Contenido

• Pasos
• Parte 1 de 3: redacción de la carta
• Parte 2 de 3: Elegir el tono correcto
• Parte 3 de 3: Diseñar correctamente

No importa en qué tipo de negocio se encuentre, es muy importante desarrollar una relación sólida con el cliente para que la gente vuelva una y otra vez. Cada carta de agradecimiento debe ser individual, por lo que no encontrará muestras con ejemplos en este artículo. En su lugar, encontrará instrucciones que le ayudarán a escribir esas cartas de forma eficaz. Si quieres saber cómo escribir una carta de agradecimiento para expresar tu agradecimiento a un cliente, sigue leyendo.

Pasos

Parte 1 de 3: redacción de la carta

1. 1 Ingrese el nombre correcto del cliente en el saludo. Una gran cantidad de estudios de mercado muestra que casi todos los mensajes dirigidos a un cliente son completamente ineficaces si su nombre está escrito incorrectamente. Por lo tanto, es extremadamente importante verificar que no haya errores al contactar al cliente.
2. 2 Indique el motivo de la carta de agradecimiento. Hágalo lo más específico posible. Por supuesto, puede escribir simplemente "gracias por su compra", pero es mejor si especifica qué tipo de compra realizó el comprador y qué tipo de entrega eligió. Por lo tanto, el cliente estará más enfocado en tratar con su empresa, ya que estará satisfecho con un enfoque tan individual. Ref> https://blog.hubspot.com/service/thank-you-letter-customer/ref>
   • Su gratitud debe sonar lo más sincera posible. Si es apropiado, puede referirse a una conversación con un cliente.
   • Haga un esfuerzo para no hacer que su correo electrónico suene trillado, o parecerá que está enviando el mismo mensaje a cientos de clientes.
3. 3 Agregue algunas líneas de comentarios. En una carta de agradecimiento, es apropiado hacer algunas preguntas para asegurarse de que se hayan satisfecho todas las necesidades del cliente y que el cliente esté satisfecho con la calidad. Tales aclaraciones aumentan las posibilidades de que el comprador vuelva a usted, lo que significa que la ganancia también aumentará. No tiene que dejarse llevar por pedir comentarios, pero prestar atención a las necesidades del cliente es una parte fundamental del éxito de un negocio.
   • Exprese su esperanza de que el comprador esté satisfecho con su compra y agregue que está listo para responder todas las preguntas y sugerencias que le interesen.
   • Pregúntele al comprador si hay algo más que deba hacer para mejorar su satisfacción.
4. 4 Incluya el nombre de su empresa en la carta. La carta de agradecimiento siempre debe incluir el nombre de la empresa, su logotipo u otra información que identifique su marca. Nuevamente, esto aumenta la visibilidad de su negocio.
   • Si está escribiendo su carta de agradecimiento en una postal, asegúrese de incluir el nombre de su empresa.
   • Si está escribiendo en papel con membrete, el logotipo y el nombre de su empresa serán visibles de todos modos, por lo que no es necesario incluir el nombre en la carta.
   • Si envía una nota de agradecimiento por correo electrónico, el nombre y el logotipo de la empresa deben estar bajo su firma.
5. 5 Utilice una conclusión adecuada. Debe expresar la esperanza de una mayor cooperación con el cliente y expresar su sincero interés en él. Por ejemplo, "con respeto" a veces puede parecer demasiado formal, y luego debe reemplazarse por "sinceramente suyo" o "mejores deseos". Explore los finales de las cartas comerciales populares y considere las especificidades de la industria.
6. 6 Firma la carta a mano. Firme la carta a mano si es posible. Las grandes corporaciones a menudo usan esto para hacer que la carta parezca más personalizada. Incluso una firma creada con una computadora y luego insertada en una carta a menudo causa una mejor impresión que solo un nombre escrito a máquina, ya que crea el efecto de una carta escrita en persona.

Parte 2 de 3: Elegir el tono correcto

1. 1 Resista la tentación de ofrecer a un cliente un nuevo producto o servicio. Estás escribiendo una carta de agradecimiento por el trato, por lo que no tienes que anunciarte. Un buen contacto es suficiente en esta etapa. Deje que el cliente se sienta como si lo fuera.
   • Frases como "esperamos una nueva cooperación con usted" suenan a cliché publicitario y es mejor abstenerse de ellas. No escribas nada que no le escribirías a tu amigo.
   • No incluya descripciones de otros productos, menciones de una próxima venta o cualquier otra frase que pueda considerarse publicidad en la carta.
2. 2 Envíe la carta con un sello postal real. Incluso si envía montañas de cartas, es mejor no utilizar una máquina de marcado. Entonces despersonalizas la carta, convirtiéndola en una de muchas, lo que significa que el cliente no se sentirá especial. Lo más probable es que su carta termine inmediatamente en la basura.
3. 3 Si es posible, escriba la dirección a mano. Y de nuevo: cuanto más personalizada sea la carta, más agradable será recibirla. Si no tiene tiempo para firmar los sobres, confíelo a otra persona. Incluso si la dirección no la escribe usted personalmente, el cliente quedará gratamente impresionado al ver que está escrita a mano.
4. 4 Proporcione información de contacto y esté preparado para futuras comunicaciones. Asegúrese de incluir su número de teléfono y dirección en la carta y hágale saber al cliente que está listo para escucharlo si tiene alguna pregunta. Si un cliente se comunica con usted, esté preparado para responder rápidamente a su solicitud o pregunta.

Parte 3 de 3: Diseñar correctamente

1. 1 Escribe tu carta a mano. Imprimir un formulario estándar es como enviar un folleto a un cliente. En lugar de hacer que el cliente se sienta importante y valioso para usted, corre el riesgo de dar la impresión opuesta y causar solo irritación. Intente escribir cartas de agradecimiento a cada cliente personalmente y a mano.
   • Si hay demasiadas notas de agradecimiento para escribir a mano, pídale a otro compañero de trabajo que lo ayude. El enfoque individual bien vale la pena.
   • Si no tiene la capacidad de escribir notas de agradecimiento a mano, debe encontrar otra forma de personalizarlas. Lo mínimo que puede hacer es incluir el nombre del cliente y su firma real en cada correo electrónico.
   • En algunos casos, puede ser más apropiado escribir correos electrónicos en lugar de notas de agradecimiento manuales, por ejemplo, si ya tiene una buena relación con un cliente. Lo más importante es que la carta sonaba sincera y estaba dirigida a un cliente específico. Si existe la posibilidad de que su carta se confunda con un anuncio, es mejor escribirla a mano.
2. 2 Elija dónde escribir sus notas de agradecimiento. Tanto las tarjetas de agradecimiento como el membrete de la empresa servirán.Si solo necesita escribir algunas cartas de agradecimiento, compre elegantes tarjetas de agradecimiento que hagan que el cliente se sienta importante. También puede utilizar papel con membrete en papel de gramaje alto.
   • No utilice papel normal de impresora para su carta de agradecimiento.
   • Elija tarjetas de agradecimiento que sean apropiadas en un contexto empresarial. Si tiene un negocio creativo o de entretenimiento, puede utilizar postales de colores brillantes que coincidan con la imagen de la empresa. Evite las postales con palabras o imágenes inapropiadas o demasiado personales.
3. 3 Considere enviar un regalo. Si quieres ir más allá y mostrar tu agradecimiento, envía un pequeño obsequio con tu carta. Esto es opcional, sin embargo, para algunos clientes puede ser justo lo que necesita. El regalo debe ser pequeño y útil. Puede representar sus productos o servicios, o no estar relacionado en absoluto con su área de negocio, pero de naturaleza profesional.
   • Los pequeños obsequios incluyen marcadores, imanes, dulces, camisetas o certificados de regalo.
   • El regalo no debe ser más caro que 500-1500 rublos. La ética corporativa de algunas empresas prohíbe aceptar obsequios costosos.