Contenido

• Al paso
• Método 1 de 4: ajuste su estilo de comunicación
• Método 2 de 4: trato con empleados y colegas
• Método 3 de 4: lidiar con situaciones cargadas de emociones
• Método 4 de 4: comunicarse con grupos grandes

Para aprender a comunicarse de manera eficaz, debe adaptar las cosas que dice y escribe a diferentes contextos. Esto significa que debes adaptar tu estilo de comunicación a tu audiencia. En el lugar de trabajo, esto significa hacer todo lo posible por ser claro, respetuoso y profesional. Al lidiar con una situación cargada de emociones, concéntrese en validar los sentimientos de la otra persona, en lugar de expresar su propia opinión. Al comunicarse con un grupo grande de personas o al hacer una presentación, puede adaptarse si se apega a una estructura clara, enfatiza los puntos importantes e interactúa con la audiencia para mantener su energía y atención.

Al paso

Método 1 de 4: ajuste su estilo de comunicación

1. Adapte su vocabulario a la audiencia. Es importante poder hablar en diferentes registros, algunos de los cuales son formales y otros informales. En su trabajo o en su vida profesional, probablemente sea importante que luzca bien educado, informado y pulido. Sin embargo, es más probable que tus amigos esperen ver un lado más informal de tu personalidad. Al adaptar su vocabulario a la situación, podrá conectarse mejor con otras personas.
   • Asegúrese de utilizar palabras que los demás comprendan.
   • Por ejemplo, la jerga y la jerga pueden ser apropiadas para hablar con amigos, pero pueden interferir en su carrera si las usa en el lugar de trabajo. Del mismo modo, las palabras grandes y el lenguaje profesional en el trabajo pueden hacer que parezca más inteligente, pero pueden ser irritantes y alienantes si usa ese lenguaje entre amigos.
2. Refleje el lenguaje y los gestos de la persona con la que está hablando. Reflejar la actitud de la otra persona puede hacer que se sienta cómodo. También te hace más convincente. Puede copiar gestos, posturas y / o elección de palabras.
   • Imite solo algunos de sus gestos y elecciones de palabras. Hacer esto demasiado puede empezar a molestarlos.
   • Solo refleje a alguien cuando se considere apropiado. Por ejemplo, si usted es un hombre que habla con una mujer que sostiene un bolso, no es una buena idea sostener su brazo al costado como si también estuviera sosteniendo un bolso.
3. Varíe su tono según la situación. Toon puede contarle mucho a la otra persona sobre la situación. Puede usar un tono serio cuando hable de negocios en el lugar de trabajo, un tono alentador cuando evalúe a un empleado o un tono informal cuando salga con amigos.
   • Al ajustar su tono, asegúrese de que su comunicación verbal y no verbal coincida, lo que demostrará sinceridad. Por ejemplo, un tono firme y serio se vería socavado si se riera y se ponga larguirucho. Un tono serio se adaptaría a una cara seria y gestos ligeros, mientras que un tono alentador iría bien con asentimientos y algunos gestos más.

Método 2 de 4: trato con empleados y colegas

1. Programe reuniones cara a cara para temas nuevos o complicados. Opte por el contacto personal, incluso si cree que puede plantear el tema en un correo electrónico o boletín. De esta manera, le da a las personas la oportunidad de hacer preguntas y la oportunidad de proporcionar aclaraciones cuando sea necesario.
   • Por ejemplo, podría pensar que puede explicar las nuevas reglas para los descansos de los empleados por correo electrónico o colgando las reglas en el comedor.
   • Sin embargo, si mantiene una reunión con sus empleados, puede estar seguro de que todos comprenden las reglas y pueden ser considerados responsables.
2. Discuta los problemas en privado con sus subordinados. Nunca pida cuentas a un compañero de trabajo frente a otros empleados, ya que esto puede causar resentimiento. Los correos electrónicos pueden malinterpretarse, por lo que es mejor no querer abordar los problemas de los empleados también de esta manera. En su lugar, programe una reunión privada para hablar.
   • Utilice palabras que el otro pueda entender.
   • Inicie la conversación con algo como "Frank, quería hablarte sobre algunas de las cosas que he notado en tu trabajo últimamente y cómo podemos hacer algo al respecto". Esto crea un tono fuerte, pero orientado al futuro, en lugar de un tono demasiado crítico.
   • Luego, escriba un resumen de cada reunión y envíelo por correo electrónico a todos los involucrados. Esto hace que la comunicación sea aún más clara.
3. Usa las redes sociales de manera profesional. No envíe quejas personales o información confidencial sobre el trabajo a través de las redes sociales. En resumen, mantenga su negocio profesional. Si usualmente solo usa las redes sociales para conectarse con amigos, esto podría significar cambiar tanto el tono como el contenido de sus publicaciones.
   • Mantenga sus publicaciones en las redes sociales positivas y concisas: "¡Hola, Groningen, venga a Totaalsport hoy para obtener un 20% de descuento en todo el equipo!"
   • Cuando se comunique con colegas, empleados o clientes a través de las redes sociales, manténgase alejado de ataques personales, desahogos, quejas e imágenes inapropiadas.
   • Sepa que todo lo que publique en línea puede ser visto por cualquier persona.
   • A muchas personas les gusta mantener una cuenta de redes sociales separada, una para uso personal y otra para uso comercial.
4. Pregúntese qué quiere transmitir si no se comunica en persona. Lea un correo electrónico o un mensaje de texto antes de presionar "enviar". Si necesita hablar o usar el teléfono con alguien, tome algunas notas sobre lo que quiere decir antes de comenzar la conversación. La comunicación a través del texto puede ser difícil de interpretar porque no tiene señales contextuales como el tono y las expresiones faciales. Asegúrese de estar completamente claro:
   • Si está escribiendo en el lugar de trabajo, coloque el punto principal de su correo electrónico en la línea de asunto o, si está en un mensaje de texto, en la parte superior. El destinatario agradecerá que usted ahorre tiempo siendo directo.
   • Utilice la línea de asunto del correo electrónico con cuidado. Evite temas vagos u obvios, como "Aviso de trabajo". En su lugar, utilice títulos específicos como "¡Reunión con Berend Wijmans el 16 de noviembre!"
   • Cuando hable por teléfono, use señales verbales claras como "Entonces, Natasha, la razón por la que llamo es para hablar sobre la disminución de las ventas" y "André, quiero asegurarme de entender. ¿Puedes repetir el lema de nuevo?
5. Reserva tiempo para pequeñas conversaciones si eres introvertido. Haz tu mejor esfuerzo por hablar de manera informal también, de modo que cuando te hablen, la gente se sienta cómoda y cómoda sin importar el contexto. Incluso si eres introvertido y hablar no es algo natural, es fácil encontrar formas de tener conversaciones neutrales con la gente.
   • Cíñete a temas neutrales y no controvertidos. Por ejemplo, puede hablar sobre programas de televisión populares, comida o uno que siempre puede usar: el clima.
     • Por ejemplo, prueba algo como "Oye, ¿qué te pareció el último episodio de Juego de tronos?
   • Si está en una posición gerencial o gerencial, hablar o asuntos cotidianos hará que sus empleados sientan que está a la altura de su nivel y que es accesible. Hablar de las cosas con un gerente o jefe ayuda a forjar un vínculo, lo que hace que sea más fácil hablar de asuntos más complejos o serios más adelante.

Método 3 de 4: lidiar con situaciones cargadas de emociones

1. Utilice declaraciones "yo" en lugar de "usted". Reformule las cosas que quiere decir para transmitir cómo se siente o piensa, en lugar de centrarse en lo que ha hecho otra persona. Esto hará que la otra persona sea menos propensa a sentirse atacada. Por ejemplo:
   • En el trabajo, podría decir algo como "Recuerdo haber aprendido esto como un nuevo empleado", en lugar de "No entiendes cómo funciona esto".
   • Del mismo modo, es mejor no decirle a un amigo algo como: "Te enojas con demasiada facilidad. En su lugar, di algo como "Siento que esto es algo que realmente te importa".
2. Busque un vínculo con quien esté molesto. Incluso cuando alguien te molesta, o cuando intentas mediar entre dos partes, debes hacer todo lo posible para encontrar puntos en común en situaciones emocionales. Cuando la situación está cargada de emociones, forjar vínculos ayuda a evitar que las personas se sientan atacadas. Esto también puede evitar que alguien se ponga a la defensiva.
   • Enfatice la asociación en la forma en que expresa las cosas.Por ejemplo, utilice frases como "Podemos hacerlo" o "Estamos juntos en esto".
3. Muestre empatía por la otra persona, en lugar de críticas. A veces, cuando las personas están molestas, necesitan hablar y necesitan que alguien simplemente escuche. Demuestre que se toma en serio sus preocupaciones y que está dispuesto a tratar de comprender lo que está sucediendo. Esto significa ajustar la forma en que te comunicas para concentrarte más en responder a lo que dice la otra persona.
   • Di algo como "Entiendo totalmente por qué estás molesto" o "Tenías razón, eso molestaría a cualquiera".
   • Evite comentarios como "No tienes que estar realmente molesto por esto" o "No entiendo por qué esto te molesta", incluso si te sientes así.
4. Haz tu mejor esfuerzo para mostrar respeto. Desactivar una situación cargada de emociones requiere reconocer la entrada y el valor de otras personas para que no se sientan impotentes o no reconocidos. Aclare lo que el otro ha hecho bien, o qué derechos y poderes tiene el otro, tales como:
   • Realmente trabajaste duro en esto, ¿no es así?
   • Creo que manejas esto con mucha paciencia.

Método 4 de 4: comunicarse con grupos grandes

1. Adapte su presentación a su audiencia. Es importante conocer a su audiencia para que pueda adaptar su mensaje a su audiencia. Necesita saber quiénes están en la audiencia, comprender un poco sus antecedentes y por qué asisten a su presentación. Cuanta más información tenga, mejor podrá diseñar su presentación.
   • Por ejemplo, si está dando una presentación a un grupo de ejecutivos por encima de usted en la jerarquía corporativa, su lenguaje debe ser profesional y pulido, y no debe tener en cuenta las bromas o la jerga. Sin embargo, puede usar bromas, jerga y lenguaje sencillo cuando hable con un grupo de subordinados, ya que esto puede ayudar a aliviar la tensión en la sala.
   • Tenga en cuenta los antecedentes de las personas de la audiencia para asegurarse de no utilizar un lenguaje o ejemplos ofensivos.
2. Planifique lo que quiere decir. Para comunicarse claramente con un grupo grande, necesita un plan para lo que quiere decir, en lugar de hablar informalmente con algunas personas. De lo contrario, corre el riesgo de perder la atención de su audiencia. Planifique lo siguiente:
   • Los puntos principales que desea enfatizar. Por ejemplo, si presenta la nueva estrategia de ventas de su empresa en tres puntos, planifique hablar un poco más alto cuando mencione cada punto por primera vez.
   • Momentos en los que es posible que desee reducir la velocidad (como introducir información nueva o complicada).
   • Lugares naturales en su presentación en los que puede hacer una pausa, como después de presentar cada punto de una estrategia de ventas de tres puntos. Esto les da a los asistentes tiempo para dejar que la información se asimile.
3. Indique los puntos principales en su presentación. Utilice frases clave para delinear los puntos principales de su conversación. Puede ser difícil seguir las presentaciones orales, pero estas "señales" ayudan a su audiencia a mantenerse al día con el texto. Buenas frases para subrayar son:
   • "Continuar ..." (para introducir un nuevo punto).
   • "Como dije antes ..." (para recordarle a la audiencia su punto principal).
   • "Para terminar ..." (para hacerles saber que se acerca el final de su texto).
   • Dígale a la gente cuándo va a responder preguntas. Podría decir: "Guarde sus preguntas para después de la presentación, luego las responderé.
4. Cree ayudas visuales para enfatizar los puntos más importantes. Arme una presentación de diapositivas simple. Utilice la presentación de diapositivas como una forma de enfatizar los puntos importantes, no para explicarlos en detalle. De lo contrario, su audiencia verá las diapositivas en lugar de prestar atención a lo que dice.
   • Utilice solo una pequeña cantidad de texto o imágenes por diapositiva. Por ejemplo, si está describiendo tres objetivos para su organización para el próximo año, cree una diapositiva que diga "Objetivo 1: Aumentar la membresía en un 10%".
   • Esa es suficiente información para recordarle a la audiencia el punto que desea hacer, pero no tanto que disminuya su atención.
5. Interactúa con tu audiencia. Incluya pausas en su presentación, haga preguntas y anime a las personas a hacer preguntas si necesitan aclaraciones sobre alguna de las presentaciones. También puede dirigirse directamente a las personas de la audiencia, ya sea por su nombre o mirándolas a los ojos. Esto ayuda a que la presentación sea más atractiva, atraiga a la audiencia y aumente la cantidad de información que pueden derivar de su conversación.