Autor:
Monica Porter
Fecha De Creación:
21 Marcha 2021
Fecha De Actualización:
3 Mes De Julio 2024
Contenido
Si desea que alguien patrocine el evento o el trabajo que está realizando, debe escribir una carta de patrocinio abierta. Su carta no solo debe convencer a su patrocinador de que lo que hace vale la pena la contribución, sino que también debe indicar claramente los beneficios que recibirá el donante. Una carta de patrocinio razonable es el factor clave para decidir si puede solicitar financiamiento o ser completamente ignorado.
Pasos
Parte 1 de 3: Preparación para una subvención
Defina claramente sus objetivos. Específicamente, ¿qué espera obtener con su carta de patrocinio? ¿Qué quieres lucir? ¿Qué actividad necesitas financiar y por qué es importante? Antes de escribir una carta de patrocinio, debe conocer las respuestas a las preguntas anteriores.
- Las vacantes de patrocinio deben ser claras y enfocadas. Una carta abierta poco clara o no está seguro de lo que necesita o por qué no dará buenos resultados.
- Comprenda por qué debe lograr su objetivo. Una carta de patrocinio tiene más posibilidades de éxito si tiene cierto significado. Convenza a su donante de por qué vale la pena contribuir con su tiempo o dinero. Por ejemplo, podría contarles una historia sobre cómo el evento podría ayudar a un individuo o una comunidad.
Haz una lista de patrocinadores. ¿Cuál de ellos podrá apoyar tu evento? Tal vez el dueño de un negocio lo ayude por una razón personal. O tal vez haya una organización sin fines de lucro que haya apoyado actividades similares. ¿Quién ha patrocinado tales eventos? Necesitas aprender con mucho cuidado.- Recuerde incluir personas o empresas que tengan una relación personal con usted o sus colegas. Nunca subestimes las relaciones personales.
- No pase por alto las pequeñas empresas. Es probable que ellos también estén felices de ayudar. Recuerde enfatizar dónde será el anfitrión del evento. Las empresas locales a menudo quieren mantener relaciones con las personas allí porque esto les brinda muchos beneficios.
- Si trabaja en equipo, divida la lista de patrocinadores en partes iguales por cada miembro del equipo para ser responsable de contactarlos.
Esté seguro de lo que quiere. Hay muchas formas diferentes de patrocinar. Antes de escribir una carta, debe estar seguro de lo que quiere.- Tanto la asistencia en efectivo como la donación son posibles. La asistencia con donaciones significa que la empresa regalará productos, suministros o, a veces, brindará servicios que se pueden usar en el evento en lugar de efectivo.
- Quizás esté dispuesto a aceptar ayuda con recursos humanos en lugar de productos. Cualquiera que sea el propósito, debe indicar lo que desea.
Esté seguro de lo que recomienda. Por lo general, las cartas de patrocinio permitirán a los destinatarios elegir entre diferentes niveles de financiación. Esto permite que participen pequeñas empresas que no tienen tanto presupuesto como grandes empresas.- Decidir los niveles de financiación.Debe describir claramente los diferentes beneficios que se pueden lograr con cada nivel de financiación. Aquellos que dan más deberían recibir más a cambio.
- Los anuncios publicitarios, los anuncios públicos sobre la información de la empresa o del patrocinador, los logotipos de la empresa que aparecen en su sitio web o en los programas publicitarios son solo algunos ejemplos de los beneficios que puede ofrecer.
Defina el nombre de la persona que recibirá la carta. No incluya destinatarios en general como "A los interesados". Eso parece un poco superficial.
- Por lo general, la persona a la que debe enviar será el gerente de recursos humanos o el director de operaciones. Debe llamar a la empresa directamente o averiguar en el sitio web para saber quién está a cargo del patrocinio. ¡No adivines! La carta de patrocinio debe dirigirse a las personas adecuadas para tener éxito. Sepa cómo escribir el nombre exacto así como el cargo de la persona a ser enviada.
- También debe averiguar si la empresa u organización tiene una política filantrópica para que no tenga que perder el tiempo y pueda relacionar su solicitud con su política.
Parte 2 de 3: Comprensión de la estructura
Estudiemos algunas de las vacantes de patrocinio. Puede encontrar fácilmente muchas formas de cartas de patrocinio en línea. Algunos de ellos requieren tarifas, pero la mayoría son gratuitos. Debe leer cartas que tengan el formato y el contenido correctos.
- Sin embargo, no duplique una carta modelo. Necesita modificar su carta para que sea menos rígida y más personal.
- Por ejemplo, si sabe que el director ejecutivo de la empresa tiene una conexión personal con sus objetivos. Puede personalizar su carta para esa persona. Sea consciente de la empresa o persona que solicita y adapte la carta a cada persona.
Elija la redacción correcta. Esto dependerá de quién sea el destinatario. Sin embargo, siempre debes ser profesional y no usar expresiones demasiado coloquiales.
- Escriba por escrito con su logotipo y el nombre de la organización listos. Esto hará que su solicitud parezca más profesional. Si solicita autofinanciamiento, aún puede crear su propia plantilla de carta profesional con su nombre impreso en la parte superior.
- Si escribe a otra empresa u organización, escriba lo más formal posible. Si le escribe a un familiar o amigo, puede utilizar un enfoque más informal, pero no sea demasiado coloquial, ya que demuestra que no está respetando al destinatario. Por lo tanto, escribir un correo electrónico con estilo informal a menudo no produce los resultados esperados en ambos casos.
Por favor use Plantillas estándar de cartas comerciales. Una carta de reclamo típica a menudo usa la misma plantilla que las cartas comerciales. Utilice la plantilla adecuada si no quiere que su carta parezca poco profesional.
- Comience la carta con la fecha seguida del nombre y la dirección del patrocinador.
- Luego, separe una línea y comience el saludo con: Estimado (nombre del destinatario) acompañado de una coma.
- Que sea breve. Idealmente, la carta de patrocinio debe tener aproximadamente una página. Las personas a menudo no tienen tiempo suficiente para leer más. La mayoría de los donantes solo dedicarán aproximadamente "un minuto" a su carta. Por lo tanto, no solo debe escribir un contenido breve, sino también claro y claro.
- Envíe correo por correo. El uso del correo electrónico para solicitar patrocinio a menudo les hace sentir que no le está prestando mucha atención.
Termine la carta con un agradecimiento. Al final del mensaje, debe agradecer al destinatario por su atención. Asegúrese de trazar una línea y dejar suficiente espacio para firmar.
- Termine su carta con un respaldo profesional, por ejemplo: Atentamente, seguido de su nombre, título y firma manuscrita.
- Adjunte los documentos requeridos. Probablemente desee incluir sus folletos preimpresos con su carta de patrocinio para brindarle detalles de su evento o empresa. Esto aumentará el nivel de confianza y hará que la empresa se sienta más cómoda apoyándolo.
- Asimismo, si su organización llega al periódico, puede adjuntarlo para respaldar su trabajo.
Parte 3 de 3: Contenido completo
La introducción debe estar bien preparada. Al comienzo de la carta, debe presentarse específicamente a usted mismo, a su empresa o su evento. No llames. El destinatario debe conocer el problema correcto desde el principio.
- No dé por sentado que saben quién es usted o qué hace su organización. Explique todo claramente. Comience con información sobre la empresa (si es una carta abierta de interés) o información personal (si es una carta de patrocinio para usted). Por ejemplo, la organización ABC es una organización sin fines de lucro con el propósito ... etc.
- Hacer hincapié en algunos logros ha demostrado que patrocinar su trabajo no implica ningún riesgo. Sea claro y específico sobre cómo usará el dinero.
- En el segundo o primer párrafo, debe indicar su solicitud directamente y explicar por qué la necesita.
Describe los beneficios. Para patrocinarlo, una empresa o un individuo deben ver los beneficios que obtendrán de ella. Entonces, en la parte central de la carta, resalte los beneficios para los benefactores.
- Por ejemplo, si el patrocinador llamará la atención del público a través de ese incidente, explique en detalle y detalles: ¿Se filmará el evento por televisión? ¿Cuántas personas asistirán? ¿Hay invitados VIPS? Si otras empresas de renombre o sus competidores están patrocinando su evento, menciónelo.
- Permita que su patrocinador sea seleccionado. Estarán encantados si hay diferentes opciones que se adapten a sus necesidades y presupuesto.
Convéncelos con la evidencia real. Por ejemplo, algunos números específicos de visitantes o estadísticas sobre el número de personas a las que pueden llegar.
- Y no olvide los factores que pueden despertar su empatía, por ejemplo, contar una historia sobre una persona que recibe ayuda si puede ser breve (en una oración o dos), muy conmovedor.
- Explique cómo puede dar a conocer a su donante a través de su patrocinio. Tal vez tengan un espacio libre para el stand de su evento que valga el monto del patrocinio.
- Proporcione la información necesaria en el acuerdo de patrocinio que necesitan para decidir. No olvide incluir su información de contacto. También puede incluir su dirección personal y sobres sellados previamente para que puedan responder de manera más conveniente. No olvide incluir la fecha en la que necesita recibir una respuesta.
- Pregúntele al patrocinador de qué manera le gustaría ser promovido. Por ejemplo, ¿cómo aparecerán sus nombres o negocios o quieren ser conocidos? Dé algunas sugerencias, pero absolutamente no lo admita. ¡Por favor pregunte!
Proporciona información básica sobre su evento. Debe proporcionarles información específica que beneficiará a su organización o individuo.
- Por ejemplo, si está escribiendo una carta de donación a la organización benéfica, explique los hechos básicos sobre la organización benéfica, como cuándo se fundó, quién es el líder, responde a y los premios y recompensas que ha recibido el fondo.
- Pruébelo, no solo palabras. No se limite a decirles que su organización o evento es bueno y vale la pena considerarlo. Convéncelos a través de evidencia concreta que demuestre qué tan bien está su organización o evento y por qué. Por lo general, la evidencia concreta es más convincente.
Por favor ven al lugar. Enviar una sola carta no es la mejor manera de desarrollar una relación. Aunque una carta abierta para pedir patrocinio no es una mala idea, ir en persona sigue siendo una forma más inteligente de comportarse.
- Puede llamar o ir en persona si no recibe ninguna respuesta dentro de los 10 días. Sin embargo, tenga en cuenta que los ejecutivos de las empresas están muy ocupados y eso puede resultar frustrante.Por tanto, conviene concertar una cita o llamar con antelación.
- Asegúrese de comunicar sus expectativas para su proyecto. Evite mencionar cosas negativas. No les haga pensar que está rogando o tratando de involucrarlos en un asunto de riesgo.
- Si la respuesta es "tal vez", no tenga miedo de volver a intentarlo. Simplemente no venga a molestarlos de inmediato o demasiado, los hará sentir incómodos.
- Nunca demasiado confiado. No asuma que programarán su cita o lo patrocinarán. Agradéceles por su consideración.
- No olvide agradecerles si recibe patrocinio.
Corrección de pruebas. Puede perder sus posibilidades de obtener fondos si no examina la carta abierta. Las letras llenas de errores ortográficos o gramaticales parecen poco profesionales. Además, ¿por qué alguien querría que su nombre fuera con tanta falta de profesionalismo?
- Comprueba la puntuación. Mucha gente no sabe cómo utilizar correctamente las comas o apóstrofes. Estas pequeñas cosas también juegan un papel muy importante.
- Pruebe una copia de su carta y léala una y otra vez durante unas horas. A veces, sus ojos están tan familiarizados con el contenido en línea que es fácil ignorar los errores tipográficos básicos cuando lee en una computadora.
- Asegúrese de enviarlo en un sobre especial para empresas.
- Aquí hay un ejemplo: anuncio
Habla a: _________ _________________ _________________
Querido señor y señora: _______,
Recientemente fui invitada a participar en la ronda preliminar del concurso Miss Estados de América. Y en la Ronda de Examen Preliminar, tendré la oportunidad de ser seleccionada como representante estatal para participar en Miss Estados de América.
Le estaría muy agradecido si pudiera ayudarme a patrocinarme en la competencia Miss Colorado. El concurso tendrá entre 20 y 50 concursantes. Este evento será televisado en un canal local con alrededor de 200.000 - 300.000 espectadores y los nombres de todos mis patrocinadores aparecerán durante la actuación, así como en el sitio web oficial de la competición.
Hay diferentes niveles de financiación. Puede elegir una de las siguientes opciones para ayudarme.
$ ____ - Su nombre, información y logotipo
$ ____ - Su nombre e información
$ ____ - Su nombre y logotipo
$ ____ - Tu nombre
Si está interesado en esta subvención, por favor responda al ___________________.
Se lo agradezco sinceramente.
Atentamente,
(Firmar)
Nombre completo
Consejo
- No des órdenes. Pregunte cortésmente.
- Busca uno persona de contacto principal en lugar de secretaria o tercero.
- A menos que su letra sea muy agradable, escriba. Esto se verá más profesional.
- Imprime la carta en papel de alta calidad
- Las empresas suelen recibir muchas ofertas de patrocinio para diferentes eventos, así que asegúrese de explicarles la razón por la que esa empresa es el patrocinador más adecuado para el evento. su demanda.
- Incluya un formulario de patrocinio que la empresa pueda completar.
