Contenido

• Pasos
• Método 1 de 2: trabajar con una plantilla de Excel
• Método 2 de 2: cree su propia tabla dinámica de gastos
• Consejos

Muchas empresas utilizan Microsoft Excel para realizar un seguimiento de los gastos del departamento o de la empresa. Actualmente, Excel se puede utilizar en todas las PC que ejecutan el sistema operativo Windows. Por esta razón, puede realizar un seguimiento de sus propios gastos si este programa está instalado en la PC de su hogar. Hay una gran cantidad de plantillas para realizar un seguimiento de los gastos de Microsoft y otros sitios, las últimas versiones de Excel incluyen una plantilla incorporada como una preinstalada. También en Excel, puede crear su propia tabla dinámica para realizar un seguimiento de los gastos. En ambos casos, siga las instrucciones a continuación.

Pasos

Método 1 de 2: trabajar con una plantilla de Excel

1. 1 Seleccione una plantilla preestablecida. Las últimas versiones del programa incluyen una plantilla para realizar un seguimiento de los gastos personales, así como plantillas para realizar un seguimiento de los gastos comerciales. Puede acceder a estas plantillas y realizar un seguimiento de los gastos usándolas.
   • En Excel 2003, elija Nuevo en el menú Archivo. En la barra de tareas En mi computadora, seleccione Nuevo libro para ver las plantillas en un nuevo cuadro de diálogo.
   • En Excel 2007, en el menú Archivo, elija Nuevo. Esto abrirá el cuadro de diálogo "Nuevo libro". Seleccione Plantillas instaladas en el menú Plantillas en el menú de la izquierda. Seleccione Presupuesto mensual personal de Plantillas instaladas en el menú central y haga clic en Crear.
   • En Excel 2010, en el menú Archivo, elija Nuevo. Seleccione Plantillas de muestra en la parte superior del panel Plantillas disponibles, luego seleccione Presupuesto mensual personal entre todas las plantillas de muestra y haga clic en Crear.
2. 2 Seleccione una plantilla en línea. Si las plantillas predefinidas no son adecuadas para realizar un seguimiento de sus gastos, puede seleccionar una plantilla a través de Internet. Puede descargarlo desde cualquier sitio o conectándose a través de Excel a Microsoft Office Online.
   • Para Excel 2003, puede seleccionar una plantilla adecuada de la biblioteca en línea de Microsoft Office en https://templates.office.com/en-us. (También puede encontrar plantillas allí para versiones posteriores de Excel).
   • En Excel 2007, seleccione la pestaña Presupuestos en la sección Internet del cuadro de diálogo Nuevo libro. Para conectarse a la biblioteca en línea de plantillas de Office, debe tener habilitado Internet.
   • En Excel 2010, seleccione Presupuestos en la sección Office.com del panel Plantillas disponibles. Para conectarse, debe tener Internet activado.
3. 3 Ingrese la información requerida en los campos correspondientes. La información depende de la plantilla de tabla dinámica específica que utilice.
4. 4 Guarde su tabla dinámica. Puede utilizar el nombre sugerido para la tabla dinámica o cambiar el nombre. Bastará con indicar su nombre y el año actual en el nombre del archivo.

Método 2 de 2: cree su propia tabla dinámica de gastos

1. 1 Abre Excel.
2. 2 Ingrese el nombre de la tabla dinámica en la celda A1. El título debe ser significativo, por ejemplo, "Presupuesto personal", "Seguimiento de gastos personales" o algo similar (no necesita usar comillas, están aquí solo para mostrar un ejemplo).
3. 3 Ingrese los encabezados de las columnas. Títulos y orden asumidos: fecha, categoría de gasto, pagaré, gasto, ingreso y saldo. Complete estos encabezados de la celda A2 a G2. Es posible que deba ensanchar las columnas para que se ajusten al título o al valor.
   • Una vez que haya preparado la tabla dinámica y los encabezados de columna, puede usar la función Congelar región para mostrar los encabezados de forma permanente a medida que se desplaza hacia abajo por los valores. La función Freeze Region está en el menú Ver en Excel 2003 y versiones anteriores, y en el menú Ver, pestaña Ventana en Excel 2007 y 2010.
4. 4 Ingrese la información para el primer tipo de gasto en la celda de la tercera fila.
5. 5 Ingrese la fórmula del saldo en la celda G3. Debido a que está ingresando un saldo por primera vez, se definirá como la diferencia entre gastos e ingresos. La forma de escribir esto depende de si desea mostrar los gastos o los fondos disponibles.
   • Si desea que la hoja de cálculo muestre los gastos primero, la fórmula del saldo debe ser = E3-F3, donde E3 representa los gastos y F3 los ingresos. Con esta configuración, la fórmula mostrará los gastos como un número positivo, lo que facilitará la comprensión del monto de los gastos.
   • Si desea que la tabla muestre principalmente los fondos disponibles para usted, la fórmula del saldo debe ser = F3-E3. Con esta configuración, la tabla mostrará un saldo positivo si sus ingresos son más altos que sus gastos y un saldo negativo en la situación opuesta.
6. 6 Ingrese la información para el segundo tipo de gasto en la celda de la cuarta fila.
7. 7 Ingrese la fórmula del saldo en la celda G4. El segundo valor y los siguientes seguirán mostrando el saldo, por lo que debe agregar la diferencia entre los gastos y los ingresos al valor del saldo del registro anterior.
   • Si primero está mirando los gastos, la fórmula del saldo sería = G3 + (E4-F4), donde G3 es la celda que muestra el saldo anterior, E4 muestra los gastos y F4 muestra los ingresos.
   • Si mantiene una hoja de cálculo para mostrar el efectivo, la fórmula del saldo sería = G3 + (F4-E4).
   • Los paréntesis alrededor de las celdas que representan la diferencia entre gastos e ingresos son opcionales. Se utilizan solo para aclarar la fórmula.
   • Si desea que el saldo permanezca en blanco hasta que se ingrese un registro, puede usar el valor SI en la fórmula para que si no se ingresó ninguna fecha, la celda no muestre el valor. La fórmula para dicho registro será = SI (A4 = "", "", G3 + (E4-F4)), si la tabla es necesaria para mantener los costos, y = SI (A4 = "", "", G3 + (F4-E4)), si la tabla es necesaria para mostrar el efectivo (puede omitir los corchetes alrededor de la celda, que muestran gastos e ingresos, pero necesita usar corchetes externos).
8. 8 Copie el saldo de la fórmula en otras celdas de la columna G (columna de saldo). Haga clic derecho en la celda G3, seleccione Copiar. Luego, seleccione las celdas debajo de la columna. Haga clic con el botón derecho en las celdas seleccionadas y elija Pegar para pegar la fórmula en las celdas seleccionadas (en Excel 2010, elija Pegar o Pegar fórmula en el menú). La fórmula actualizará automáticamente las celdas para mostrar los gastos, ingresos y fechas (si corresponde) de la serie actual y el saldo de la serie por encima de la serie actual.
9. 9 Guarde su tabla dinámica. Asígnele un nombre significativo, por ejemplo, "Contabilidad de gastos.xls" o "Presupuesto personal.xls". Como en el caso del nombre de las plantillas, puede incluir su nombre y año en el nombre del archivo (tenga en cuenta que las comillas se usan solo para mostrar un ejemplo, no debe usarlas en el nombre. No es necesario especificar el archivo extensión tampoco, Excel lo hará por sí mismo) ...
   • Excel 2003 y versiones anteriores guardan tablas dinámicas en el antiguo formato ".xls", mientras que Excel 2007 y 2010 guardan tablas en el formato más nuevo basado en XML ".xlsx", pero puede leer y guardar tablas dinámicas y en el antiguo ". xls "también. Si tiene varias PC y desea almacenar una hoja de cálculo en cada una de ellas, use el formato anterior si alguna de sus PC tiene Excel 2003 o una versión anterior, o el formato más nuevo si al menos Excel 2007 está instalado en todas las computadoras.

Consejos

• Utilice Autocompletar en las categorías de gastos e ingresos para que coincida con la información que ingresó.
• Para distinguir las facturas pagadas de los gastos recién planificados, ponga la fuente en negrita, resalte el texto o las celdas con color.
• Para evitar cambiar accidentalmente una fórmula o un encabezado de columna, puede proteger las celdas para que no se modifiquen. Seleccione las celdas que puede necesitar cambiar en el futuro (fecha, categoría, gastos, ingresos, nota) y desbloquéelas. Después de eso, puede bloquear el resto de la tabla de cambios.