Contenido

• Al paso
• Parte 1 de 2: redacción de una carta comercial
• Parte 2 de 2: redacción de la carta comercial
• Consejos

Cuando dirige un negocio, probablemente tenga que escribir cartas a sus clientes. Es posible que deba informarles sobre nuevos eventos u ofertas especiales, o puede que deba responder a un cliente que tenga una queja en nombre de su empresa. Cualquiera sea el motivo de su carta, utilice siempre un tono profesional.

Al paso

Parte 1 de 2: redacción de una carta comercial

1. Utilice un membrete profesional. Una carta comercial representa a su empresa. Por lo tanto, debe tener un aspecto distintivo y ser de alta calidad. El logotipo de la empresa o la marca también debe estar en él.
   • Puede hacer un membrete con los diseños en Microsoft Word. Asegúrese de utilizar su logotipo o marca existente en el membrete.
2. Abra un programa de procesamiento de textos. Siempre debe crear una carta comercial en una computadora.
   • Cree un nuevo documento y establezca los márgenes del documento en 1 pulgada.
   • Utilice una fuente serif como Times New Roman, Georgia o Ariel. Asegúrese de usar un tamaño de fuente no mayor a 12, pero no menor a 10. La letra no debe ser difícil de leer debido a una fuente o tamaño incorrectos.
   • Asegúrese de utilizar un solo espacio.
3. Usa la forma de bloque. El formulario de bloque es el formato más común para las cartas comerciales. También es el más fácil de trabajar. Cada encabezado debe estar contra el margen izquierdo y habrá un espacio después de cada encabezado. Comenzando de arriba a abajo, su carta comercial debe tener los siguientes títulos:
   • La fecha actual o la fecha en la que envía la carta. La fecha es importante ya que puede usarse para sus registros y los del destinatario. Entonces también se puede utilizar legalmente. Así que asegúrese de que la fecha sea correcta.
   • La dirección del remitente. Esta es su dirección, formateada en un formato de dirección estándar. Si su dirección ya está en el membrete, puede omitir este paso.
   • La dirección del destinatario. Consiste en el nombre y la dirección de la persona a quien le está escribiendo la carta. Usar Sr. / Sra. Es opcional. Entonces, si escribe a Nina de Vries, por ejemplo, puede omitir la parte de Mevrouw.
   • El preámbulo. Puede ser "Estimada Sra. De Vries" o "Estimada Nina de Vries". Si no está seguro de quién leerá la carta, utilice "Estimado señor o señora". También puede usar "L.S.", pero solo como último recurso si no tiene idea de quién leerá su carta.
   • El cuerpo de la carta. Nos centraremos en esto más adelante en este artículo.
   • El cierre de la carta, con firma. Puede ser "Atentamente" o "Atentamente".

Parte 2 de 2: redacción de la carta comercial

1. Determina quién es tu público objetivo. El tono de la carta siempre debe ser profesional, independientemente de su público objetivo. Pero es posible que deba cambiar su idioma o la elección de palabras según el destinatario. Si escribes al departamento de recursos humanos de otra empresa, debes ser más formal en tu idioma. Pero si está escribiendo a un cliente específico, puede usar un lenguaje un poco más informal o casual.
   • Determinar su grupo objetivo también significa que puede ser claro hacia su grupo objetivo. Evite utilizar terminología que su lector no comprenda. Por ejemplo, es probable que un cliente no conozca las abreviaturas utilizadas para el programa espacial de su empresa, así que no las utilice en la carta.
   • La regla de oro para escribir una buena carta comercial es ser clara, concisa y educada.
2. Indique el propósito de la carta en la primera oración. Considere el propósito de la carta. ¿Es para informar a sus clientes sobre su nueva ubicación? ¿Es para recordarle a un cliente sobre una factura impaga o un saldo pendiente? ¿O para responder a la queja de un cliente? Con este objetivo en mente, cree un borrador para la primera oración que le permitirá al lector saber inmediatamente de qué se trata la carta. No sea vago sobre el propósito de su carta. Sea sencillo.
   • Comience con "Yo" si desea expresar su opinión como propietario de un negocio. Utilice "Nosotros" cuando escriba en nombre de una empresa u organización.
   • Enfócate en una afirmación directa como: "Con esta carta queremos informarte" o "Con esta carta queremos pedirte". También puede utilizar una declaración "I" si está escribiendo la carta como propietario de un negocio. Por ejemplo: "Me comunico con usted debido a" o "Hace poco escuché eso ... y me gustaría saber más sobre ..."
   • Por ejemplo, si usted (como propietario de un negocio) le escribe una carta a Nina de Vries sobre una cuenta impaga del mes pasado, podría comenzar con: "Me comunico con usted a través de esta carta debido a un saldo pendiente en su cuenta desde marzo de 2015 . "
   • O, como empleado de una empresa, si responde a la queja de un cliente sobre el programa espacial de la empresa, puede comenzar la carta con "Recibimos su queja sobre nuestro programa espacial a Marte".
   • Tal vez escriba la carta para informar a un cliente que ha ganado un concurso o un lugar en un curso de formación. Comience con una oración como: "Me complace informarle ..." o "Nos gustaría informarle que ..."
   • Si tiene que dar malas noticias, comience con una oración como "Lamentamos informarle que ..." o "Después de una cuidadosa consideración, decidí no ..."
3. Utilice la voz activa en lugar de la pasiva. En el lenguaje general usamos a menudo la forma pasiva. Pero la forma pasiva hace que lo que escribes sea aburrido y confuso. La forma activa es mucho más efectiva en una carta comercial porque establece un tono más asertivo.
   • Un ejemplo de forma pasiva es, por ejemplo: `` ¿Qué quejas específicas puedo resolver por usted? '' El sujeto de la oración, el cliente ('usted') está al final de la oración, en lugar de al principio. de la oración.
   • Un ejemplo de la forma activa es, por ejemplo, "¿Qué puedo hacer para resolver sus quejas?" Esta versión de la oración, en la forma activa, es mucho más clara y más fácil de entender para el lector.
   • El uso de la forma pasiva puede ser una excelente manera de transmitir su mensaje sin prestar atención a un error o un punto cuestionable. Pero solo usa esto entonces. En general, la forma activa es mucho más eficaz en cartas comerciales.
4. Señale un evento o conversación anterior con el lector, si corresponde. Es posible que se haya puesto en contacto con Nina de Vries a principios de este mes con una advertencia sobre su factura impaga. O quizás un cliente expresó su frustración con el programa espacial en una conferencia el mes pasado. Si ya ha interactuado con el lector, reconozca esto. Le recuerda al lector su contacto anterior y hace que la carta comercial parezca más urgente e importante.
   • Utilice una frase como: "Continuación de mi carta sobre su factura impaga" o "Gracias por su pago en marzo". O "Fue muy útil escuchar sobre su posición en el programa espacial en la conferencia de mayo".
5. Haga una solicitud u ofrezca ayuda. Establezca un tono positivo con el lector haciéndole una solicitud cortés u ofreciéndole ayuda en forma de una relación de colaboración.
   • Supongamos que es propietario de un negocio y le pide a un cliente que pague una factura. Utilice una frase como, "Le agradecería que liquide su factura impaga lo antes posible".
   • Digamos que escribe en nombre de su empresa. Use una oración como: "Estaremos encantados de organizar una reunión cara a cara entre usted y nuestro Oficial de Recursos Humanos".
   • También puede ofrecer responder cualquier pregunta o inquietud que puedan tener sus lectores. Use una frase como: "Estaré encantado de responder cualquier pregunta o inquietud que tenga con respecto a su cuenta" o "¿Le gustaría que le brindemos más detalles sobre el programa?"
6. Cierra la carta. Agregue un llamado a la acción, para usted y para el lector. Esto podría ser una solicitud de pago antes de una fecha específica o una nota sobre cómo hacer una cita formal con el lector.
   • Agregue una oración en la que se dirija al destinatario en el futuro. "Espero verlo en la reunión de presupuesto la semana que viene" o "Espero seguir discutiendo esto con usted durante nuestra visita a la sede".
   • Preste atención a cualquier documento que desee agregar a su carta. Agregue una oración como "En los anexos encontrará la factura pendiente" o "Adjunto encontrará una copia de nuestro programa espacial".
   • Termine la carta con una oración final. Utilice "Atentamente" para clientes o clientes.
   • Utilice "Atentamente" en cartas formales a personas que no conoce.
   • Utilice sólo "Saludos cordiales" o "Saludos cordiales" cuando escriba a alguien que conoce bien o con quien trabaja.
7. Vuelve a leer la carta. ¡Todo su formato y palabras precisos serán en vano si la carta está llena de errores ortográficos!
   • Tenga en cuenta cualquier uso de la forma pasiva e intente cambiar la oración a la forma activa.
   • Preste atención a las oraciones largas, poco claras y complicadas. En una carta comercial, menos es más, así que acorte la longitud de sus oraciones si es posible.

Consejos

• Cuando imprima la carta, utilice un A4 en blanco. Cuando envíe la carta, dóblela en tercios y envíela en un sobre estándar.