Autor:
Tamara Smith
Fecha De Creación:
26 Enero 2021
Fecha De Actualización:
2 Mes De Julio 2024
Contenido
La preparación de una propuesta para la gestión es útil si ve oportunidades para mejorar los procesos, aumentar la rotación o realizar ahorros. También puede escribir una propuesta si ve algo que debería o puede cambiarse en sus ojos. Si desea preparar una propuesta para la gestión de su empresa, tómese el tiempo para recopilar la información necesaria. Discuta la propuesta con sus colegas para ver si están de acuerdo. Abordar la gestión de forma adecuada.
Al paso
Parte 1 de 2: redacta tu propuesta
Identifica el problema. Ya sea que desee hacer una propuesta sobre la racionalización de procesos o sobre la reducción de costos, debe tener una idea clara de cuál es el problema. A menudo, usted mismo tiene una idea de esto, pero si desea hacer un comentario y resolver algo, asegúrese de poder describir el problema de manera concisa. 
Haz tu investigación. Antes de comenzar a escribir su propuesta, es importante que verifique todos los hechos. Habla con las partes interesadas. Pueden ser colegas, supervisores o clientes. Lea sobre empresas comparables y lo que podrían hacer de manera diferente. - Por ejemplo, si cree que su empresa debería cambiar de proveedor, hable con los empleados de la cocina que trabajan para el proveedor actual. ¿Qué piensan ellos? ¿Quizás han trabajado con otras empresas de catering en otros lugares? ¿Qué diferencias ven ellos? ¿Qué opinan sus compañeros de la empresa de catering? Si no está satisfecho con la comida, podría ser simplemente su gusto personal en lugar de que la calidad sea deficiente.
Escribe una descripción del problema. Para presentar su propuesta, describa cuál es la situación actual. Indique todos los hechos relevantes. Por ejemplo, quiénes están involucrados, fechas y lugares. No haga un juicio de valor en esta sección todavía; limítese a un bosquejo objetivo de la situación actual. - En el ejemplo del servicio de catering puede escribir, por ejemplo: “La empresa X ha estado trabajando con el servicio de catering Y durante 7 años. Durante este período, el número de comidas entre las que se pueden elegir disminuyó de cinco a dos. La cantidad de platos vegetarianos ha disminuido y algunos días no se ofrecen platos vegetarianos ".
Explique cuál es su solución. Después de identificar el problema, describa la solución que propone. Si su propuesta consta de varios elementos, comience con el elemento más importante de su propuesta. Demuestre que sus hallazgos se basan en investigaciones. - Por ejemplo, puede escribir: “Aconsejo a la empresa X que se cambie a otro proveedor. La empresa X tiene varias opciones aquí. Caterer W y Caterer Z ofrecen más opciones en comidas y tienen un nivel de costos comparable al del proveedor actual. Además, Cateraar Z puede satisfacer mejor las necesidades de nuestros empleados, ya que cuentan con una amplia gama de platos vegetarianos, veganos y sin gluten. Aunque Cateraar W ofrece platos menos veganos, también serían una buena opción. La investigación realizada a principios de este año muestra que el 40% de nuestros empleados son vegetarianos, el 10% son veganos y el 2% de nuestros empleados siguen una dieta libre de gluten ".
Hacer un plan. Describa cada paso a seguir para implementar la propuesta. Indique para cada paso cuáles son los costos asociados con ese paso y cuál es el tiempo de espera. Sea transparente en lo que respecta a los costos que son ciertos y que dependen de ciertos factores. Si lo desea, puede numerar los pasos. Luego proporcione información más detallada. No sobreestime los retornos de su propuesta. Indique de la forma más objetiva posible cuáles son los rendimientos esperados. - ”Para cambiar de proveedor de servicios de catering, es necesario: 1. Cancelar el contrato actual con el proveedor de servicios de catering Y; 2. Invite al Caterer W y al Caterer Z a una sesión de prueba; 3. Elija una de las dos empresas de catering; 4. Firme un contrato con la empresa de catering seleccionada. Se espera que los costos del nuevo contrato sean comparables a los costos del contrato actual con Caterer Y. Si nos adherimos al período de preaviso acordado en el contrato actual con Caterer Y, no hay costos asociados con la cancelación. Por lo tanto, el cambio a un proveedor diferente puede ser neutral en cuanto a costos, con posibles efectos positivos en la satisfacción de los empleados porque aumenta la oferta en el comedor ".
Indique qué objeciones podría haber. Demuestre que se da cuenta de que existen posibles objeciones a la propuesta. Por ejemplo, ¿cabe esperar resistencia de los empleados? Quizás algunos colegas sean grandes admiradores de la empresa de catering actual. Indique qué se puede hacer para eliminar cualquier objeción y minimizar los riesgos. 
Indique qué se requiere para implementar la propuesta. Si su propuesta significa que deben comprarse artículos o deben desplegarse empleados adicionales para la implementación, indíquelo. También indique qué tiempo se requiere. Puede hacer esto en forma de lista de verificación. Por ejemplo: - "Obligatorio: grupo de trabajo que evalúe a los diferentes catering (4 empleados de diferentes partes de la organización), 2 horas para la sesión de prueba, 3 horas para la elaboración del informe de evaluación".
Termina con los principales beneficios. Cualquiera que sea el cambio que propongas, repítelo al final. Resuma sus tres puntos más importantes y concluya con una oración de resumen. Piense en esto como el resumen ejecutivo. Por ejemplo: - Como muestra esta propuesta, Caterer Y ha reducido la oferta de platos en los últimos 7 años. Caterer W y Caterer Z ofrecen una gama más amplia al mismo costo. Recomiendo organizar una sesión de prueba con estos dos catering con el objetivo de seleccionar un nuevo catering para nuestra empresa. Se espera que esto aumente la satisfacción y retención de los empleados ".
- Identificar beneficios económicos y cuantitativos. Por ejemplo, ¿su innovación genera ahorros de costos? Luego indique eso.
- Identificar beneficios cualitativos. A veces, las ventajas de una propuesta no se pueden indicar con cifras concretas. Por ejemplo, si su propuesta aumenta la satisfacción de los empleados, indíquelo. Los beneficios cualitativos pueden ser tan valiosos como los cuantitativos.
Parte 2 de 2: Envío de su propuesta
Haga que le lea la propuesta a un colega. Pídale a un colega que le dé su opinión sobre su propuesta. Quizás su colega esté totalmente de acuerdo con su propuesta. Si su colega no está completamente de acuerdo con su propuesta, piense en sus objeciones. Si cree que las objeciones están justificadas, ajuste su propuesta. Si cree que las objeciones están justificadas en sí mismas, pero no conducen a una conclusión diferente, por favor exprese las objeciones en la sección en la que explica las posibles objeciones a la propuesta. 
Raspar. Una vez que su propuesta esté lista y otra persona la haya revisado, revísela de nuevo a fondo. ¿Todas las oraciones funcionan bien, no hay errores de ortografía, es lo suficientemente conciso? No desea que su propuesta sea demasiado larga, porque es posible que la gerencia no la lea. Un máximo de dos páginas es una buena extensión. 
Envíe la propuesta a la dirección. Una vez que su propuesta esté completa, determine a quién enviarla. En algunas organizaciones, está claro quién tiene la palabra sobre un tema en particular. Esto es menos claro en otras organizaciones. Pregunte a quién contactar. A menudo, las secretarias lo saben muy bien. - Una vez que encuentre a la persona adecuada, intente programar una reunión física con ella para discutir la propuesta. De esa manera, obtendrá más atención para la propuesta que cuando la envíe en papel o por correo electrónico.
