Contenido

• Al paso
• Método 1 de 3: elegir una plataforma de comunicación
• Método 2 de 3: Desarrollar materiales de formación eficaces
• Método 3 de 3: Gestionar al empleado

Los teletrabajadores pueden ofrecer muchos beneficios a su negocio. Pero capacitar a estos empleados puede resultar difícil. Puede encontrar los desafíos necesarios durante el entrenamiento. Si sus empleados viven lejos de donde trabaja, asegúrese de configurar una plataforma de comunicación confiable. Envíe a sus empleados un buen material de formación para que ellos mismos puedan aprender mucho. Con un control y una retroalimentación constantes, los empleados se incorporan rápidamente.

Al paso

Método 1 de 3: elegir una plataforma de comunicación

1. Pídales que vengan a la oficina para recibir capacitación si pueden. Incluso si un empleado está trabajando a distancia, es posible que pueda venir a la oficina para recibir capacitación. Esta suele ser la forma más rápida y eficaz de enseñar a los teletrabajadores que viven cerca de una oficina o sucursal de su empresa los trucos del oficio. Si el teletrabajador vive lejos, esto no siempre es posible.
2. Organiza conferencias telefónicas para un entrenamiento más personal. La capacitación por teléfono o la capacitación por video le dan un carácter más personal a la capacitación y pueden ayudar a aclarar detalles importantes para el puesto. Si realiza llamadas semanales o videollamadas con su empleado, puede controlar bien su progreso y, al mismo tiempo, brindarle al empleado mucha flexibilidad en el puesto.
   • Las conferencias telefónicas funcionan bien para los teletrabajadores involucrados en estrategia o marketing, por ejemplo, porque de esa manera puede hablar fácilmente sobre planes e intercambiar ideas.
   • Si usted y su empleado se encuentran en diferentes zonas horarias, asegúrese de elegir una hora que sea conveniente para ambos.
   • El software conocido que puede utilizar para realizar y recibir llamadas a través de Internet es Skype o Slack, por ejemplo.
3. Utilice un servicio de mensajería instantánea para responder preguntas rápidamente. Para trabajos que requieran colaboración o comunicación frecuente entre colegas, la mensajería instantánea puede resultar muy útil. Los compañeros pueden establecer contacto rápidamente entre sí.
   • Si su empleado que trabaja a distancia tiene preguntas sobre el trabajo, puede comunicarse con usted a través del servicio de mensajería instantánea y obtener una respuesta rápida de esa manera. Además, puede enviar comentarios rápidamente a través de mensajería instantánea.
   • Se encuentran disponibles muchos servicios de mensajería instantánea gratuitos, como WhatsApp, Line y Spark.
   • La mensajería instantánea es menos útil si su empleado que trabaja a distancia trabaja en momentos completamente diferentes al resto del equipo.
4. Utilice el correo electrónico si el empleado establece su propio horario. El correo electrónico es una buena forma de comunicarse si el teletrabajador trabaja a diferentes horas, en una zona horaria completamente diferente o si establece su propio horario. Puede enviar fácilmente anuncios, materiales de formación, enlaces y archivos adjuntos por correo electrónico.
   • Acuerde la rapidez con la que espera una respuesta a los correos electrónicos.

Método 2 de 3: Desarrollar materiales de formación eficaces

1. Compile un manual de capacitación para el empleado. Tener instrucciones detalladas en papel facilita a los empleados encontrar respuestas a sus preguntas. Envíe este manual por correo electrónico al empleado o colóquelo en un disco duro compartido o en una nube compartida. En cualquier caso, describe en el manual:
   • Las actividades asociadas con el puesto
   • Las reglas del juego que se aplican en la empresa.
   • Cómo se deben utilizar el software y las herramientas de comunicación en línea para el trabajo
   • Cómo los empleados pueden comunicarse con su gerente
2. Explique en detalle qué implican las actividades. Trate de pensar qué preguntas podría tener el empleado y qué problemas podría encontrar. Incluya las respuestas a esas preguntas y las soluciones a esos problemas en el manual de capacitación. Cuanto más extenso sea, más fácil será para el empleado aprender el oficio.
   • Por ejemplo, no diga "Envíe su trabajo tan pronto como haya terminado", sino "Haga clic en el botón" Enviar "para enviar su trabajo cuando lo tenga listo. Esto guarda su trabajo y lo regresa al menú principal ".
   • También explique cómo los empleados pueden escribir sus horas, qué costos pueden declarar y a quién deben contactar si algo sale mal.
3. Fijar metas. No solo dígale a su empleado qué hacer, sino también cuánto debe hacer. ¿Hay una producción mínima por día o por semana? ¿Qué plazos se aplican? ¿Con qué frecuencia el empleado tiene que informarle sobre el progreso? Sea claro sobre esto con su empleado.
   • Por ejemplo, podría decir "Esperamos que maneje cinco llamadas por hora" o "Debe verificar al menos una vez cada hora entre las 9:00 a. M. Y las 5:00 p. M. Para ver si hay nuevos correos electrónicos".
4. Agregue videos e imágenes instructivos. Si el empleado debe usar cierto software o equipo, proporcione videos o imágenes instructivos claros que expliquen cómo el empleado debe usar el software o el equipo.
   • Para explicar cómo funciona un programa de computadora en particular, es útil tomar una captura de pantalla de cada paso del proceso.
   • Los diagramas y dibujos pueden ser útiles para los empleados que necesitan instalar equipos especiales.
5. Invierta en un programa de formación basado en la web para grandes empresas. Si tiene muchos teletrabajadores, considere contratar una empresa que cree un módulo de capacitación en línea que automatice parte del proceso de capacitación ("e-learning"). Una empresa de este tipo le ayuda a desarrollar una plataforma adaptada a su empresa en la que sus empleados pueden comenzar y aprender sobre la base de videos y herramientas interactivas.
   • Los grandes proveedores de servicios de personal a menudo pueden crear módulos de formación en línea, pero también hay pequeñas empresas que se especializan en esto.
   • Aunque esta es una opción más cara, a la larga le ahorrará mucho tiempo si tiene que capacitar a los empleados con frecuencia.

Método 3 de 3: Gestionar al empleado

1. Déle al empleado las metas que debe alcanzar. Asigne al empleado las tareas que debe realizar en un orden determinado y establezca una fecha límite para cada tarea. Con esto le da una dirección al teletrabajador, y el empleado sabe lo que se espera de él o ella.
   • Por ejemplo, diga: “Me gustaría que supiera cómo funciona este software al final de su primera semana. Esperamos que aportes un total de 10.000 € en asignaciones durante el primer mes ".
2. Da muchos comentarios al principio. Durante las primeras semanas, proporcione comentarios constructivos sobre el trabajo del empleado con regularidad. Si nota que el empleado comprende el trabajo, puede dar menos retroalimentación gradualmente. Con comentarios constructivos, ayuda al empleado a dominar rápidamente la profesión.
   • Por ejemplo, diga: “Tus diseños son muy buenos, pero creo que deberías ceñirte a un esquema de color. Eso se adapta mejor a nuestra marca ".
   • La primera tarea es preferiblemente algo pequeño. Una tarea clara que se puede completar rápidamente. Por ejemplo, un artículo corto o una hoja de cálculo simple que se puede crear en un día. De esa manera, puede enviar comentarios rápidamente.
3. Solicite comentarios al empleado. Anime al empleado a hacer preguntas. También pregúntele al empleado qué piensa del programa de inducción. Puedes aprender de eso. Si las cosas no están claras en el material de capacitación, por ejemplo, puede ajustarlas para la próxima vez.
   • Si el empleado se le acerca con una pregunta, responda lo mejor posible. Si la respuesta está en el manual de capacitación, refiera al empleado al capítulo correspondiente.
   • Si el empleado no hace ninguna pregunta, pregúntele cómo le va. ¿Funciona todo con la formación y las actividades? ¿Quizás todavía hay cosas que no están claras?
   • Si desea recibir comentarios más generales, considere realizar una encuesta en línea. Con un breve cuestionario puede obtener mucha información útil fuera del agua.
4. Comunicarse regularmente con todos los teletrabajadores. Manténgase en contacto con todos los teletrabajadores tanto durante el período de inducción como después. Informarles sobre novedades dentro de la empresa. Sus teletrabajadores se mantienen involucrados con la empresa mediante boletines informativos, seminarios web o conferencias telefónicas semanales.
   • Es fácil para los teletrabajadores sentirse excluidos. Debido a que no vienen a una ubicación comercial, se pierden las noticias que se comparten allí en la máquina de café. Anime a los teletrabajadores y colegas que no trabajan a distancia a mantenerse en contacto a través de las redes sociales y la mensajería instantánea, y opte por hacer videollamadas con más frecuencia en lugar de "solo" llamar.