Contenido

• Al paso
• Parte 1 de 3: Comuníquese con claridad
• Parte 2 de 3: Sea un buen oyente
• Parte 3 de 3: Comunicación electrónica
• Consejos

La falta de comunicación puede ser divertida y frustrante. Si desea reducir los problemas de comunicación, hable con claridad y no asuma nada. Verifique con la persona para asegurarse de que lo entiendan. Al comunicarse electrónicamente, sea claro, conciso e informativo. Ser un buen oyente también puede ayudar a evitar problemas de comunicación. Si mantiene su atención en sus conversaciones, puede reducir la posibilidad de falta de comunicación.

Al paso

Parte 1 de 3: Comuníquese con claridad

1. Piensa antes de hablar. Pensar en qué decir primero puede ayudarlo a organizar sus pensamientos y prepararse para decir algo significativo. Especialmente si está a punto de tener una conversación importante, asegúrese de que sus palabras estén organizadas para que pueda decir lo que quiere decir.
   • Recuerda que tu actitud y tono pueden transmitir mucho. Limite su atención al tema y trate de no desviarse de él.
   • Si tiene problemas para decir lo que quiere decir, escriba algunos puntos para asegurarse de no olvidar nada de lo que quiere decir.
   • Tome un descanso consciente antes de hablar. A menudo tenemos la tendencia a sumergirnos de lleno en una conversación, pero hacer una pausa deliberada y tomarnos un momento para organizar nuestros pensamientos antes de hablar aumenta la probabilidad de que nuestra comunicación sea clara y los espectadores estén dispuestos a escuchar.
2. Llamar la atención. Tener la atención de una persona significa asegurarse de que escuche y comprenda lo que está diciendo. Haga contacto visual y asegúrese de que la persona esté escuchando. Si la otra persona está distraída o ocupada con otra cosa, pídale su atención o intente en otro momento. Si la otra persona parece distraída por otra cosa, pida atención diciendo: "Quiero asegurarme de que entienda" o "Le agradecería toda su atención".
   • Si la persona parece distraída, dígale que hablará más tarde cuando esté más disponible.
   • Por ejemplo, si necesita hablar con alguien pero él está haciendo otra cosa, hágale saber que necesita hablar y que desea su atención.
   • No grites ni llames a nadie para llamar la atención; ve a esa persona y dirígete a ella personalmente cuando sea posible.
3. Verifique sus suposiciones. Puedes asumir que todos entienden lo que dices o lo que les pides que hagan, pero solo para estar seguro, aclara cualquier cosa sobre la que la persona no esté segura. Por ejemplo, si está dando instrucciones, explique qué más debe hacer la persona para prepararse. Puede sobrestimar o subestimar el conocimiento o las habilidades de alguien, así que será mejor que pregunte.
   • Esto es especialmente cierto cuando se habla con alguien de una cultura diferente a la suya. Puede suponer que entienden la jerga u otro idioma, pero no está de más preguntar. Si alguien parece confundido, intente explicarlo mejor.
4. Ser cortés. Ser cortés en la comunicación significa ser abierto, honesto y amable. No dices nada que pueda ser pasivo-agresivo, sarcástico o hiriente hacia o sobre la persona con la que estás hablando. Concéntrese en ser amable y decir lo que quiere decir de una manera que sea fácil de entender. Si interrumpe, es grosero o irrespetuoso con otras personas, no se comunicará eficazmente.
   • El sarcasmo puede malinterpretarse fácilmente. Si bien puede ser divertido, aún puede dar lugar a malentendidos si dices lo contrario de lo que realmente quieres decir. La gente puede confundirse acerca de lo que realmente quieres decir. El sarcasmo también puede ser involuntariamente mezquino.
5. Verifique la comprensión. Asegúrate de que la persona te haya entendido. Puede hacerlo simplemente preguntando: "¿Está claro?" O "¿Tiene alguna pregunta?". Esto le da a la persona la oportunidad de expresar cualquier duda o preocupación que pueda tener.
   • Esto puede ayudar a las personas a sentirse cómodas haciendo preguntas o pidiendo aclaraciones.
   • Al dar instrucciones, pídale a la persona que las repita para que sepa que las entiende.
   • En algunos casos, conviene proporcionar un breve resumen.
     • Por ejemplo: "Para ser claros, primero abordaremos la cuenta de Ramaker y luego tendremos una reunión rápida sobre cómo solucionar los problemas de comunicación. ¿Entendido?'
6. Seguimiento. Comuníquese con la persona con la que se está comunicando para asegurarse de que se haya comunicado con claridad. Por ejemplo, si envió un correo electrónico, envíe otro preguntando: "¿Cómo estás?" ¿Tiene alguna pregunta? "Si ha hablado con alguien, pregúntele unos días después", marque. ¿Todo bien?'
   • Si cree que puede haberse comunicado incorrectamente, aproveche este momento para transmitir todo con claridad y aclarar lo que podría ser confuso.

Parte 2 de 3: Sea un buen oyente

1. Comprende el lenguaje corporal. Gran parte de la comunicación es no verbal. Préstele atención; puede ser muy importante. Mantenga el contacto visual y esté atento a cualquier cambio en su propio contacto visual o en el contacto visual de la otra persona. Preste atención a la postura y las expresiones faciales de una persona y vea si hay alguna inconsistencia. Si nota alguna diferencia, vuelva a preguntar o pida una aclaración.
2. Escucha cuidadosamente. Preste toda su atención cuando alguien esté hablando. Muchas personas intentan pensar en qué decir a continuación, pero permanecen involucradas con la persona que habla. Las personas aprecian cuando se sienten escuchadas y comprendidas, y una de las mejores formas de hacerlo es escuchando activamente. Gire su cuerpo hacia ellos e inclínese hacia ellos. No se distraiga (por ejemplo, con los teléfonos celulares) y permanezca presente con la persona.
   • No solo escuche las palabras que dice la persona, sino también la información y la forma en que se comunica. Por ejemplo, la voz de la persona puede cambiar cuando habla de algo emocional o se siente incómodo.
3. No interrumpas al otro. Si alguien más está hablando, haga todo lo posible por no interrumpirlo. Deje que la persona termine sus pensamientos antes de agregar o decir cualquier otra cosa. De esta forma demuestras que estás escuchando y que valoras lo que dice la persona. Si tiende a interrumpir a las personas con frecuencia, es posible que se sientan frustradas y no digan todo lo que quieren decir.
   • Dejar que alguien termine sus pensamientos significa que escuchas completamente y no te preocupas por tus propias palabras. De esa manera, la persona se sentirá más cómoda compartiendo todo y no olvidará algo que quería decir porque la conversación se desvió.
4. Hacer preguntas. Si algo no está claro o si no entiende algo, asegúrese de hacer una pregunta al respecto. Intente decir algo como "¿Le gustaría aclarar lo que quiere decir con ___?" O "No estoy seguro de entender ___. ¿Puedes explicarme eso?
   • Si la persona sigue hablando y no quieres interrumpirla, escribe la pregunta para que no te olvides de preguntar.

Parte 3 de 3: Comunicación electrónica

1. Organiza la información. Si está tratando de transmitir información, debe asegurarse de que la información llegue a la persona de manera efectiva. Por ejemplo, si está planeando un evento, debe proporcionar detalles importantes: lugar, hora y lo que las personas deben traer. Proporcione instrucciones o pasos claros para que las personas sigan y asegúrese de que la información sea clara.
   • Antes de enviar la información o invitación, asegúrese de que contenga toda la información necesaria.
2. Utilice menos palabras. Cuando se comunique a través de mensajes de texto o correo electrónico, vaya al grano. Un correo electrónico largo puede confundir lo que desea transmitir. Por ejemplo, si hace una solicitud, vaya directo al grano y haga su solicitud. Puede decir por qué se debe realizar la solicitud, pero no continúe indefinidamente. Simplemente diga lo que necesita y termine el correo electrónico poco después.
   • Si tiende a escribir correos electrónicos o mensajes de texto largos, es probable que las personas los hojeen en lugar de leerlos detenidamente. Si no puede alejarse de sus cartas largas, considere poner las cosas más importantes en la parte superior.
   • Tenga en cuenta que los correos electrónicos no envían señales sociales como expresiones faciales y tono de voz. Por lo tanto, use un lenguaje claro y evite el sarcasmo.
     • Los emojis son útiles en los correos electrónicos sociales, pero no en la mayoría de los correos electrónicos comerciales.
3. Concéntrese en un tema. Mantenga el mensaje lo más simple posible. No repita ni entre en muchos detalles adicionales, y no trate con varios temas en un correo electrónico. Es mejor concentrarse en un elemento o tema a la vez que en muchas cosas en un solo correo electrónico. Si tiene varias cosas que discutir, discuta una a la vez por correo electrónico. De esa manera, la persona puede eliminar todos los correos electrónicos cuando haya terminado con cada tema y no se olvide de hacer algo o abordar algo.
   • Si absolutamente desea cubrir varios temas al mismo tiempo, dé una demarcación clara. Use viñetas o reorganícelas para ayudar a aclarar el contenido.
4. Ve al grano. Si bien está bien comenzar sus correos electrónicos con "¿Cómo estás?" O con algún otro tipo de diversión, no pases demasiado tiempo hablando de algo que no tiene nada que ver con lo que quieres transmitir. Concéntrese en su solicitud o en la información que desea compartir con la persona. No se ande con rodeos ni dé una presentación larga. En su lugar, vaya al corazón de lo que quiere o necesita decir.

Consejos

• Evite el uso de sarcasmo en chats, mensajería instantánea o correos electrónicos sin emojis. El sarcasmo a menudo no se comunica correctamente a través de mensajes de texto, por lo que es mejor hacerlo personalmente.