Contenido

• Pasos
• Método 1 de 9: Desarrollar una agenda
• Método 2 de 9: enviar invitaciones
• Método 3 de 9: preparar el lugar de la reunión
• Método 4 de 9: Proporcione las herramientas necesarias para la reunión.
• Método 5 de 9: preparar un cuestionario o cuestionario
• Método 6 de 9: enviar un recordatorio de reunión
• Método 7 de 9: Empiece a reunirse en el horario previsto
• Método 8 de 9: Cíñete al tema de la reunión
• Método 9 de 9: Responda tantas preguntas como sea posible

Cualquiera que medie u organice una reunión se beneficiará de estos consejos. Las responsabilidades del organizador incluyen invitar a los participantes y proporcionarles todo lo que necesitan para trabajar de la manera más eficiente posible.El anfitrión también es responsable del desarrollo de la reunión. Debe garantizar la máxima concentración en el tema de la reunión, evitando que los participantes se vuelvan personales y discutan las reglas de la reunión. Este material facilitará la organización y desarrollo de la reunión para que sea un éxito.

Pasos

Método 1 de 9: Desarrollar una agenda

1. 1 Especifique las horas de inicio y finalización de la reunión y los límites de tiempo para la discusión de cada tema. Los participantes de la reunión lo tomarán como una cortesía de su parte.
2. 2 Pregunte a las personas de su organización oa la persona que convoca la reunión qué temas deben incluirse en la agenda y también pida una breve descripción de cada tema.

Método 2 de 9: enviar invitaciones

1. 1 La mejor forma de enviar invitaciones es por correo electrónico, especialmente si sus empleados tienen un programa que combina funciones de correo electrónico con un calendario y recordatorios.
2. 2 Especifique una fecha límite para reservar asientos. Esto le permitirá preparar la cantidad necesaria de recursos para que no interrumpa la reunión para preparar los materiales faltantes.

Método 3 de 9: preparar el lugar de la reunión

1. 1 Para una reunión sin problemas, debe preparar adecuadamente la sala. Al alquilar un espacio que se usa a menudo para reuniones (por ejemplo, en una habitación de hotel o en un servicio dedicado), puede contar con que el personal local esté informado y familiarizado con los matices de la preparación del espacio.
   • Ubicación de la conferencia: las sillas están alineadas de tal manera que el conferenciante está en el centro de atención. Esta ubicación es especialmente eficaz si el objetivo principal es comunicar alguna información.
   • Disposición teatral: se instala un presidium en el frente de la sala (una mesa en la que se sientan los oradores y los expertos). La disposición de las sillas de los demás participantes se asemeja a una sala de conferencias.
   • Disposición de la escuela: las mesas se colocan frente a las filas de sillas para permitir que los participantes de la reunión tomen notas mientras hablan. El foco está en el hablante.
   • Mesa redonda. Elija esta disposición si los participantes deben actuar como equipos separados y estimular el intercambio de ideas entre grupos o participantes individuales.
   • Prepare una mesa en forma de U. Este es un estilo de sala de juntas que permite a los participantes verse e interactuar según sea necesario.
   • Si está planeando una reunión abierta que implique la comunicación con la audiencia, coloque las sillas en un círculo con el orador en el centro.

Método 4 de 9: Proporcione las herramientas necesarias para la reunión.

1. 1 Una preparación completa para la reunión incluye un juego de bolígrafos, cuadernos, ayudas para el trabajo, folletos y cualquier otra cosa que pueda necesitar durante la reunión.
2. 2 Reserve espacio para preguntas. Puede ser un cartel o una pizarra en la que los participantes puedan escribir sus preguntas o pegarlas con etiquetas adhesivas de papel. Los participantes de la reunión sabrán que en un momento determinado recibirán una respuesta a sus preguntas y la reunión se desarrollará sin problemas.
3. 3 Prepare bebidas y refrigerios para los participantes de la reunión larga. Para reuniones breves, basta con poner botellas de agua y un cuenco de dulces en cada mesa.

Método 5 de 9: preparar un cuestionario o cuestionario

1. 1 Los participantes de la reunión pueden evaluar su calidad inmediatamente después de la reunión o completar un cuestionario y enviarlo por correo electrónico en 1-2 días.
2. 2 Las hojas de evaluación y los cuestionarios le permiten determinar cómo los participantes percibieron la reunión.

Método 6 de 9: enviar un recordatorio de reunión

1. 1 Los recordatorios se envían el último día de registro de los participantes o 1-2 días antes.
2. 2 Pida informar si alguien ha cambiado de planes y se ve obligado a retirarse de la participación.

Método 7 de 9: Empiece a reunirse en el horario previsto

1. 1 Los que llegan tarde a una reunión son capaces de "ponerse al día", pero hacer esperar a los demás se considera de mala educación.
2. 2 Al comienzo de la reunión, haga anuncios organizativos, incluidos los horarios de descanso y almuerzo, la ubicación de los baños y dónde y cómo los participantes de la reunión pueden hacer preguntas.

Método 8 de 9: Cíñete al tema de la reunión

1. 1 El organizador de la reunión debe orientar a los participantes hacia el tema de la reunión. Permitirle hablar sobre temas relacionados corre el riesgo de interrumpir su horario de trabajo.
2. 2 Cíñete a las horas de descanso y almuerzo designadas.

Método 9 de 9: Responda tantas preguntas como sea posible

1. 1 Recopile preguntas de los participantes de la reunión. Deje tiempo suficiente para que las respuestas satisfagan el interés de tantas personas como sea posible.
2. 2 Después de la reunión, manténgase a su alcance para que los participantes de la reunión que se sientan avergonzados de hablar frente a otras personas se acerquen a usted o aquellos que tengan problemas específicos que requieran una discusión cara a cara.
3. 3 Recuerde a los participantes de la reunión que completen el cuestionario o la lista de verificación y agradézcales por asistir a la reunión.