Contenido

• Pasos
• Consejo
• Que necesitas

Organizar archivos de Office no es una tarea sencilla, especialmente cuando se trata de organizar grandes cantidades de archivos y documentos. Sin embargo, puede superar este desafío si planifica con anticipación y decide un sistema de archivo. Esto le ayuda a organizar su perfil comercial y garantiza que encontrará documentos importantes más rápido. Puede consultar el artículo a continuación sobre cómo organizar los registros de su oficina para comenzar su misión.

Pasos

Parte 1 de 3: Organiza el momento adecuado

1. 

   Reserve una cantidad de tiempo para organizar su aplicación y evitar distracciones en el medio. Tenga cartulina y pegatinas listas para crear un nuevo perfil antes de comenzar. anuncio

Parte 2 de 3: organizar documentos y registros

1. 

   
   
   Divida pilas de documentos y archivos en trozos más pequeños y manejables.
   • Procese las pilas de una en una y limpie o destruya los papeles innecesarios para reducir la cantidad y limitar la redundancia.
   • Divida el resto de documentos y archivos en dos partes separadas, una para los archivos que deben procesarse en los próximos meses y la otra para los archivos de archivo que no requieren un procesamiento urgente.

2. 

   
   
   Organice las carpetas alfabéticamente si tiene un perfil de cliente. Por ejemplo, si cada carpeta es el nombre de una persona o empresa, puede ordenar los registros por el nombre de esa persona. En este caso, debe etiquetar cada tarjeta de perfil que contenga el nombre completo del cliente.Organice sus cubiertas alfabéticamente, luego etiquete su cajón de archivo para ver qué cajón tiene un nombre que comienza con una letra determinada.

3. 

   
   
   Ordene por categoría si los registros pertenecen a muchas partes del negocio. Algunos registros se relacionan con facturas, garantías o contratos y debe dividirlos en diferentes categorías. Etiquete cada registro según corresponda y coloque todos los documentos relevantes en el registro. Es posible que deba crear un perfil secundario, así que use una cubierta colgante para marcar cada categoría y la cubierta como secundaria.
   • Cree una cartera de documentos urgentes para que pueda encontrar documentos importantes rápidamente.
   • Coloque los archivos temporales al frente y los archivos de archivo en la parte posterior del cajón para que pueda acceder fácilmente a los archivos que necesitan procesamiento.
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Parte 3 de 3: ordenar registros por mes

1. 

   Además de utilizar los métodos anteriores, puede organizar sus carpetas por mes (y año). Si no tiene tiempo para resolverlo de inmediato, puede poner sus papeles en su registro mensual para procesar la fecha. Este paso también le ayuda a determinar dónde almacenar sus documentos más rápidamente.
   • El registro mensual también es adecuado para almacenar documentos de otro tipo.

2. 

   Al final del año, verifique los papeles que quedan en el registro mensual y puede descubrir que la plantilla, así como el nuevo grupo de perfil (nombre de la categoría), faltan en el sistema. Crea perfiles para esos artículos en el nuevo año.

3. 

   Recorte los papeles restantes por mes. Mantener en archivo bajo el grupo “Mixto” (Año-). anuncio

Consejo

• Después de organizar sus registros, debe mantenerse ordenado en la oficina. Arregle el sistema de mantenimiento de registros y devuelva los papeles en su lugar.
• Deseche, recicle o destruya los documentos innecesarios para evitar la manipulación del nuevo sistema de mantenimiento de registros.

Que necesitas

• Archivadores
• Funda colgante
• De tapa dura
• Pegatinas
• Marcadores