Contenido

• Pasos
• Método 1 de 3: Preparación para la reunión
• Método 2 de 3: durante la reunión
• Método 3 de 3: después de la reunión
• Consejos
• Advertencias
• Qué necesitas

Como secretario corporativo o secretario de la junta, o tal vez propietario de una pequeña empresa, existe la posibilidad de que se enfrente a la necesidad de llevar actas de las reuniones corporativas. Esta tarea es muy importante, porque no es solo un requisito legal, especialmente para las organizaciones sin fines de lucro: estos protocolos forman parte de los registros oficiales de la empresa, su historia. Los protocolos se pueden hacer con bastante facilidad si se siguen ciertas reglas y formatos.

Pasos

Método 1 de 3: Preparación para la reunión

1. 1 Envíe un aviso de la reunión con la fecha, la hora, el lugar y el propósito de la reunión con anticipación (con varias semanas de anticipación) a cualquier persona que se espera que asista.
2. 2 Prepare un paquete especial para cada miembro de la junta, que incluye: aviso de la reunión, acta de la reunión anterior, lista de información de contacto y lo que se presentará en la reunión (por ejemplo, análisis e informes presupuestarios). Si la información es confidencial, transfiérala solo si aparece, después de que los empleados (en algunos casos) y los invitados hayan abandonado las instalaciones.
3. 3 Asegúrese de tener a mano el equipo de grabación con el que se sienta más cómodo, como por ejemplo: bloc de notas, carpeta, computadora portátil o grabadora de voz.
4. 4 El día de la reunión, asegúrese de que todos los participantes tengan material de escritura, insignias (si es necesario) y refrigerios.

Método 2 de 3: durante la reunión

1. 1 Anote la siguiente información:
   • Nombre de la organización y tipo de reunión.
   • ¿Se envió la notificación de la reunión y, de ser así, cuándo?
   • Fecha de la reunión y lugar donde tuvo lugar.
   • El momento en que comenzó la reunión.
2. 2 Escriba el motivo de la reunión, por ejemplo: reunión trimestral de la junta o elección anual de funcionarios.
3. 3 Debería aparecer en la lista:
   • Miembros de la junta, funcionarios y empleados presentes en la reunión y sus responsabilidades.
   • Los que están ausentes.
   • Invitados asistentes, por quiénes fueron invitados y los motivos por los que asistieron al evento.
   • El nombre y cargo del presidente de la reunión.
   • La persona que lleva el acta de la reunión.
4. 4 Indique el número de miembros necesarios para un quórum y si se ha alcanzado este número.
5. 5 Registre los resultados de la votación para aceptar, revisar o retirar del acta de la última reunión.
6. 6 Modifique los protocolos anteriores según sea necesario.
7. 7 Exprese las preguntas reales del protocolo anterior y registre el curso de su discusión, los resultados de la votación o el resultado general.
8. 8 Registre cualquier otro voto, elección de funcionarios, por ejemplo, y el número de votos a favor, en contra o abstenciones. A excepción de los que se abstuvieron, no es necesario anotar los nombres de las personas y cómo votaron. Indique el motivo de la negativa a votar y si alguien abandonó la sala durante esta votación.
9. 9 Enumere los elementos de su agenda y deje un espacio entre ellos para escribir notas.
10. 10 Tome notas de la discusión sobre los puntos de la agenda y lo que se dijo y quién lo hizo.
11. 11 Enumere todos los temas de actualidad que se discutieron durante la reunión, así como las personas que tendrán que hablar en la próxima reunión.
12. 12 Anote cualquier discusión sobre temas que no estén en la agenda y quién los solicitó, así como el resultado de esas discusiones.
13. 13 Indique el resultado de aquellas decisiones que se propusieron para reconsideración, actualización o votación. La decisión oficial en sí se presentará como un documento separado.
14. 14 Indique la fecha y hora de la próxima reunión.
15. 15 Tenga en cuenta que la reunión se declaró clausurada por decisión mayoritaria o por decisión unánime. Indique la hora de finalización de la reunión.

Método 3 de 3: después de la reunión

1. 1 Complete el protocolo lo más completo posible y hágalo lo antes posible.
2. 2 Resalte en negrita los resultados de la votación, los puntos de la agenda y las decisiones tomadas.
3. 3 Distribuya copias de las actas a todos los participantes de la reunión lo antes posible para obtener sus comentarios sobre su contenido. Si no se propusieron cambios, formalice las actas y luego colóquelas en una carpeta especial para reuniones corporativas. Distribuya copias de la versión final del acta a todos los participantes de la reunión y a los que estuvieron ausentes.

Consejos

• Si no entiende algo, haga inmediatamente las preguntas apropiadas para que la discusión se grabe correctamente. Para solicitar alguna aclaración, no tiene que esperar hasta haber redactado completamente el protocolo.
• Las decisiones tomadas y los resultados de la votación deben indicarse en el acta, pero sus copias también deben guardarse en una carpeta separada en un lugar protegido del fuego, agua y otros factores. También se deben guardar copias electrónicas con esta carpeta.
• No intente anotar cada palabra durante la reunión: escriba en términos generales lo que se dijo. Puede revelar más completamente el curso de la discusión después de que termine de completar las actas.
• Las políticas de su empresa pueden prohibir el uso de comunicaciones electrónicas. Ahora bien, esto es bastante raro, todo depende del momento en que se escribieron las reglas y si se han revisado a lo largo de los años. Por lo tanto, antes de comunicarse con los participantes en la reunión de esta manera, asegúrese de no romper nada. También puede sugerir enmiendas a este tipo de reglas si están irremediablemente desactualizadas.

Advertencias

• Tenga cuidado al enviar un borrador de las actas a los asistentes a la reunión para su revisión y revisión, ya que esto les da la oportunidad de cambiar lo que han dicho. Cuando el protocolo esté completamente terminado, asegúrese de que todos estén al tanto de los cambios realizados: de esta manera, la información se interpretará correctamente y nadie será engañado.

Qué necesitas

• Carpetas
• Suministros de grabación (blocs de notas, lápiz o bolígrafo, computadora portátil o grabadora de voz)
• Insignias, si es necesario
• Paquetes que contienen toda la información necesaria para la reunión.
• Bloc de notas y bolígrafos / lápices para los participantes de la reunión
• Bebidas frías