Contenido

• Pasos
• Parte 1 de 3: Elección del estilo y el lenguaje del memorando
• Parte 2 de 3: Preparación para escribir una nota
• Parte 3 de 3: escribir una nota

Un memo es una forma aceptada en todo el mundo de comunicar información dentro de una empresa. Las notas de servicio también se pueden utilizar en la correspondencia entre dos empresas. El memo debe ser profesional y transmitir información con claridad. No se preocupe si nunca ha escrito memorandos; este artículo le enseñará cómo hacerlo.

Pasos

Parte 1 de 3: Elección del estilo y el lenguaje del memorando

1. 1 No uses un lenguaje informal. El lenguaje del memo debe ser simple pero formal.
   • No escriba una nota como “¡Hola! ¡Por fin es viernes! Quiero hablarles de un asunto importante ".
   • En su lugar, escriba esto: "Esta nota lo mantendrá actualizado sobre el progreso del Proyecto 319".
2. 2 En su memo, manténgase en un tono neutral, no sea demasiado emocional y subjetivo. Haga todo lo posible por confiar en los hechos y las pruebas al realizar una reclamación.
   • Por ejemplo, no debería escribir así: "Creo que todos seremos mucho más felices si venimos a trabajar los viernes en lo que queramos".
   • En su lugar, investigue si todos los empleados quieren vestirse con ropa informal los viernes y cómo esto afecta la ética corporativa.
3. 3 Utilice frases de advertencia. Cuando vaya a proporcionar pruebas o citar una fuente, asegúrese de utilizar frases adecuadas.
   • Por ejemplo: "Según nuestros datos, ..." o "Los estudios realizados demuestran que ...".
4. 4 Elija una fuente y tamaño adecuados. La nota debe ser fácil de leer, así que evite usar letra demasiado pequeña; 11 o 12 es el tamaño de fuente estándar.
   • También debe elegir un estilo de fuente simple como Times New Roman. No escriba su nota con una fuente divertida o elegante como Comic Sans (¡se reirán de usted si lo hace!).
5. 5 Utilice campos estándar. Los márgenes de 2,5 cm son el estándar para las notas, aunque algunos editores de texto pueden incluir plantillas de notas con márgenes grandes (por ejemplo, 3 cm).
6. 6 Las notas de servicio se escriben con interlineado sencillo. Deje una línea en blanco entre párrafos y secciones.
   • No aplique sangría a los párrafos.

Parte 2 de 3: Preparación para escribir una nota

1. 1 Si necesita informar a varias personas sobre algo importante (en el trabajo), envíeles una nota. Incluso puede enviárselo a una persona si necesita documentar el hecho de que ha transmitido información.
   • Sin embargo, en algunos casos es mejor hablar con las personas que desee.
   • Además, parte de la información no se puede transmitir por escrito.
2. 2 Dependiendo de la información transmitida, el contenido y el formato de la nota pueden variar. La mayoría de las notas contienen la siguiente información:
   • Una nueva idea o solución a un problema.Por ejemplo, si sabe cómo resolver un problema con la planificación de los costos de las horas extra, escríbalo en un memo y envíelo a su jefe.
   • Pedidos. Por ejemplo, enviar una nota es una forma eficaz de distribuir las responsabilidades en una próxima conferencia organizada por su departamento.
   • Reporte. También puede enviar una nota para informar a sus colegas de un evento reciente, o para informarles de nueva información sobre el proyecto, o para enviar un informe sobre los resultados de un estudio.
3. 3 Quizás esté trabajando en muchos proyectos y quiera compartirlos en una nota. No debería estar haciendo eso. Las notas de servicio contienen información sobre un tema específico (tema, proyecto, etc.).
   • El memo debe ser breve, informativo y fácil de leer. Por lo tanto, al centrarse en un solo tema, se asegura de que la información se lea y se tenga en cuenta.
4. 4 El contenido y el estilo de su nota dependen del público objetivo, así que piense en quién leerá su nota.
   • Por ejemplo, el estilo de la nota para sus compañeros de trabajo sobre la planificación de una fecha importante y el estilo de la nota para su jefe con el informe de progreso será muy diferente.

Parte 3 de 3: escribir una nota

1. 1 Titula la nota. Es una práctica común en la correspondencia comercial a los documentos de título.
   • Por ejemplo, en la parte superior de la página, escriba "Memo" o "Memo".
   • Puede colocar el título en el centro o presionarlo a la izquierda de la página. Es mejor mirar las notas que recibió anteriormente y copiar su formato.
2. 2 Escribe un título para tu nota. Debe incluir la siguiente información:
   • PARA: Escriba los nombres y títulos de las personas a las que envía la nota.
   • OT: escribe tu nombre y título.
   • FECHA: Escriba la fecha exacta incluyendo el año.
   • TEMA: Dé una descripción breve pero precisa de lo que tratará la nota.
   • Tenga en cuenta que en lugar de "Asunto" puede escribir "Ref."
3. 3 En la lista de destinatarios de la nota, asegúrese de incluir a todas las personas a las que se la va a enviar. Limite los destinatarios de la nota a las personas afectadas por la información que contiene.
   • No envíe una nota a todos los miembros de su departamento o empresa si el problema que contiene solo afecta a unas pocas personas.
   • Si envía notas a todos los empleados de la empresa a la vez, serán bombardeados con notas y no las leerán con atención o no leerán nada.
4. 4 En la lista de destinatarios de la nota, incluya nombres completos y títulos. Incluso si tiene un tramo corto con su jefe, es mejor ceñirse a un tono formal en la correspondencia comercial. Por ejemplo, puede llamarlo "Vladimir" cuando vaya a su oficina, pero en su memorando, refiérase a él como "Sr. Dmitriev" o "Vladimir Nikolaevich".
   • Tenga esto en cuenta al enumerar los destinatarios de la nota: incluya el nombre completo y el título.
5. 5 Si está enviando una nota a alguien de otra empresa, es muy importante determinar la forma correcta de contactarlos. Tómese el tiempo necesario para buscar información sobre esta persona; lo más probable es que esto se pueda hacer en el sitio web de su empresa.
   • Por ejemplo, si la persona tiene un doctorado, asegúrese de incluirlo.
   • Además, asegúrese de encontrar el puesto que ocupa esta persona e inclúyalo en su nota.
6. 6 Piense en el tema de su nota. Debe ser conciso y sencillo.
   • Por ejemplo, "Clientes nuevos" es un tema bastante vago, y si alguien quiere encontrar su nota en unos días o semanas, tendrá dificultades para hacerlo.
   • El mejor tema es: "Informe de expansión de clientes".
7. 7 Como regla general, los saludos no se escriben en las notas de servicio. Pero, si lo desea, puede comenzar el texto de la nota con "Estimado Sr. Dmitriev" o "Estimados colegas".
   • La nota debe ser breve e informativa, por lo que se puede omitir el saludo.
8. 8 Escribe la sección introductoria de la nota. En él, indique claramente el propósito de escribir y enviar el memo.
   • Por ejemplo, "Le escribo a ...". La parte introductoria de la nota debe contener una breve descripción de la información presentada en ella.
9. 9 La sección introductoria debe ser breve. No es necesario proporcionar detalles ni otros detalles en él.
   • Haga la sección introductoria de varias frases cortas (párrafo corto).
10. 10 Decidir el estilo de presentación de la información principal. Debe incluirse en 2 a 4 párrafos. El estilo de presentación dependerá de la información en sí.
    • Por ejemplo, puede presentar la información en orden de importancia o según los procesos en los que se desglosa su proyecto.
11. 11 La nota de servicio debe dividirse en secciones (párrafos) para que sus lectores puedan asimilar fácilmente la información; Además, las secciones les ayudarán a identificar los puntos importantes de la nota.
12. 12 Título de cada sección; el título del párrafo debe indicar claramente la información que contiene.
    • Por ejemplo, puede dividir su nota de mudanza de oficina en las siguientes secciones: Nueva ubicación de oficina, Instrucciones para empaquetar equipos y documentos, y Programa de reubicación.
13. 13 La primera oración de cada sección debe informar a los lectores de qué trata este párrafo.
    • Los párrafos o secciones individuales de su nota deben centrarse en un punto específico del tema en consideración.
14. 14 Para resaltar puntos importantes, cree una lista o lista. Esto ayudará a los lectores a concentrarse en los puntos clave y leer y absorber la información más rápido.
15. 15 El tamaño de una nota no debe exceder de 1 a 2 páginas.
    • Este es un tamaño de notas estándar con interlineado sencillo y una línea en blanco entre párrafos.
16. 16 Considere incluir un párrafo que resuma la información presentada. En la mayoría de los casos, esto no es necesario, especialmente si escribió una nota breve.
    • Pero si la información presentada es muy compleja o si el tamaño del memo es más que estándar, entonces es mejor incluir un pequeño párrafo que resuma la información presentada (es decir, los puntos clave).
17. 17 Asegúrese de incluir un párrafo de cierre, incluso si no cree que lo necesite. Considera lo siguiente:
    • ¿Cuáles son los objetivos del memorando? ¿Animar a los lectores a hacer algo? ¿Los empleados tienen que presentarse a tiempo? Si es así, indíquelo claramente en el párrafo final.
    • Si no se requiere ninguna otra acción, escriba la siguiente conclusión: "Estaré encantado de discutir este tema" o "Si tiene preguntas o comentarios sobre este tema, estaré encantado de responderlos".
18. 18 Si lo desea, ponga su nombre o firma al final de la nota (pero esto no es obligatorio). Si este es el caso, mire los memorandos que recibió de otros empleados.
    • Si firman notas (por ejemplo, “Atentamente, Ivanov AA), haga lo mismo.
    • Si no desea firmar la nota, puede poner sus iniciales al final del documento.
19. 19 Haga un recordatorio sobre cualquier archivo adjunto si se adjuntan tablas, gráficos o informes a la nota. Para hacer esto, al final del documento escriba, por ejemplo, "Apéndice: Tabla 1".
    • Los anexos deben mencionarse en el texto principal de la nota.
    • Por ejemplo, si está escribiendo sobre una próxima mudanza a una nueva oficina, podría escribir algo como, “Tenemos la intención de completar la mudanza para el final del trimestre. Consulte la tabla 1 adjunta para obtener un cronograma de mudanza detallado ".
20. 20 Asegúrese de verificarlo antes de enviar su nota. Asegúrese de que las oraciones sean gramaticalmente correctas, que no haya errores ortográficos o de sintaxis en la nota y que la información sea significativa.
    • No envíe la nota después de haberla verificado por primera vez (a menos que, por supuesto, sea una nota urgente). Deje el documento a un lado y revíselo nuevamente en una hora. Quizás encuentre nuevos errores e inexactitudes que se perdió antes.
    • Si la nota contiene información confidencial, consulte la política de privacidad de su empresa y averigüe el nombre de la persona que revisará su nota y dará su opinión sobre el cumplimiento de las normas establecidas.