Cómo organizar tu lugar de trabajo

Video: Cómo planificar tu escritorio & oficina

Contenido

Pasos
Parte 1 de 3: Limpieza
Parte 2 de 3: Orden y organización
Parte 3 de 3: Eficiencia y productividad
Consejos
Advertencias

Mucha gente piensa que el desorden de la mesa es causado por un desorden en la cabeza. Un lugar de trabajo limpio y organizado mejora en gran medida la eficiencia, la concentración y la capacidad de encontrar todo lo que necesita. Se sorprenderá de lo eficiente que puede ser su trabajo después de eliminar el desorden en su escritorio. Tómese un tiempo para limpiar todos los elementos innecesarios de la mesa y luego organice sus suministros y suministros.

Pasos

Parte 1 de 3: Limpieza

1 Empezar desde el principio. Organizar su espacio de trabajo es mucho más fácil cuando comienza con un escritorio vacío. Retire todos los elementos de la superficie de trabajo y vacíe los cajones (si los hay). Apila las cosas en una mesa separada o en el piso para revisarlas más tarde. Una vez que haya despejado el desorden, es mucho más fácil descubrir cómo organizar mejor su espacio de trabajo.
- Pasará mucho más tiempo si revisa todos los elementos del lugar de trabajo uno por uno.
2 Limpia la mesa por dentro y por fuera. Ahora la mesa está vacía y nada más te impide hacer una limpieza a fondo. Quite el polvo y limpie las superficies con un limpiador multiusos. Trate las manchas secas y limpie los rayones en la encimera de madera. Después de la limpieza, su escritorio se verá como nuevo.
- Asegúrate de vaciar la mesa antes de limpiarla, de lo contrario tendrás que andar con un trapo todos los elementos.
3 Deshazte de cosas viejas e innecesarias. Revise los elementos retirados de la mesa y divida todo en dos montones: en primer lugar toda la basura y en el segundo las cosas que hay que dejar. Deshágase de la basura y todos los elementos innecesarios de manera decisiva para que al final solo quede lo mínimo. Ahora te resultará más fácil poner las cosas en orden.
- Las personas a menudo están apegadas a cosas inútiles y no utilizadas. Deshágase de ellos para tener la tranquilidad que tanto necesita.
- Recuerde tirar la basura que encuentre. Puede resultar que ocupara la mayor parte del espacio de trabajo.
ASESORAMIENTO DEL ESPECIALISTA
Christel Ferguson

La organizadora profesional Christelle Ferguson es la propietaria de Space to Love, un servicio de organización y limpieza de espacios. Tiene una certificación de nivel avanzado en Feng Shui en Arquitectura, Diseño de Interiores y Paisajismo. Ha estado en el Capítulo de Los Ángeles de la Asociación Nacional de Profesionales de la Productividad y la Organización durante más de cinco años.
Christel Ferguson
Organizador profesional
Agrupe los elementos de la mesa y decida qué guardar. Tan pronto como todo esté dispuesto, es posible que tenga cinco tijeras en lugar de las dos que necesita. Además, para que pueda entender qué y dónde doblar: para bolígrafos necesita un recipiente más grande, pero para pegatinas, uno más pequeño.
4 Refresque el espacio alrededor de la mesa. Preste atención a todos los elementos obsoletos. Estos pueden incluir calendarios del año pasado, correos electrónicos respondidos y no respondidos y fotos antiguas. Reemplace dichos artículos con artículos nuevos. Todos los artículos retirados se pueden tirar o guardar en el armario. Todos los elementos que están sobre la mesa deben ser nuevos y relevantes en el futuro.
- A veces puedes dejar cosas que te son queridas. Si había una fotografía antigua, un obsequio o un recuerdo memorable sobre la mesa, guárdelo en otro lugar y use la mesa según lo previsto.

Parte 2 de 3: Orden y organización

1 Cambia la disposición de las cosas sobre la mesa. Ahora que es el momento de volver a poner las cosas sobre la mesa, no las coloque en sus lugares anteriores. Piense en un nuevo orden para utilizar racionalmente el espacio liberado. Puede organizar las cosas en una "imagen de espejo" moviéndolas al lado opuesto de la mesa, o elegir un nuevo lugar para cada artículo. Organice los artículos en un orden que lo inspire a ser productivo en su escritorio.
- Reorganizar las cosas sobre la mesa es un pequeño truco que elimina la monotonía del trabajo diario y diluye el aspecto familiar a la vista.
- En China, existe todo un arte de reorganizar los objetos cotidianos, que se conoce como Feng Shui... Se ha demostrado que este enfoque tiene un efecto psicoterapéutico.
2 Abastecerse de nuevos accesorios. ¿Se está quedando sin papel, bolígrafos o sujetapapeles? Ve a una papelería y compra los materiales que necesitas. Lleve una lista con usted para no olvidar nada (también puede usar una aplicación de agenda especial para su teléfono para la lista). Preste especial atención a los accesorios de uso frecuente que se agotan rápidamente. Ahora durante el trabajo tendrás a mano todos los elementos necesarios.
- Incluso si su empleador le proporciona todos sus artículos de papelería, algunos artículos personales (como su bolígrafo favorito) harán que su trabajo sea más cómodo.
3 Organice los elementos correctamente. Piense en cómo desea organizar su escritorio y luego organice las cosas para obtener la máxima eficiencia y evitar el desorden. Por ejemplo, deje el centro del escritorio para la computadora y mantenga todas las herramientas y documentos importantes al alcance de la mano. Por lo tanto, no solo simplificará su trabajo, sino que también ahorrará el tiempo de búsqueda, ya que ahora todas las cosas están en su lugar.
- Tu intuición siempre te dirá el lugar más lógico para cada artículo. Por ejemplo, si está buscando instintivamente un determinado artículo en una ubicación en particular, probablemente esta sea la ubicación de almacenamiento más óptima.
ASESORAMIENTO DEL ESPECIALISTA
Christel Ferguson

La organizadora profesional Christelle Ferguson es la propietaria de Space to Love, un servicio de organización y limpieza de espacios. Tiene una certificación de nivel avanzado en Feng Shui en Arquitectura, Diseño de Interiores y Paisajismo. Ha estado en el Capítulo de Los Ángeles de la Asociación Nacional de Profesionales de la Productividad y la Organización durante más de cinco años.
Christel Ferguson
Organizador profesional
Todo debería tener su lugar. Retire todo de la encimera y póngalo en cajones o en otro lugar. Si tiene muchos documentos, categorícelos, organícelos en carpetas y dóblelos en el cajón dedicado.
4 Agregue entusiasmo. Su objetivo es un lugar de trabajo limpio y organizado, pero no tiene por qué ser aburrido. Use algunos adornos para agregar algo de personalidad. Un par de fotos enmarcadas, una pequeña figura o una taza divertida animarán su espacio de trabajo y lo harán más cómodo.
- Si trabaja en un espacio de oficina abierto o en una oficina privada, traiga algunos artículos personales de su hogar para diluir el ambiente de trabajo monótono.
- Cuelga imágenes y refranes inspiradores para motivarte a trabajar duro.

Parte 3 de 3: Eficiencia y productividad

1 Mantenga los artículos importantes a mano. Si usa ciertas cosas con frecuencia, entonces deben estar a su alcance. Califica la frecuencia con la que usas elementos específicos en la tabla y clasifícalos en orden de importancia. Este enfoque le permitirá simplificar el proceso de búsqueda y trabajo con cosas.
- Los artículos de papelería, papel de oficina, cuadernos, comunicaciones e instrumentos digitales se pueden almacenar directamente en su escritorio o en cualquier otro lugar.
- Coloque los bolígrafos y lápices en un vaso o en un soporte especial para que estén cerca y no ocupen mucho espacio.
- Las grapas y las engrapadoras se pueden almacenar cerca de la impresora o en un área de documentos.
- Gracias al orden sobre la mesa, te ahorrarás alrededor de una hora al día, que normalmente la dedicas a buscar las cosas adecuadas.
2 Coloque los artículos de uso frecuente en los cajones superiores. No es tan importante, al mismo tiempo, las cosas que se usan con regularidad se pueden plegar en cajas para que sea conveniente sacarlas en el momento adecuado. En los cajones superiores, coloque los artículos grandes y de uso frecuente que no son necesarios en su escritorio.
- Por ejemplo, puede ser que una computadora portátil, tableta u otro dispositivo electrónico se use con más frecuencia que lápiz y papel. En este caso, el material de oficina se puede plegar en el cajón y los dispositivos electrónicos se pueden dejar sobre la mesa.
- Si usa muchos artículos pequeños, compre una bandeja de cajón especial. Por lo general, vienen en el tamaño de los cajones y tienen una variedad de compartimentos que le permiten organizar artículos pequeños de manera conveniente.
- Califica la importancia de cada tema. Si usa algo con frecuencia o consulta ciertos documentos, téngalos sobre la mesa. Si el artículo se usa de vez en cuando, colóquelo en el cajón superior. Si el artículo se usa con poca frecuencia y no tiene lugar en la mesa, guárdelo en otro lugar.
ASESORAMIENTO DEL ESPECIALISTA
Christel Ferguson

La organizadora profesional Christelle Ferguson es la propietaria de Space to Love, un servicio de organización y limpieza de espacios. Tiene una certificación de nivel avanzado en Feng Shui en Arquitectura, Diseño de Interiores y Paisajismo. Ha estado en el Capítulo de Los Ángeles de la Asociación Nacional de Profesionales de la Productividad y la Organización durante más de cinco años.
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Organizador profesional
Vacíe las cajas y mida. Luego, piense qué divisores de organizador funcionan mejor para ellos. Cuida los compartimentos especiales para la grapadora y carpeta, tijeras y bolígrafos. Esto mantendrá todo limpio y ordenado en los cajones de su escritorio.
3 Retire los elementos no utilizados. Todas las cosas que decidas dejar, pero que no quieras tener a mano, se pueden doblar en el armario para que no haya desorden en la mesa. Estos artículos generalmente incluyen artículos personales, comida y bebida, y dispositivos que rara vez se usan. Los documentos escritos deben doblarse en carpetas y colocarse en un archivador, y el resto de los materiales se pueden guardar en el cajón inferior o en el armario si no se necesitan para trabajar. Deja solo los artículos más esenciales sobre la mesa, y coloca el resto de cosas al máximo en cajones o armarios.
- Adquiera el hábito de volver a colocar las cosas en su lugar después de su uso, de lo contrario, la mesa se desordenará constantemente y los cajones comenzarán a llenarse rápidamente con elementos innecesarios.
4 Apile papeles y documentos en la bandeja especial. Esta afiliación simplifica el proceso de clasificación de documentos. Las bandejas son poco profundas y escalonadas para facilitar la colocación de documentos entrantes y salientes, y correos electrónicos respondidos y no respondidos. Apile sus materiales de escritura en bandejas, carpetas y archivadores para evitar abarrotar la superficie de su escritorio con papel.
- Utilice una o más bandejas para diferentes tipos de documentos para liberar su escritorio del papel innecesario.
- Puede asignar una bandeja para los documentos que están actualmente en el trabajo y la segunda para las cartas entrantes y salientes.
5 Mantenga ordenado su espacio de trabajo compartido. Ocasionalmente, los empleados comparten un escritorio o espacio de trabajo en la oficina, o el escritorio está al lado de otra área de trabajo y hay espacio limitado. Trate de mantener el orden también en esta situación.
- Primero, asegúrese de que haya límites claros que separen la pertenencia de cosas y objetos. Luego, ordena tu área de trabajo para ser más productivo.
- Etiquete los artículos personales con etiquetas y guárdelos cerca de su lugar. Separe sus papeles de trabajo y dóblelos en carpetas y luego en cajones o bandejas.
- Reserve espacio para los utensilios compartidos para que dichos elementos no se acumulen en su área de trabajo.
- Utilice una mochila o un maletín para llevar un registro de sus pertenencias. Si su lugar de trabajo es compartido, es poco probable que pueda clasificar y almacenar los accesorios en el escritorio y en los cajones exactamente como desee.
- Apile las cosas con regularidad y limpie el área de trabajo común para evitar el desorden. Cuanta más gente trabaja en una oficina, más basura, cosas innecesarias y papeles desordenados se acumulan allí.

Consejos

Coloque una papelera junto a su escritorio para deshacerse de todo lo que no necesite de una vez. De lo contrario, la basura se acumulará en la mesa.
Si no hay espacio para una lámpara de mesa, compre una lámpara con soporte.
Etiquete los cuadros de acuerdo con el contenido para que no tenga que pasar por cada cuadro para encontrar el documento que desea.
Compre cajas simples para guardar sus artículos adicionales. Algunos elementos deben estar a mano, pero no sobre la mesa. Colóquelos debajo de una mesa, junto a ella o en cualquier otro lugar de la habitación.
Si le encanta jugar, intente hacer sus propias cajas y bandejas de almacenamiento únicas con materiales especiales.
Intenta eliminar todas las cosas que distraen tu atención. Esto es importante para la organización mental y la eficiencia del trabajo.
Su silla debe estar equipada con un respaldo. Una silla incómoda y una mala postura afectan su salud y estado de ánimo.
Si está limpiando su lugar de trabajo, deje la cantidad mínima de pertenencias personales y joyas sobre la mesa. Cuantos más elementos, mayor será la posibilidad de caos y desorden.
Considere un sistema de archivo para que siempre sepa dónde se encuentran los documentos terminados, qué papeles deben revisarse o desecharse. Al organizar los artículos, puede partir del grado de importancia y finalización.
Mantenga un bloc de notas o algunas hojas de papel en su escritorio para que siempre pueda escribir algo cuando sea necesario.

Advertencias

Un lugar de trabajo desordenado reduce la productividad. El orden aumenta la eficiencia.
No olvides dónde pones tus cosas. Si tiene muchas herramientas, electrodomésticos y carpetas de papel, escriba la ubicación de todos los elementos.