Contenido

• Pasos
• Parte 1 de 2: Formato de carta comercial
• Parte 2 de 2: Cómo escribir una carta comercial
• Consejos

Si tiene su propio negocio, probablemente deba escribir cartas comerciales a sus clientes. Los objetivos pueden ser diferentes: notificar sobre nuevos eventos o condiciones, responder a las quejas de los clientes en nombre de la empresa. Independientemente del motivo de la redacción, es importante mantener un tono profesional y un estilo empresarial en todo momento.

Pasos

Parte 1 de 2: Formato de carta comercial

1. 1 Utilice un membrete profesional. La carta comercial representa a su empresa. En este sentido, la carta debe tener la forma adecuada. Además, no olvide utilizar el logotipo o la marca de su empresa.
   • Puede crear un encabezado de carta utilizando plantillas de color listas para usar para Microsoft Word. Utilice un logotipo o una marca real de la empresa.
2. 2 Abra un editor de texto. Todas las cartas comerciales de la empresa siempre deben escribirse en una computadora.
   • Cree un nuevo documento y establezca los márgenes en 2,54 centímetros.
   • Utilice un tipo de letra serif como Times New Roman, Georgia o Arial. Por lo tanto, el tamaño de la fuente no debe ser mayor a 12, pero no menor a 10. El tipo o tamaño de la fuente no debe afectar negativamente la legibilidad de la letra.
   • Utilice un espaciado de una sola línea.
3. 3 Personaliza la forma del bloque. El formulario de bloque es el formato más común para las cartas comerciales. También es el más fácil de configurar y seguir. Cada elemento está justificado a la izquierda y separado por un espacio. En orden de la parte superior de la página a la inferior, una carta comercial debe incluir los siguientes elementos:
   • La fecha de hoy o la fecha en que se envió la carta. No olvide incluir la fecha, porque se usa para la contabilidad del remitente y el destinatario, así como para fines legales. Dar la fecha exacta.
   • Dirección del remitente. Esta es su dirección en formato estándar. Si su dirección ya figura en el encabezado de la carta, puede omitir este paso.
   • Dirección saliente. Ingrese el nombre y la dirección del destinatario de la carta. Puede utilizar la dirección "Maestro" o "Maestra". Entonces, si el destinatario es Nina Serova, puede escribir tanto "Sra. Nina Serova" y "Nina Serova".
   • Saludos. Puede escribir "Estimada Sra. Serova" o "Estimada Nina Serova". Si no está seguro de quién leerá la carta, escriba “Estimados señores”. También existe la opción "Para información de todos los interesados", pero debe dejarse como último recurso si se desconoce el destinatario.
   • El cuerpo principal de la carta. Esta parte se discutirá con más detalle en la siguiente sección.
   • Parte final y firma. Escriba: "Atentamente" - o: "Mis mejores deseos".

Parte 2 de 2: Cómo escribir una carta comercial

1. 1 Defina su público objetivo. El tono de la carta debe ser siempre profesional independientemente de la audiencia, pero la elección de las palabras y los medios del idioma depende del destinatario de la carta. Si la carta es para el departamento de recursos humanos de otra empresa, se debe utilizar un lenguaje más formal. Al dirigirse a un cliente específico, puede recurrir a un lenguaje informal y sencillo.
   • También le ayudará a evitar malentendidos. No utilice términos que sean incomprensibles para el lector. Por ejemplo, es posible que los clientes no conozcan las abreviaturas utilizadas para el programa espacial en su empresa, así que no las utilice en su carta.
   • La regla más importante de la redacción comercial es que el texto debe ser claro, conciso y cortés.
2. 2 Indique el propósito de la carta en la primera línea. Considere el propósito de la carta. ¿Quiere proporcionar una nueva dirección de oficina? ¿Recuerda al cliente sobre la deuda? ¿Responder a la denuncia? Tenga esto en cuenta cuando necesite escribir la primera oración de la carta. No use palabras vagas y vaya directo al grano.
   • Escriba en primera persona si expresa su opinión como propietario de una empresa. Escriba en segunda persona si se dirige en nombre de una empresa u organización.
   • Utilice una declaración inequívoca como: "Por la presente le informamos" - o: "Por la presente queremos saber lo siguiente". Escribe en primera persona si te diriges como propietario de la empresa como: “Quiero contactar contigo”, - o: “Recientemente aprendí ..., así que me gustaría ...”.
   • Por ejemplo, usted (el propietario de la empresa) desea informar a Nina Serova sobre la deuda de un mes. Comience su carta así: "Me gustaría informarle que a marzo de 2015 hay una deuda en su cuenta".
   • Si es un empleado de una empresa y está respondiendo a la queja de un cliente sobre el programa espacial de su empresa, comience así: "Recibimos sus comentarios sobre nuestro programa de colonización de Marte".
   • A veces es necesario decirle al lector que ganó un concurso o consiguió un lugar en una institución educativa. Empiece así: "Me alegra informar ...", - o: "Nos alegra informar ...".
   • Si necesita informar malas noticias, comience con esta frase: "Con pesar le informamos ...", - o: "Después de una cuidadosa consideración, se decidió ...".
3. 3 Usa una voz válida. En el discurso oficial, a menudo se usa la voz pasiva, pero puede hacer que el texto de la letra sea monótono o incomprensible. Una voz válida permite que la información se transmita en un tono decisivo.
   • Un ejemplo de voz pasiva: "¿Qué pasos se pueden dar?" En este caso, el sujeto “pasos” no es el ejecutor de la acción, sino que experimenta la acción sobre sí mismo.
   • Ejemplo de voz válida: "¿Qué pasos podemos dar?" En esta versión, se utiliza una voz activa, que le permite transmitir clara y claramente la idea.
   • En ocasiones, la voz pasiva te permite transmitir tu mensaje y no llamar demasiado la atención sobre un error o hecho desagradable. Úselo solo en este caso. Por lo general, se prefiere una voz válida.
4. 4 Enlace a eventos anteriores o comunicación con el lector. Es posible que haya informado previamente a Nina Serova sobre la deuda. El lector podría expresar su descontento con su programa espacial en la última conferencia. Si ya se ha comunicado, recuerde este hecho. El lector podrá recordar detalles importantes y su carta será mucho más importante y urgente.
   • Utilice frases como: "Según la carta anterior de ...", "Gracias por su pago puntual el mes pasado", o: "Estuvimos encantados de escuchar sus comentarios constructivos en la conferencia de mayo".
5. 5 Haga una solicitud u ofrezca ayuda. Establezca un tono positivo con una solicitud cortés u ofrezca cooperación en forma de ayuda.
   • Digamos que es dueño de una empresa y quiere convencer a un cliente de que pague una deuda. Utilice la frase: "Le agradecería su ayuda y pago inmediato".
   • Si escribe en nombre de una empresa, utilice la frase: "Nos gustaría concertar una reunión personal para usted con nuestro gerente de recursos humanos".
   • También ofrece responder a todas las preguntas posibles y despejar las dudas del lector. Ejemplo: "Estaremos encantados de responder a cualquiera de sus preguntas o aclarar cualquier duda sobre el pago", - o: "¿Quiere conocer más detalles sobre nuestro programa?"
6. 6 Completa la carta. Utilice una llamada a la acción de su lado o del lado del cliente. Esto puede ser una solicitud para pagar la deuda dentro de un período de tiempo específico o una oferta para concertar una reunión con un cliente.
   • Escriba una propuesta con la esperanza de comunicarla en el futuro: "Espero verlo en la reunión de presupuesto la próxima semana", o: "Estaremos encantados de discutir todos estos aspectos con usted en más detalle cuando nos reunamos en nuestra oficina . "
   • Indique si se adjuntan documentos a la carta. Agregue una frase como: "Le enviaremos una factura del mes pasado", - o: "Se adjunta a la carta una copia del programa espacial".
   • Utilice una frase de cierre al final. Es mejor que los clientes escriban: "Atentamente", - o: "Mis mejores deseos".
   • Utilice la expresión "Saludos" en cartas formales a extraños.
   • Escriba: "Todo lo mejor" si conoce o coopera con una persona.
7. 7 Corregir los errores. ¡El formato y la redacción correctos no jugarán ningún papel si hay errores gramaticales en la carta!
   • Intente encontrar todos los casos de voz pasiva y realice los ajustes necesarios.
   • Preste atención a las oraciones largas y confusas. En una carta comercial, se aplica la regla “Mejor menos es mejor”, por lo que las oraciones largas deben descartarse.

Consejos

• Imprima la carta en papel A4 sin forro. Si envía por correo, doble la carta tres veces y colóquela en un sobre estándar.