Contenido

• Al paso
• Parte 1 de 3: Importación de Excel a Access (preparación)
• Parte 2 de 3: Importación de Excel a Access
• Parte 3 de 3: Uso del asistente para completar la importación
• Advertencias

Access es un administrador de bases de datos relacionales que le permite importar una o más bases de datos de Excel para que pueda comparar campos comunes. Dado que un solo archivo de Access puede contener varias hojas de cálculo de Excel, el programa también es una excelente manera de recopilar o analizar grandes cantidades de información. Sin embargo, primero debe importar la hoja de cálculo de Excel a Access.

Al paso

Parte 1 de 3: Importación de Excel a Access (preparación)

1. Abra ambos programas en su computadora. Deberá comprar y descargar una suite de Microsoft Office con Excel y Access. Puede hacerlo en línea desde el sitio web de Microsoft.
   • Una vez que se hayan descargado los programas, haga clic en "Inicio" en Windows y seleccione "Todos los programas".
   • Haga clic en "Microsoft Office" y luego seleccione "Acceso" (o "Excel") en el menú desplegable. Es posible que ya tenga una hoja de cálculo de Excel que alguien le envió o que descargó en otro lugar. Puede abrirlo con Office en su computadora.
2. Limpie su hoja de cálculo de Excel antes de importarla a Access. Será más fácil si sigue unos sencillos pasos antes de importar la hoja de cálculo de Excel a Access. El punto es que sus datos son consistentes entre las hojas de trabajo importadas.
   • Es una buena idea asegurarse de que la primera fila de la hoja de cálculo de Excel contenga los encabezados de las columnas (o los nombres de los campos) y que sean muy claros y fáciles de entender. Por ejemplo, para una columna de apellidos de personas, puede nombrar el encabezado de columna / nombre de campo como "Apellido". Sea claro y preciso, ya que esto facilitará la comparación de los encabezados de columna en dos hojas de cálculo de Excel.
   • En Access puede vincular los campos correspondientes entre dos o más hojas de trabajo. Suponga que tiene una hoja de Excel con información salarial. Contiene nombres y apellidos, direcciones y salarios de las personas. Por ejemplo, suponga que desea comparar esa hoja de trabajo de Access con una segunda hoja de trabajo de Excel que contiene información sobre las contribuciones financieras para una campaña. Esta segunda hoja de trabajo contiene los nombres, direcciones y donaciones de las personas. Lo que puede hacer con Access es comparar diferentes encabezados de columna entre sí. Puede vincular los encabezados de los nombres para ver dónde están las personas con el mismo nombre en ambas bases de datos.
   • Verifique las hojas de cálculo de Excel para asegurarse de que cada tipo de datos se trate de la misma manera y límpielos antes de importarlos a Access. Deben ser, como lo llama Access, "relacionales". Por ejemplo, si la hoja de cálculo de salario hipotético contiene el nombre, el apellido y la inicial del segundo nombre en una columna, pero la segunda hoja de cálculo solo contiene el nombre y el apellido en columnas separadas, Access lo registrará como no coincidente. Los campos de encabezados / columnas deben ser los mismos.
3. Divida la información en una columna en Excel. Para resolver este problema, puede dividir los datos en una columna en Excel para que no estén marcados como "no coinciden" en Access.
   • Por ejemplo, puede dividir el nombre en su propia columna, la inicial del segundo nombre en su propia columna y el apellido en su propia columna. Si esto se hace de la misma manera en la segunda hoja de trabajo, entonces un vínculo entre, por ejemplo, apellido y apellido en Access, debería generar una coincidencia cuando los nombres sean los mismos.
   • Para dividir una columna en Excel, resalte la columna de datos que desea dividir. Haga clic en "Datos" en el menú principal de Excel. Haga clic en "Texto en columnas". En general, eliges la opción "Divorciado". Haga clic en Siguiente.
4. Continúe dividiendo columnas combinadas con el asistente. Ahora está listo para completar el proceso de dividir los datos combinados en una columna en varias columnas.
   • Elija cómo se "separan" los datos de la columna. Esto significa que cada bit de información en la columna está separado por algo. Las opciones más comunes son un espacio, una coma o un punto y coma. A menudo, la información solo está separada por un espacio. Como en el siguiente ejemplo: El nombre "John A. Doe" se muestra en una columna. El primer nombre John está separado de la primera A del medio por un espacio. El apellido Doe está separado de la primera A central por un espacio. Así que elija su espacio como separadores en el asistente.
   • Haga clic en Siguiente. Haga clic en Finalizar. El programa divide a John, A. y Doe en tres columnas. Luego, puede dar a las nuevas columnas nuevos nombres de encabezado para indicar qué datos contienen (apellido, nombre, etc.). Es una buena idea crear varias columnas vacías a la derecha de los datos que está dividiendo antes de hacer esto, ya que enviará los datos a las nuevas columnas vacías (en lugar de columnas que ya contienen datos).

Parte 2 de 3: Importación de Excel a Access

1. Abra el programa Access en su computadora. Vaya al menú de inicio, elija Microsoft Office y haga clic en Microsoft Access. Debe abrir una nueva base de datos de Access vacía para importar la hoja de cálculo de Excel en ella.
   • Elija "Base de datos de escritorio vacía" para crear una nueva base de datos desde el programa Access.
   • Cambie el nombre si lo desea. Haga clic en "Crear".
2. Importe una hoja de cálculo de Excel a Access. El siguiente paso es obtener la hoja de cálculo de Excel (o varias) en la base de datos de Access.
   • Haga clic en "Datos externos" en la barra de herramientas del administrador de la base de datos de Access. Elija "Excel" En algunas versiones de Access, puede encontrar esta función haciendo clic en "Archivo" en el menú principal y "Obtener datos externos".
   • Cuando se muestre "Nombre de archivo", haga clic en "Examinar". Esto le permitirá encontrar la hoja de cálculo de Excel en su computadora.
   • Deje marcada la casilla de verificación con "Importar los datos de origen a una nueva tabla en la base de datos actual", que está marcada de forma predeterminada.
   • Cuando encuentre la hoja de cálculo de Excel que desea importar en su computadora, haga clic en ella. Haga clic en "Aceptar". Se abre el Asistente de importación de Excel para acceder.

Parte 3 de 3: Uso del asistente para completar la importación

1. Siga los pasos del asistente en Access. Para terminar de importar su hoja de trabajo, debe seguir los pasos del asistente.
   • Elija la hoja de trabajo en el libro de Excel que desea importar. A veces, esto es fácil porque la hoja de cálculo de Excel es solo una hoja. Sin embargo, a veces las personas crean varias hojas de trabajo en una hoja de trabajo de Excel, que puede ver haciendo clic en las pestañas en la parte inferior de la hoja de trabajo. Si es así, debe indicarle al asistente de acceso qué hoja de cálculo debe elegir. Haga clic en Siguiente.
   • La página siguiente tiene un cuadro que pregunta si la primera fila de la hoja de Excel tiene encabezados de columna. Esta es la fila en una hoja de trabajo que identifica los datos en cada columna (como apellido, dirección, salario, etc.). Es una buena idea limpiar primero la hoja de cálculo de Excel para asegurarse de que la primera fila de encabezados de columna tenga encabezados de columna claros. Luego marque "Sí" que la primera fila contiene encabezados de columna. Este es el enfoque más simple. Haga clic en Siguiente.
   • Si la primera fila no contiene encabezados de columna, la siguiente ventana le pregunta si desea cambiar el nombre de los campos en Access (estos son los encabezados de columna). Si aún no le ha dado a cada campo un nombre claro y fácilmente identificable antes de importar (recomendado), puede hacerlo aquí.
2. Completa la importación. Solo quedan algunos pasos más en términos de importación. La siguiente ventana del asistente le pregunta si desea especificar una clave principal.
   • No tienes que hacer esto, pero es posible. Una clave principal significa que Access asigna a cada fila de datos un número único. Esto puede resultar útil más adelante cuando clasifique los datos. Haga clic en Siguiente.
   • La última pantalla del asistente tiene un lugar para un nombre predeterminado. Puede cambiar el nombre de la hoja de Excel que desea importar (se convertirá en una "tabla" en Access en el lado izquierdo de la página cuando haya terminado de importar).
   • Haga clic en "Importar". Haga clic en "Cerrar". Verá su tabla en el lado izquierdo de la pantalla. Ahora se importa a Access.
   • Si desea vincular a más de una base de datos, repita este proceso con otra o varias hojas de cálculo de Excel. Ahora está listo para comparar los datos de las hojas de trabajo en Access.

Advertencias

• Si el archivo de Excel proviene de una versión de Office que no sea Access, es posible que observe problemas al importar archivos sin problemas.
• No se puede subrayar lo suficiente: tendrá que limpiar su hoja de cálculo de Excel antes de importarla. En parte, esto significa analizar los datos que tiene en busca de problemas.
• Guarde siempre una copia de sus hojas de cálculo originales para que, si se equivoca, pueda repetir el proceso.
• No puede importar más de 255 campos en Access.