Contenido

• Al paso
• Método 1 de 2: lo básico
• Método 2 de 2: el contenido
• Consejos

El resumen es la parte más importante de un documento comercial. Es la primera (y a menudo la única) parte que otros leerán y la última parte que debes escribir. Es una breve descripción general de todo el documento, diseñada para mostrar a las personas ocupadas que leerán su documento de un vistazo cuánto leer y qué acciones es probable que se tomen.

Al paso

Método 1 de 2: lo básico

1. Comprenda que un resumen es una breve descripción general de una pieza comercial. "Breve" y "descripción general" son las palabras aquí. El resumen no es de ninguna manera exhaustivo ni sustituye a la pieza original. Un resumen no debe exceder el 10% del documento original. Trate de obtener entre el 5% y el 10%.
   • Un resumen es diferente a un extracto. Un extracto proporciona al lector una descripción general y una orientación, mientras que un resumen expresa más la esencia y proporciona una dirección. Los extractos se utilizan con más frecuencia en trabajos académicos, los resúmenes más con fines comerciales.
2. Asegúrese de cumplir con las pautas de estilo y estructura. La mayoría de las fuentes de resumen influyentes coinciden en que deben aplicarse ciertas pautas de estilo y estructura. Éstas incluyen:
   • Los párrafos deben ser breves y directos.
   • Los resúmenes deben ser comprensibles sin haber leído el informe original.
   • Los resúmenes deben redactarse de manera que se adapten a la audiencia para la que se escribe el texto.
3. Define el problema. Un resumen debe definir un problema claro, ya se trate de la gestión de la cadena de suministro o de las campañas de marketing en el extranjero. La definición clara del problema es especialmente importante en los resúmenes, porque los documentos subyacentes a menudo los escriben técnicos que tienen poca comprensión de los asuntos conceptuales. Asegúrese de que el problema esté escrito con palabras claras e inteligibles.
4. Proveer una solución. Un problema siempre necesita una solución. Para lograr un objetivo claro (y una razón para financiar la causa), debe presentar la solución de tal manera que resuelva el problema de manera efectiva. Si su problema no está claramente definido, su solución probablemente tampoco tenga sentido.
5. Use imágenes, viñetas, encabezados, si eso hace que el documento sea más fácil de navegar. Un resumen no es un ensayo; no tienen que ser largos bloques de texto. Si aumentan la comprensión, estás en el camino correcto:
   • Estatua. Una imagen bien presentada que resalte con precisión la naturaleza del problema del cliente puede aclarar el núcleo de un resumen. Estimular lo visual suele ser tan eficaz como el análisis.
   • Enumeraciones. Los grandes fragmentos de información se pueden dividir en listas más manejables.
   • Jefes. Si es necesario, organice los temas en el resumen bajo títulos. Esto ayudará al lector a mantenerse encaminado al comenzar el resumen.
6. Mantenga el resumen fresco y libre de jerga. La jerga es enemiga del entendimiento. Es bastante popular en el mundo empresarial. Palabras como "interfaz", "apalancamiento", "competencias básicas" y similares son todas palabras que deben evitarse. Oscurecen el verdadero significado y hacen que el resumen sea vago y no especificado.

Método 2 de 2: el contenido

1. Comience con el documento original. Dado que el resumen resume otro documento, debes estar familiarizado con la pieza original para poder comprimirlo en una versión manejable e informativa. Ya sea que el documento original sea un informe, un plan de negocios, una propuesta, un manual o algo más, revíselo y encuentre los puntos principales.
2. Escriba una breve descripción general ¿Cuál es el propósito de la empresa que respalda el documento o del documento original en sí? Cual es el alcance?
   • Ejemplo: Women World Wide es una organización sin fines de lucro que tiene como objetivo conectar a todas las mujeres del mundo a través de soluciones efectivas a la violencia doméstica y proporcionando una red de apoyo para las víctimas de la violencia doméstica. Operando desde su sede en Alberta, Canadá, se han recibido referencias de mujeres de 170 países de todo el mundo ".
3. Proporcione un participante que suene. Esta es probablemente la parte más importante del resumen. En una o dos frases tienes que dejar claro al lector qué tiene de especial tu negocio. ¿Por qué merece la atención, el intercambio o la colaboración de las personas que leen el resumen?
   • Tal vez Michael Jordan sea un cliente suyo y haya promocionado su producto en Twitter de forma gratuita. Quizás acaba de entrar en una asociación con Google. Tal vez le hayan otorgado una patente, o tal vez haya recibido un pedido importante.
   • A veces, una breve cita o una experiencia de alguien es suficiente. Se trata de captar la atención de la audiencia, hacer que el caso sea lo más respetable posible y atraer al lector al resto del documento.
4. Define el problema más grande. La primera parte real de un resumen es la discusión de un problema, así que describa el problema que está abordando su producto o servicio. Asegúrese de que el problema se describa con la mayor claridad posible. Un problema mal definido no parece convincente y no ofrecerá su solución con el mayor impacto.
   • Ejemplo: “Los Ángeles está atascado por el tráfico. Después del centro de Washington DC, el tráfico en Los Ángeles es el peor del país. Eso no solo es molesto. El smog y la contaminación del tráfico disminuyen la productividad de las personas, aumentan los niveles de asma y, de forma lenta pero segura, crean un grave problema de salud. Hay más autos en Los Ángeles que personas con la edad suficiente para conducir ".
5. Piensa en tu solución única. El gran problema es la parte fácil. Ahora tienes que convencer al lector de que tienes una solución al gran problema. Cuando presenta estos dos ingredientes, está tras la pista de una súper idea.
   • Ejemplo: “Innotech ha diseñado un innovador sistema de control de tráfico que reduce el tiempo que se tarda en desplazarse minutos mediante la instalación de 'circuitos inteligentes' patentados en los carriles de clasificación previa para los semáforos, que registran la cantidad de coches en un tiempo determinado y giran el luces encendidas sirva esa base. Los conductores ya no tienen que pararse frente a un semáforo durante minutos, mientras que la luz verde del otro lado está encendida para una fila de cero autos ".
6. Hablando de oportunidades de mercado. Amplíe el gran problema al incluir estadísticas para su industria. ¡Asegúrate de no pretender ser más grande de lo que eres! El hecho de que la industria de dispositivos médicos tenga un valor de $ 100 mil millones al año no es significativo porque su nuevo dispositivo médico solo sirve a una pequeña parte de esa industria. Córtelo en trozos realistas de participación de mercado.
7. Nombra tu propuesta de venta única. Aquí es donde elabora su solución única. ¿Por qué su producto o servicio es mejor que el de la competencia? Tal vez porque su organización de atención domiciliaria envía médicos a las personas en el hogar en lugar de a especialistas en enfermería, o tal vez porque garantiza que las personas reciben servicios el mismo día para no tener que planificar con anticipación. Explica por qué eres especial.
   • Ejemplo: “Intellilight tiene el valor agregado de detectar inmediatamente cuando no hay nadie en casa. Si una luz permanece encendida en una habitación vacía, se apagará automáticamente y se volverá a encender tan pronto como se detecte movimiento en la habitación. Esto le ahorra dinero al cliente en la factura de la luz y desperdicia menos energía ".
8. Habla sobre tu modelo de negocio si es necesario. Algunos resúmenes no necesitan un modelo comercial (por ejemplo, las organizaciones sin fines de lucro generalmente no tienen un modelo comercial). Pero si su empresa tiene uno, el modelo de negocio debe ser claro y fácil de seguir. En efecto, estás respondiendo a la pregunta "¿Cómo logras que la gente te dé dinero de sus billeteras?" Mantenga el modelo simple, especialmente en el resumen. Un resumen rápido es todo lo que necesita.
9. Habla sobre tu equipo de gestión si es necesario. Dependiendo del sector en el que trabajes, esta podría ser una de las partes más importantes de tu resumen. Sus inversores o banqueros confían en el equipo, no en la idea. Las ideas son fáciles de generar, pero la implementación de esas ideas solo puede ser realizada por un equipo sólido. Muestre de inmediato por qué su equipo tiene la experiencia y el conocimiento para ejecutar su plan de negocios.
10. Brinde apoyo financiero y predicción para respaldar sus reclamos en función de su mercado, modelo comercial y desempeño pasado. Tienes que desarrollar una imagen financiera de abajo hacia arriba. El objetivo de esas predicciones es indicar su competencia y su capacidad para pintar una imagen financiera basada en suposiciones sólidas.
    • Al hacer un plan para un grupo de inversores, no dedique demasiado tiempo a esto, porque saben que no tiene idea de cuánto dinero puede ganar. Los inversores generalmente no toman decisiones basadas en su panorama financiero. En última instancia, toman sus propias decisiones financieras.
11. Responda de forma lenta pero segura a su solicitud. Ahora es el momento de solicitar una inversión o préstamo, según el propósito de su resumen. Podría volver a explicar por qué su empresa aporta valor. Recuerde al lector el gran problema que va a resolver y su posible participación de mercado. Finalmente, enfatice una vez más su equipo y la capacidad de hacer el trabajo. Pregunte por la cantidad de dinero que se necesitará para alcanzar el próximo hito importante para su negocio. No muestre cuántas acciones está dispuesto a ceder o qué interés está dispuesto a pagar. Esto debe hacerse más tarde en negociaciones personales.
12. Lea su resumen nuevamente. Una vez que haya escrito los conceptos básicos, léalo detenidamente. Debe comprobar el resumen con más atención. Mientras lees, piensa en la audiencia de tu obra. Asegúrese de que se expliquen las nuevas referencias y que el lenguaje sea claro para alguien que no esté familiarizado con el tema. Vuelva a escribir cuando sea necesario.
    • Haga que otra persona lea su resumen con una perspectiva nueva, prestando especial atención a:
      • Claridad. ¿Son las palabras claras, las ideas más claras y el resumen sin jerga?
      • Fallos. Es posible que aún haya errores de gramática, puntuación y ortografía. También puede ser una buena idea que alguien vuelva a verificar los números y las estadísticas.
      • Energía. ¿Las ideas se traducen en una propuesta apasionante? ¿Dónde falla la propuesta, si es que falla?
      • Coherencia. ¿Qué partes no van bien juntas? ¿Cuáles?

Consejos

• Cuanto más ocupado esté el resumen, menos se leerá.
• Vea si puede comenzar con las plantillas de documentos disponibles en la mayoría de los programas de procesamiento de texto.
• Estos cuatro componentes también se pueden utilizar para resúmenes en una variedad de entornos comerciales.