Contenido

• Al paso
• Parte 1 de 2: redacción de una agenda
• Crea una agenda desde cero
• Usando una plantilla de calendario
• Parte 2 de 2: Mejores prácticas para usar un calendario
• Consejos

Una reunión ordenada requiere una agenda bien redactada. No permita que su reunión se vuelva tan tediosa y eficiente como parecen ser muchas reuniones. Al adherirse a una agenda detallada pero flexible, puede mantener su reunión optimizada y enfocada para lograr todos los objetivos de la reunión en el menor tiempo posible. Ya sea que desee escribir su propio calendario, usar una plantilla o aprovechar al máximo un calendario que ya tiene, consulte el Paso 1 a continuación para comenzar.

Al paso

Parte 1 de 2: redacción de una agenda

Crea una agenda desde cero

1. Empiece por darle un título a su calendario. Desde la mejor literatura hasta la hoja de cálculo más seca, casi todos los documentos importantes necesitan un título, y las agendas de las reuniones no son una excepción. Su título debe decirle al lector dos cosas: primero, que él o ella está leyendo una agenda, y segundo, el tema de la reunión. Cuando haya tomado una decisión, coloque su título en la parte superior de su documento en blanco. El título no tiene por qué ser florido o complicado; en un contexto empresarial, los títulos simples y directos suelen ser los mejores.
   • Resista la tentación de usar fuentes separadas o grandes para su título. En la mayoría de los casos, querrá usar una fuente simple y digna como Times New Roman o Calibri, y hacer que su título tenga el mismo tamaño que el resto de las letras del documento (o solo un poco más grande). Recuerde, el propósito de su título es informar a los lectores lo que están mirando, no necesariamente para entretenerlos o distraerlos.
2. Agregar "¿Quién?’, ’¿cierto?" y "¿Cuándo?"datos al encabezado. Después del título, las agendas de las reuniones suelen tener un encabezado que puede variar en detalle dependiendo de qué tan formal sea su lugar de trabajo. Este encabezado suele tener una línea debajo del título. Por lo general, en el encabezado, enumera brevemente información fáctica sobre la reunión que no tiene nada que ver con el tema que se está discutiendo. Esto es para que las personas que no estén presentes sepan cuándo y dónde tuvo lugar, y quién estuvo presente. A continuación se muestran algunas cosas que puede agregar; Independientemente de los datos que elija, asegúrese de identificar claramente cada pieza de información (hacer que el texto de la etiqueta esté en negrita funciona bien aquí):
   • Fecha y hora. Estos se pueden agrupar juntos o en sus propias secciones separadas.
   • Localización. Si su empresa tiene varias ubicaciones, puede escribir la dirección, pero si solo hay una ubicación, puede nombrar la sala en la que se reunirá (por ejemplo, Sala de reuniones n. ° 3).
   • Asistentes. Los títulos de trabajo suelen ser opcionales pero no obligatorios.
   • Asisten personas especiales. Pueden ser invitados especiales, oradores o líderes de conferencias.
3. Escribe una declaración corta con metas. Las reuniones que no tienen un propósito claramente definido corren el riesgo de perder un tiempo valioso mientras los asistentes deciden de qué hablar. Omita una línea después de su encabezado y use texto en negrita o subrayado para designar la sección de sus objetivos con un título como "Objetivo" o "Objetivo" seguido de dos puntos o una nueva línea. Luego, describe, en unas pocas frases concisas y definidas, los puntos que se discutirán para la reunión. Haz que tu objetivo sea escribir entre 1 y 4 oraciones aquí.
   • Por ejemplo, si queremos escribir una declaración de objetivos para una reunión presupuestaria, podemos utilizar estos: "Objetivo: Enumere los objetivos presupuestarios clave para el ejercicio económico 2014-2015 y analice las medidas de ahorro de costes a largo plazo. Además, el director de I + D, Marcus Feldman, presentará los resultados de una encuesta reciente sobre la competencia ".
   • Si alguna vez ha escrito en un contexto científico, piense en la declaración de objetivos como el resumen de la reunión. Básicamente, está diciendo, en términos generales, lo que debe discutirse en la reunión, sin entrar en detalles.
4. Escribe un horario para los puntos principales de la reunión. Los horarios ayudan a combatir la tendencia a que las reuniones de negocios se prolonguen demasiado. Salte una línea después de su declaración de objetivos, asigne a su horario un título en negrita o subrayado y comience a crear tiempos (para que coincidan con los puntos clave de discusión) en su horario. Para que sea fácil de leer, asigne a cada período de tiempo su propia línea.
   • Indique cada período de tiempo con ya sea la hora prevista de inicio y finalización, o la cantidad de tiempo que desea que tome cada parte. Elija un sistema u otro y sea coherente: mezclar las cosas parece poco profesional.
   • En otras palabras, desea marcar cada período de tiempo con la hora de inicio y finalización de ese tema de conversación, o simplemente anote cuánto tiempo desea que dure. Por ejemplo, una línea de ejemplo podría ser "14:00 - 14:05: Introducciones y presentación " o ’5 minutos: Presentaciones y presencia ”. Sin embargo, debe evitar cambiar entre los dos sistemas.
5. Reserve tiempo en el programa para invitados especiales. Si los invitados vienen a su reunión para discutir temas importantes, querrá reservar tiempo en la reunión para estas personas. Dale a cada invitado su propio horario, incluso si tienen más de un tema de conversación. De esta manera, cada uno puede organizar sus propios temas como desee.
   • Para evitar problemas de programación embarazosos, comuníquese con los invitados con anticipación para averiguar cuánto tiempo necesitará cada uno de ellos para su tema de conversación.
6. Deje tiempo extra al final de la reunión para cualquier otro asunto. Durante este tiempo, las personas pueden pedir explicaciones sobre temas de conversación confusos, expresar sus propias opiniones, sugerir temas para reuniones futuras y hacer otros comentarios. Puede hacer que esta encuesta sea explícita incluyéndola como el último elemento en su agenda, o puede traerla usted mismo después del último punto de la reunión.
   • Si llega al final de la reunión y nadie tiene preguntas o comentarios adicionales, siempre puede finalizar la reunión antes de tiempo. ¡Muchos de tus asistentes probablemente te lo agradecerán!
7. También puede proporcionar una descripción general de los temas de conversación. Por lo general, el programa es la mayor parte de la agenda de la reunión, la parte que la gente busca para guiar la discusión. Sin embargo, si bien no es esencial hacer este esfuerzo adicional, proporcionar una descripción general adicional de los puntos clave puede ser muy útil para los asistentes distraídos. Un esquema recuerda a los asistentes la disposición de las ideas presentadas en la reunión y ayuda a aquellos que tienen dificultades para mantenerse al día con cada tema mencionado. A continuación, se muestra un ejemplo del tipo de resumen que probablemente desee utilizar:

   • I. Partidas presupuestarias de alta prioridad

     • A. Presupuesto de viajes de los empleados

       B. Tarifas de los distribuidores

       • I. ¿Negociando un mejor trato?

       C. Costos del cabildeo

     II. Medidas para mejorar la rotación

     • A. Acuerdos de servicios alternativos

       • I. Presentar opciones a los clientes

         ii. Reciba retroalimentación

       B. Reinversión en tecnología móvil

     ...y así.

8. Consulte el calendario para ver si hay errores antes de distribuirlos. Dado que algunos asistentes pueden confiar en gran medida en la agenda de la reunión, es una muy buena idea verificar si hay errores antes de entregarla. Hacer esto no es solo un favor para los asistentes, sino que también se refleja positivamente en su atención a los detalles y el valor que tiene para su puesto.
   • Además, comprobar que no hay errores en su diario puede ayudarle hora y salvarte cara Dedicar tiempo a explicar una agenda llena de errores puede confundir la reunión y ser vergonzoso para usted, especialmente cuando hay personas importantes presentes.

Usando una plantilla de calendario

1. Utilice una plantilla incluida con su procesador de textos. Muchos programas de procesamiento de texto, como Microsoft Office, Pages para Mac, etc., tienen plantillas estándar para todo tipo de documentos personales y profesionales, incluidas las agendas de reuniones. Con estas plantillas, puede crear un documento de aspecto profesional de forma sorprendentemente rápida y sencilla. Por lo general, este tipo de plantillas se organizan en secciones lógicas con un diseño estéticamente agradable: simplemente escriba los datos relevantes en los espacios correspondientes y ¡listo!
   • Si bien cada procesador de texto es ligeramente diferente, la mayoría con la opción de plantilla le permitirá navegar a las plantillas desde la barra de menú en la parte superior de la ventana del programa.
   • Si su procesador de textos puede usar plantillas, pero no tiene las plantillas de agenda de reuniones adecuadas, puede descargar una del sitio web del creador del programa. Las plantillas para Microsoft Word, por ejemplo, están disponibles en office.microsoft.com, mientras que las plantillas para Pages para Mac se pueden encontrar en la tienda de aplicaciones de Apple.
2. También puede descargar una plantilla de una fuente externa. Si su procesador de texto no viene con plantillas de calendario de forma predeterminada y no puede obtenerlas en el sitio oficial, no se preocupe, hay muchas plantillas gratuitas disponibles en línea. Una simple búsqueda en su motor de búsqueda preferido, por ejemplo, "plantilla de agenda de reuniones" le dará docenas de resultados relevantes. Sin embargo, debido a que no todos estos resultados provienen de fuentes oficiales confiables, es importante hacer una distinción al elegir qué plantillas usar. A continuación, se muestran algunos sitios externos que es posible que desee visitar:
   • Guardar plantillas de Word: este sitio profesional ofrece muchas plantillas de calidad para Microsoft Word.
   • Plantillas de Word en línea: otro gran recurso para las plantillas de Word. Sin embargo, esta página ofrece solo algunas opciones.
   • iWorkCommunity: una buena plantilla de calendario para Pages. Sin embargo, esta plantilla es para versiones anteriores de Pages (antes de 2009).
   • La App Store también tiene toneladas de plantillas para Pages. Desafortunadamente, no todos están disponibles de forma gratuita.
3. Complete los campos de su plantilla. Una vez que haya encontrado una plantilla adecuada en su procesador de textos, o descargado una que le guste, todo lo que tiene que hacer es completar la plantilla con la información necesaria. La mayoría de las plantillas tendrán áreas claramente marcadas para que escriba nombres, horarios, temas de conversación, títulos de secciones, etc. Complete todos los campos relevantes para completar su agenda y luego verifique su trabajo en busca de errores. Por muy útiles que puedan ser las plantillas de calendario, no lo protegen de errores ortográficos, gramaticales y de hechos.
   • No deje ningún campo vacío. Nada parece más amateur que, digamos, una línea en un horario que solo dice "Escriba aquí". Si por alguna razón hay partes de la plantilla que no desea completar, elimínelas en lugar de dejarlas vacías.
4. Realice pequeños cambios para adaptar su calendario a sus necesidades. Las plantillas de agenda de reuniones pueden ser muy útiles, pero no hay ninguna razón por la que deba ceñirse exactamente al estilo y diseño del calendario predeterminado. No dude en realizar cambios en el contenido y el estilo de la plantilla como mejor le parezca para asegurarse de que su calendario cumpla con los estándares que su empresa ha establecido para usted y que ha establecido para la reunión.
   • Por ejemplo, si cree que una plantilla en particular se ve muy bien, pero su encabezado es tan largo que distrae, no dude en eliminar cualquier sección innecesaria del encabezado como mejor le parezca, siempre que lo haga de tal manera que el diseño del documento no está arruinado, o la agenda se ve fea.

Parte 2 de 2: Mejores prácticas para usar un calendario

1. Primero seleccione los temas más importantes. Al programar reuniones, generalmente es una buena política poner el tema más importante al principio del programa. Con esto logras dos cosas. Primero, permite que todos discutan estos temas importantes cuando están al límite y aún no están fatigados al comienzo de la reunión. En segundo lugar, en caso de que la reunión termine prematuramente o ciertos asistentes tengan que irse antes del final, se asegura que los temas importantes ya se hayan discutido.
   • Las reuniones no siempre salen según lo planeado. Si se eliminan temas pequeños y sin importancia al final de una reunión, es posible que pueda resolverlos usted mismo o programar otra reunión más tarde. Sin embargo, si no puede cubrir los principales temas de conversación, su reunión no logró alcanzar parte del objetivo, lo que puede ser frustrante y embarazoso para usted. Poner los temas más importantes en la parte superior de su agenda evita principalmente este problema.
2. Cíñete a tu calendario, pero sé flexible. Al planificar y realizar una reunión, uno de los mayores peligros es que lleva más tiempo de lo planeado. Los empleados suelen tener uno disgusto reuniones que son demasiado largas, y con razón, ya que pueden ser increíblemente aburridas y evitar que las personas realicen un trabajo real. Para mantener su reunión a tiempo, vigile el reloj y, si tiene la oportunidad, proceda cortésmente diciendo algo como: "Realmente tenemos que pasar al siguiente tema si queremos salir de aquí a tiempo. "
   • Sin embargo, las reuniones a menudo no salen según lo planeado, por lo que debe estar preparado para compensar si alguna parte de la reunión demora más de lo que le gustaría. Sea flexible al discutir tanto como sea posible en el tiempo limitado que tiene para su reunión. Por ejemplo, si parte de la reunión está atrasada, puede recortar la discusión para otras partes de la reunión u omitir partes relativamente poco importantes de la reunión para asegurarse de que finalice a tiempo.
3. Empiece a escribir su agenda mucho antes de la reunión. Si bien los calendarios no son necesariamente tan importantes como otros tipos de documentos comerciales (como informes, hojas de cálculo de datos, diapositivas de presentación, etc.), aún desea que su calendario se vea profesional y elegante, especialmente si lo comparte con sus colegas durante la reunión reunión. Para asegurarse de tener suficiente tiempo para producir un documento de calidad, comience a escribir su diario lo antes posible.
   • Comenzar temprano también le brinda la ventaja de recibir comentarios sobre la agenda de su reunión. Compartir una versión preliminar de su calendario con colegas o supervisores, y pedirles su opinión, puede ayudarlo a corregir fallas y agregar detalles faltantes que no estaban allí antes. Si espera hasta el último segundo para escribir su calendario, es posible que no tenga tiempo para solicitar esta retroalimentación.
   • Si bien puede salirse con la suya escribiendo agendas para las reuniones diarias regulares el día antes de la reunión, puede llevar semanas prepararse para una reunión importante.
4. Comparta la agenda con los asistentes a la reunión. Para asegurarse de que todos asistan a la reunión con pleno conocimiento del tema a debatir, querrá compartir la agenda con todos con anticipación. Dependiendo de la cultura corporativa donde trabaje, esto podría significar imprimir varias copias y entregarlas personalmente, o simplemente enviar el calendario por correo electrónico como archivo adjunto. Independientemente de cómo distribuya su calendario, asegúrese de que no contenga errores técnicos antes de enviarlo.
   • Dependiendo de la importancia de la reunión, probablemente desee darles a los asistentes la agenda al menos una o dos horas antes de la reunión. Para reuniones grandes e importantes, puede ser necesario enviar la agenda con un día o más de anticipación.
   • Dado que las personas a menudo están ocupadas o son olvidadizas, es una buena idea traer algunas copias adicionales de la agenda a la reunión en caso de que alguien olvide la suya.

Consejos

• Si alguien no puede asistir a la reunión, considere crear una sección de "Anunciado ausente" en la parte superior de la agenda, o deje espacio para esto y simplemente anuncielo durante la reunión.
• Un excelente recurso para uno productivo reunión está utilizando "DARV": Metas, Agenda, Roles y Responsabilidades. En primer lugar, su reunión debe tener una objetivo tener. Si solo está organizando una reunión para proporcionar información, no pierda el tiempo de las personas con una reunión. Envíeles un boletín de noticias. El objetivo debe tener un componente activo y, si es posible, un producto para mostrar: "Establecer los objetivos trimestrales del equipo". La agenda es una lista de temas que abordará para lograr ese objetivo, con un límite de tiempo para mantenerlo encaminado. Por ejemplo, "1. Verifique el estado de los objetivos del último trimestre (15 minutos), 2. Cualquier otra sugerencia comercial para los objetivos (20 minutos), 3. Seleccione los 5 objetivos principales (10 minutos), etc." Para los roles y responsabilidades, usted determina quién dirige la reunión, quién toma notas y quién asigna los elementos de acción que resultan de la reunión.
• Si su empresa tiene un formulario especial para calendarios, utilice este formulario como plantilla. En algunos lugares, es esencial ceñirse a la fórmula.
• Dependiendo de lo que prefieran tus compañeros, puede ser útil tener una fecha límite para que las personas propongan ideas para la agenda. Indique una fecha y hora de cierre y cúmplalas. Haga espacio para adiciones donde mejoren el calendario o cuando los eventos reemplacen su calendario original.