puedan omitir.
   • Busque información no relacionada o menos importante con el tema y elimine ese material, especialmente si no está relacionado con la (s) solución (es) que está ofreciendo.
   • De la misma manera, no debe faltar información importante necesaria para que su argumento sea claro y convincente. Es posible que deba intercambiar cierta información por otra.
   • Intente ponerse en la piel de un político o burócrata al editar su texto. Piense en la cantidad de información que obtienen estas personas todos los días. No contribuyas al problema. Sea parte de la solución proporcionando la información necesaria para tomar una decisión, ni más ni menos.
2. Eliminar lenguaje técnico. Durante la fase de edición, preste atención al lenguaje técnico o la jerga que harán que su informe sea menos accesible. Incluso si intentó evitar esto al escribir el informe, es posible que algunos términos complejos hayan encontrado su camino en el documento.
   • Especialmente si es un experto en un tema sobre el que está escribiendo, es fácil olvidar por un momento que el lenguaje cotidiano para usted puede ser difícil de entender para los demás.
   • Tenga en cuenta que para las personas que no están demasiado familiarizadas con un tema, tampoco siempre está claro de inmediato por qué algo es importante. Los responsables de la formulación de políticas no suelen ser expertos en todos los temas sobre los que deben tomar decisiones.
3. Asegúrese de que la estructura tenga sentido. Asegúrese de que los hechos principales que ha registrado surgen lógicamente del asunto tal como lo ha resumido. También verifique que todas las soluciones que propone realmente abordan esas consideraciones más importantes.
4. Revise su trabajo cuidadosamente para ver si hay errores. Después de verificar la duración y el flujo de la sesión informativa, revise cuidadosamente el texto una vez más para asegurarse de que no se hayan introducido errores.
   • El lector reduce la gravedad de una sesión informativa con errores ortográficos, de estilo o gramaticales. Es posible que esté haciendo más bien que mal al enviar un resumen de este tipo, ya que puede desacreditar su perspectiva.

Consejos

• Vea los informes escritos por destacados líderes y profesores para conocer su estilo de persuasión.
• Tenga en cuenta que, si bien su sesión informativa puede estar dirigida a una persona específica, otras personas (el personal, los colegas e incluso los medios de comunicación) pueden leerla. Esta es una buena razón para mantener su idioma lo más accesible posible, incluso si el lector previsto tiene algún conocimiento del tema.