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Hay muchas situaciones diferentes en las que un cliente necesita ponerse en contacto con empresas o fabricantes por diversos problemas comerciales. Pero cuando llega el momento de enviar un correo electrónico al servicio de atención al cliente, algunas personas pueden sentirse perplejas. A menudo surgen preguntas sobre cómo escribir tales cartas en formato electrónico, ya que generalmente se escriben en papel, y qué estándares generalmente aceptados se aplican con mayor frecuencia a las cartas de este tipo. Si bien estos estándares varían según la industria, la región y la cultura, existen algunas pautas generales para garantizar que el correo electrónico enviado al servicio de asistencia técnica sea efectivo. Aquí están las principales recomendaciones de aquellos que se han encontrado con este tipo de correo electrónico antes.
Pasos
Método 1 de 1: escribir un correo electrónico al servicio de atención al cliente
1 Consulte el sitio web. Asegúrese de que la empresa aún no haya resuelto su problema antes de enviar su correo electrónico. Esto les ahorrará tiempo y esfuerzo a todos, incluyéndolo a usted, y será muy apreciado. - Mientras revisa el sitio, busque los mejores canales de comunicación. El correo electrónico no siempre es el mejor canal, y debe respetar estas políticas de la empresa y comunicarse con ellos de una manera diferente. Muchas empresas ofrecen asistencia telefónica y servicios de asistencia adicionales, como un apartado postal.
2 Busque recursos en línea dedicados en Internet. Muchas empresas ofrecen direcciones de correo electrónico personalizadas para problemas especiales, como el seguimiento de envíos, devoluciones de productos o asistencia técnica. Es posible que el uso de los canales de comunicación proporcionados sea mucho más efectivo que una carta estándar al correo electrónico general de la empresa. Además, si ignora las comunicaciones proporcionadas, el proceso de vinculación con la empresa puede llevar mucho más tiempo. 
3 Incluya información de identificación personal en su carta de apoyo. La empresa necesita saber qué productos o servicios adquirió, así como la fecha de compra y las fechas de entrega previstas para el producto o servicio. Es posible que la empresa también necesite saber la dirección de su casa y la cantidad de artículos comprados. Asegúrese de que todo esto se indique en su correo electrónico. 
4 Use un tono apropiado. Algunos expertos señalan que las cartas al servicio al cliente escritas sin tener en cuenta la etiqueta pueden ser ignoradas o su efectividad será mucho menor.Trate de adherirse a un cierto estilo de escritura que muestre su nivel de educación y conocimiento, sin usar declaraciones demasiado provocativas. 
5 Pide lo que quieras directamente. Muchos escritores experimentados de correo electrónico de servicio al cliente encuentran que es mejor ser franco acerca de sus expectativas. La empresa puede estar de acuerdo o no con sus requisitos, pero al proporcionar información clara, usted ayudará al representante de la empresa no solo a comprender su punto de vista, sino también a mostrar su opinión sobre todos los problemas, productos u otros problemas emergentes en el servicio al cliente. - Obtenga más información sobre la política de la empresa. Al escribir su solicitud, primero puede investigar para comprender qué requisitos es más probable que se cumplan. Cómo resolver el problema que ha surgido depende de usted, pero comprender la posición de la empresa le ayudará a hacer que sus mensajes sean más efectivos.
