Cómo crear una rutina para dejar de perder el tiempo

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Contenido

Pasos
Método 1 de 3: usa una lista
Método 2 de 3: usa una gráfica
Método 3 de 3: elimina las distracciones
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Puede ser un estudiante de tiempo completo que intenta mejorar en la gestión de su tiempo, o puede ser un empleador que intenta encontrar una salida para que sus empleados dejen de perder el tiempo. Cualquiera que sea su función, probablemente esté centrado en cómo crear una rutina diaria que le permita dejar de perder el tiempo y aprovechar al máximo su día. Las estrategias organizativas como listas y horarios, así como las medidas para reducir las distracciones que consumen un tiempo valioso, pueden ser útiles.

Pasos

Método 1 de 3: usa una lista

1 Enumere los edificios del día. Coge un papel y un bolígrafo. Piense en las tareas que planea hacer ese día o las responsabilidades del día y escríbalas todas en un papel. La lista puede ser similar a una de las siguientes: “Compras, Lavandería, Limpieza, Tareas” o “Informes para clientes, consultar el correo y enviar cartas, reunirse, trabajar con documentos”.
- Agregue tantas tareas a la lista como pueda pensar, de pequeñas a grandes. Debe recordar todos los compromisos y tareas del día para asegurarse de incluirlos en la lista de prioridades.
2 Priorizar tareas. Una forma de trabajar de forma eficaz es centrarse primero en las tareas de mayor prioridad y luego bajar en la lista a las tareas de menor prioridad. Esto se llama la regla 80/20, donde las actividades que brindan el mayor beneficio deben ocupar el 80% de su tiempo y las actividades que brindan el menor beneficio deben ocupar el 20%.
- Repase la lista y asigne a cada tarea un número que corresponda a su importancia. Luego, organícelos de modo que la lista comience con las tareas más útiles y de mayor prioridad y termine con las menos prioritarias y rentables.
3 Agrupe las tareas relacionadas. Una vez que haya creado y priorizado su lista de tareas, debe agrupar las tareas pequeñas en grupos para que formen un proceso. Por ejemplo, puede agrupar tareas como responder correos electrónicos y llamar a los clientes en un grupo, reservar una hora para ellos y llamarlos "hablar con los clientes". A continuación, podrá trabajar de forma sencilla y tranquila en cada tarea en el período de tiempo asignado.
- Intente agrupar todas las tareas de esta manera para no tener que cambiar a diferentes procesos y perder tiempo averiguando en qué tarea trabajar a continuación. La agrupación de tareas relacionadas puede ayudarlo a organizar su tiempo de manera más eficiente y reducir el nivel de estrés mientras trabaja en las tareas de la lista.
4 Tómese menos tiempo para cada tarea. De acuerdo con la Ley de Parkinson, darle menos tiempo para completar una tarea reduce la cantidad de tiempo que necesita para completarla. En lugar de reservar tiempo, limite la cantidad de tiempo que reserva para cada tarea, de modo que tenga que hacerla más rápido. Puede hacerlo lentamente, reduciendo gradualmente la cantidad de tiempo que dedica a cada tarea hasta llegar a ese medio dorado en el que no siente mucha presión y prisa, pero no tiene tiempo para postergar o perder el tiempo.
- En algún momento, desarrollará un buen sentido de la administración del tiempo, especialmente si solo tiene que dedicar una cantidad limitada de tiempo a cada tarea. Esto puede ser muy útil si tiende a tener la misma rutina o una lista similar de tareas todos los días.
5 Recompénsese después de completar todas las tareas de la lista. Después de tachar todas las tareas de la lista, generalmente al final del día, debe darse un pequeño cumplido y mimos. Puede ser una cena deliciosa, una copa de vino o un momento de ocio en el que pueda hacer algo divertido y agradable. Una pequeña recompensa servirá como incentivo para completar todas las tareas del día.
- Puede determinar cuál será su recompensa incluso antes de comenzar el día para que pueda utilizar la recompensa como motivación para completar las tareas. Por ejemplo, digamos que necesita prepararse para un examen y tiene planes de cenar con amigos. Use sus planes para la noche como una excusa para seguir aprendiendo y completando las tareas durante el día para no tener que perderse la cena más tarde.

Método 2 de 3: usa una gráfica

1 Haga un horario para cada hora de su día. Tome una hoja de papel o use el calendario de su computadora para crear celdas para cada hora de su día laboral o cada hora de vigilia. Puede ser de nueve a cinco o de diez a siete. Si bien no tiene que completar cada período de tiempo hasta el minuto, sería útil asegurarse de que cada hora de su día se tenga en cuenta en su horario.
- Comience a completar cada hora con las tareas que necesita completar. Puede comenzar con las tareas más importantes y pasar a las menos importantes. Además, si se considera una persona madrugadora, intente dedicar la primera mitad del día a tareas más difíciles. Pero si sabe que tiene un segundo aire después del almuerzo, puede reservar tareas importantes para esta hora del día. Trate de diseñar su horario que se adapte a sus necesidades y hábitos de trabajo. Esto lo preparará para el éxito y hará que su horario sea más eficiente.
- Puede crear una plantilla para su horario en una pizarra o calendario para que pueda actualizarla todos los días de acuerdo con sus asignaciones para un día específico.
2 Tómate un descanso de diez minutos cada una o dos horas. Puede ser difícil concentrarse en una tarea o grupo de tareas durante más de dos horas. Asegúrese de programar un descanso de diez minutos cada una o dos horas para no sentirse estresado o abrumado por el trabajo. Durante este mini descanso, puede salir de su lugar de trabajo y caminar por la oficina o charlar con un compañero de trabajo en la cocina de la oficina. Puede prepararse una taza de café o dar un paseo al aire libre. Trate de ceñirse a 10 minutos para mantenerse al día con su horario.
- También puede tomar 10 respiraciones largas, lentas y profundas cada hora para refrescar su mente y tomar un breve descanso. Esto puede ayudarlo a obtener una nueva perspectiva de la tarea que está haciendo o que está a punto de completar, y asegura que no se olvide de sí mismo a pesar de un día ajetreado.
3 Intente completar la tarea correctamente la primera vez. En lugar de apresurarse y tratar de completar todas las tareas lo más rápido posible, tómese el tiempo que necesite para hacer cada tarea correctamente la primera vez. Acelerar el correo puede arrastrar su intercambio de correo electrónico, especialmente si está enviando mensajes incomprensibles u oscuros al cliente. Reduzca la velocidad y tómese el tiempo suficiente para redactar correos electrónicos claros o releer cuidadosamente sus notas de estudio. Hacerlo bien la primera vez le ahorrará mucho tiempo perdido a largo plazo.
4 Pídale a un amigo o compañero de trabajo que verifique su progreso de vez en cuando para mantenerse encaminado. A veces necesitamos el apoyo de otros para mantenernos enfocados en la tarea que tenemos entre manos. Pídale a un amigo cercano, padre, compañero de trabajo, hermano o hermana que lo revise cada dos horas para asegurarse de que esté a tiempo.
- Tu acompañante puede traerte una taza de café o animarte con palabras agradables para que puedas distraerte un poco, reír o sonreír y retomar tus tareas diarias. Si bien puede estar ocupado, un par de minutos con un amigo lo animará y lo ayudará a administrar su tiempo de manera más efectiva.

Método 3 de 3: elimina las distracciones

1 No es necesario que revises tu correo constantemente. Esto puede crear un patrón de inicio-parada-inicio en su jornada laboral y provocar una pérdida de tiempo. Trate de no abrir su correo durante el día, especialmente si necesita concentrarse en otra tarea. Reserve tres espacios de tiempo para revisar su correo en su horario: temprano en la mañana, justo después del almuerzo y hacia el final del día. Esto evitará que se distraiga con el flujo continuo de correos electrónicos a lo largo del día y le garantizará tiempo dedicado para trabajar con los correos electrónicos.
- Los mismos principios se pueden aplicar a otros medios de comunicación, como el correo de voz, los mensajes de texto y las llamadas telefónicas. Trate de no quedarse con su teléfono todo el tiempo, a menos que, por supuesto, esté esperando un mensaje de texto o una llamada telefónica importante. Esto ayudará a limitar las interrupciones en el flujo de trabajo y le ayudará a cumplir con el cronograma.
2 Silencia tu teléfono y apaga Internet. Si es posible, elija al menos una hora en su día laboral en la que pueda silenciar su teléfono y apagar su conexión a Internet. Esto le permitirá concentrarse en el trabajo que requiere una concentración total y sin distracciones, como su teléfono o Internet.
- Eliminar estos factores, que pueden distraerlo fácilmente, será especialmente útil cuando esté trabajando en un proyecto escolar o en un informe extenso. Desenchufe su teléfono para no tener un motivo para revisarlo cada cinco minutos o dejarse llevar por las noticias en las redes sociales.
3 Advierta a los demás que no lo distraigan. Trate de no alentar a otros a distraerlo y no distraer a los demás usted mismo. Hágales saber que está trabajando. Puede cerrar la puerta o colocar un letrero de ocupado.También puede enviar un correo electrónico a su oficina para recordarle que una cierta cantidad de tiempo en la oficina es un horario de trabajo tranquilo.
4 Trate de no desviarse de su rutina. Una vez que haya elaborado una lista de trabajo o un horario y se haya protegido de las distracciones, use su fuerza de voluntad y concentración para ceñirse a su rutina. La mayoría de las personas comprenden la diferencia entre el tiempo bien empleado y el tiempo perdido, así que trate de no caer en la trampa de perder el tiempo. Desarrolle su horario y, al final del día, podrá disfrutar de una sensación de logro y de tiempo bien empleado.