Contenido

• Al paso
• Método 1 de 3: usar una lista
• Método 2 de 3: usar un horario
• Método 3 de 3: eliminar distracciones

Tal vez eres un estudiante con un horario de estudio completo y estás tratando de administrar mejor tu tiempo, o eres un empleador que quiere asegurarse de que sus empleados dejen de perder el tiempo. Independientemente de cuál sea su función, probablemente querrá concentrarse en cómo crear una rutina diaria que le asegure no perder el tiempo y aprovechar al máximo su día. Las estrategias organizativas, como listas y horarios, pueden ser útiles, al igual que tomar medidas para eliminar cualquier distracción que consuma su valioso tiempo.

Al paso

Método 1 de 3: usar una lista

1. Crea una lista de tus tareas del día. Empiece con una hoja de papel y un bolígrafo. Piense en las tareas que desea programar para el día o las obligaciones que tiene y anótelas todas. Esta podría ser una lista como "comestibles, lavandería, limpieza, tareas" o "informes de estado del cliente, correos electrónicos, reuniones, papeleo".
   • Agregue tantas tareas como pueda pensar a la lista, desde las más pequeñas hasta las más grandes. Trate de pensar en cada obligación o tarea del día para asegurarse de que esté en su lista de prioridades.
2. Organice las tareas de mayor a menor prioridad. Una forma de trabajar de manera más inteligente es enfocarse primero en la prioridad más alta y luego avanzar a través de la lista hasta los puntos con la prioridad más baja. Esto se llama la regla 80/20 por la cual las actividades que le ofrecerán el mayor beneficio deben ocupar el 80% de su tiempo. Las actividades que te rinden menos deberían ocupar aproximadamente el 20% de tu tiempo.
   • Revise su lista y asigne un número a cada tarea, de mayor a menor prioridad. Luego debes colocarlos en orden, de modo que estén ordenados de mayor a menor, se le dé prioridad y lo que te aporta cada tarea.
3. Crea grupos de tareas relacionadas. Una vez que tenga una lista de prioridades numerada y ordenada, cree grupos más pequeños de tareas que componen un proceso en particular. Por ejemplo, cree un grupo de tareas como responder a correos electrónicos y llamar a los clientes que componen un proceso de una hora y llamarlo "contacto con el cliente". Luego, puede completar sin problemas y fácilmente cualquier tarea dentro del período de tiempo asignado.
   • Intente hacer esto para todas sus tareas para no tener que cambiar entre diferentes procesos o perder su tiempo averiguando qué tarea completar a continuación. La agrupación de tareas relacionadas le ayudará a mejorar la gestión del tiempo y reducir el estrés a medida que trabaja en la lista de prioridades.
4. Tómese menos tiempo para cada tarea. De acuerdo con la ley de Parkinson, tener menos tiempo para completar una tarea reducirá el tiempo que le lleva hacer esa tarea. En lugar de sobreasignar el tiempo, limite el tiempo que libera para cada tarea para que se vea obligado a completar esa tarea más rápido. Puede comenzar a hacer esto con cuidado, tomando gradualmente menos tiempo para cada tarea, hasta que llegue al punto ideal en el que no sienta la necesidad de apresurarse, pero tampoco tenga tiempo para demorarse o perder.
   • Con el tiempo, habrá desarrollado un buen sentido de la gestión del tiempo, especialmente si se ve obligado a dedicar un tiempo limitado a cada tarea. Esto es útil si tiende a seguir la misma rutina o si está lidiando con una lista similar de tareas todos los días.
5. Recompénsese cuando la lista esté completa. Una vez que haya marcado todas las tareas de su lista, generalmente al final de su jornada laboral, debe darse una pequeña recompensa. Podría ser una buena cena, una copa de vino o un momento para divertirse y relajarse. Recompensarse a sí mismo asegurará que tenga la motivación para completar todas sus tareas todos los días.
   • También puede determinar cuál será su recompensa antes de comenzar el día para que pueda usar la recompensa como motivación para completar sus tareas. Por ejemplo, digamos que tienes que estudiar para un examen y tienes planes de salir a cenar con tus amigos. Luego, usa esos planes para esa cena como una razón para seguir estudiando y completa esta tarea hoy para que no te pierdas la cena.

Método 2 de 3: usar un horario

1. Haga un horario para cada hora de su día. Escriba esto en una hoja de papel o use un calendario en su computadora para crear cuadros para cada hora de su día laboral o las horas del día en que está despierto. Puede ser de nueve a cinco o de diez a siete. Si bien no tiene que completar cada período de tiempo con precisión por minuto, puede ser útil asegurarse de que todas las horas de su día estén incluidas en su horario.
   • Comience llenando cada hora del día con la tarea requerida para ese día. Puede comenzar con las tareas más importantes y luego continuar trabajando hasta llegar a las menos importantes. Si te consideras una persona mañanera, puedes decidir programar las tareas más difíciles más temprano en el día, pero si sabes que normalmente solo empiezas después del almuerzo, puedes decidir hacer las tareas más complicadas un poco más tarde en el día. .día. Intenta adaptar tu horario a tus propias necesidades y hábitos de trabajo, ya que de esa forma, si empiezas a usarlo, las posibilidades de éxito del horario serán mayores.
   • Puede crear una plantilla para su horario en una pizarra o un calendario (en su dispositivo móvil) para que pueda actualizarlo todos los días, según su horario para ese día.
2. Tómate un descanso de 10 minutos cada una o dos horas. Puede resultar difícil concentrarse en una tarea o grupo de tareas durante más de 1 a 2 horas. Asegúrese de tomar un descanso de 10 minutos cada hora o cada dos horas para que no se sienta con exceso de trabajo o con exceso de trabajo. Durante este mini-descanso, debes levantarte y caminar por la oficina o hablar con un colega en la cafetería. Puede tomar una taza de café o dar un paseo al aire libre. Trate de hacer los descansos no más de 10 minutos o menos para que su horario no se altere.
   • También puede tomar 10 respiraciones profundas cada hora para despejar su mente y tomar un descanso. Esto puede ayudarlo a obtener una perspectiva diferente sobre la tarea que está haciendo o hará, y mantenerlo enfocado en usted mismo por un tiempo, a pesar de su ajetreado día de trabajo.
3. Intente completar cada tarea correctamente la primera vez. Es mejor tomarse su tiempo y hacer cada tarea correctamente de inmediato que revisar rápidamente su calendario y saltarse un vistazo a cada tarea. Revisar sus correos electrónicos rápidamente puede llevar a intercambios de correos electrónicos persistentes, especialmente si está enviando correos electrónicos crípticos o confusos a los clientes. Pise el freno y tómese el tiempo para escribir correos electrónicos claros o leer sus notas de la escuela. Hacer bien una tarea a la primera puede ahorrarle mucho tiempo perdido a largo plazo.
4. Pídale a un amigo o colega que lo mantenga concentrado de vez en cuando. A veces necesitamos el apoyo de otros para mantenernos enfocados en las tareas que deben realizarse. Pídale a un amigo cercano, padre, hermano o compañero de trabajo que revise su horario de vez en cuando.
   • Luego, pueden traerle una taza de café o decir algo agradable para que pueda tomarse un momento para sonreír o reír y luego volver a sus tareas diarias. Si bien puede estar ocupado, el simple hecho de socializar con un amigo puede mejorar su estado de ánimo y conducir a una mejor administración del tiempo.

Método 3 de 3: eliminar distracciones

1. Evite revisar sus correos electrónicos al azar. La verificación aleatoria de su correo electrónico puede crear un patrón de "inicio-parada-inicio" en su día laboral y provocar una pérdida de tiempo. Evite abrir constantemente su programa de correo electrónico durante todo el día, especialmente si se supone que debe concentrarse en una tarea completamente diferente. Programe 3 veces durante el día para revisar su correo electrónico: temprano en la mañana, después del almuerzo y a media tarde. Esto asegura que no se distraiga con un flujo continuo de correos electrónicos durante todo el día y que haya reservado tiempo para dedicarlo a manejar sus correos electrónicos.
   • El mismo principio se puede aplicar a otras formas de comunicación, como su correo de voz, mensajes de texto o llamadas telefónicas. No intente estar disponible todo el tiempo a menos que esté esperando un mensaje importante o una llamada telefónica. Esto limita cualquier interrupción en su flujo de trabajo y le ayuda a cumplir con su horario.
2. Apague su teléfono y la conexión a Internet. Si es posible, elija al menos una hora de su jornada laboral en la que su teléfono y la conexión a Internet estén apagados. De esta manera, puede concentrarse completamente en su trabajo cuando sea necesario, sin distracciones de su teléfono o Internet.
   • Ahorrarse esta distracción también puede ayudarlo a escribir una tesis o un informe completo. Al silenciar su teléfono, se asegura de no tener una excusa para revisar su teléfono cada cinco minutos o dejarse arrastrar por las redes sociales.
3. Deja que los que te rodean sepan que no quieres que te molesten. Trate de no alentar a otros a distraerlo o ser una distracción para los demás al hacerles saber a todos los que le rodean que está trabajando.Esto podría significar cerrar la puerta o colocar un letrero que diga que no quiere que lo molesten. También puede enviar un correo electrónico a la oficina para recordarles a todos que ciertas horas son horas tranquilas.
4. Trate de no distraerse de su rutina. Una vez que haya hecho una lista de tareas (o horario de trabajo), incluidas las precauciones de seguridad para evitar distraerse, recurra a su fuerza de voluntad y concentración para ceñirse a su rutina. La mayoría de las personas conocen la diferencia entre el tiempo bien aprovechado y el tiempo perdido, así que tenga cuidado de no caer en una trampa de pérdida de tiempo. Utilice su horario como apoyo y, al final del día, disfrutará de la sensación de logro y del tiempo bien empleado.