Contenido

• Al paso
• Parte 1 de 3: Crear foco
• Parte 2 de 3: Establecer estrategias de trabajo efectivas
• Parte 3 de 3: Cambia tu estilo de vida
• Consejos

En el mundo actual, lidiar con la carga de trabajo es realmente muy difícil. Cualquiera que haya tenido un trabajo de tiempo completo sabe que una jornada laboral promedio no siempre es lo suficientemente larga para obtener todo lo que necesita hacer.Sin embargo, la productividad se puede mejorar significativamente cultivando hábitos que lo hagan más eficiente. Un trabajador eficiente aprovecha al máximo cada minuto del día, concentrándose primero en las tareas más importantes. Ser más eficiente en el trabajo no solo aumentará su productividad y sumará puntos con el jefe, sino que también lo hará sentir que ha logrado algo, satisfecho de haber tenido una jornada laboral completa y productiva.

Al paso

Parte 1 de 3: Crear foco

1. Proporcione un espacio de trabajo limpio y organizado. La eficiencia en el trabajo a veces puede ser tan fácil como limpiar el desorden en su espacio de trabajo. Un lugar de trabajo desordenado es un lugar de trabajo que puede obstaculizar su productividad. Si está luchando constantemente para encontrar herramientas o documentos específicos en un montón de desorden, está desperdiciando seriamente su tiempo de trabajo. Solo tenga a mano los artículos que usa todos los días; todo lo demás debe almacenarse donde no se interponga, "pero también" se encuentre rápidamente.
   • Si trabaja en una oficina, organice su espacio de oficina y su escritorio para que pueda encontrar rápida y fácilmente lo que necesita para trabajar. Si no trabaja en una oficina, se siguen aplicando los mismos principios. Por ejemplo, si trabaja en una tienda de bicicletas, mantenga sus herramientas limpias y organizadas para poder encontrarlas de inmediato cuando las necesite. Casi todos los entornos de trabajo se benefician de que se mantengan limpios y ordenados.
   • Los trabajadores de oficina y otras personas que se ocupan de una gran cantidad de documentos necesitan crear un sistema de archivos que sea lógico y organizado. Tenga a mano los documentos que utiliza con frecuencia. Almacene otros documentos en orden alfabético u otro orden lógico.
2. Mantenga un registro de su lugar de trabajo. Asegúrese de tener siempre las herramientas y los recursos necesarios para realizar su trabajo. En una oficina, esto significa cosas como perforadoras, quitagrapas, calculadoras, etc. Fuera de un entorno de oficina, las herramientas son muy diferentes, pero los principios básicos son los mismos: asegúrese de tener todo lo que necesita para empezar a trabajar. Los científicos que trabajan con aplicaciones gráficas complejas, así como los ingenieros que trabajan con llaves, se benefician de las herramientas que están listas para usar.
   • Asegúrese de que sus herramientas estén bien mantenidas. Una herramienta esencial que deja de funcionar puede interrumpir seriamente su flujo de trabajo, ¡especialmente si no puede continuar sin ella! Ahorre tiempo a largo plazo limpiando y manteniendo sus herramientas con regularidad.
3. Haz un horario claro. Si está acostumbrado a volar por todos lados, cualquier esfuerzo para planificar su día probablemente aumentará su eficiencia. Para mantener un horario realmente efectivo, tendrá que limitarse a "una" agenda completa (posiblemente complementada con un calendario en su oficina o cubículo para objetivos a largo plazo). No complique su trabajo innecesariamente manteniendo más de un horario o manteniendo una gran colección de notas que inevitablemente perderá. Desea poder mirar "un" lugar específico para ver qué hacer.
   • Organice cada día haciendo una lista de "tareas pendientes". Comience con las prioridades más altas del día para asegurarse de que se hagan. Coloque las cosas menos importantes al final de la lista. Empiece desde arriba al principio de su día. Si no puede completar la lista, intente hacer el resto al día siguiente.
   • Establezca un calendario y un marco de tiempo para sus proyectos más importantes y sea realista sobre la cantidad de tiempo que tomarán. No quiere prepararse para el fracaso; es mejor pedir más tiempo al inicio de un proyecto, en lugar de justo antes de la fecha límite.
4. Elimina la distracción. Los diferentes entornos de trabajo tienen diferentes distracciones: algunos trabajos involucran a un colega muy hablador que simplemente no se irá. Otros pueden ser opresivamente silenciosos, distrayéndote incluso con los sonidos más suaves. Haga lo que pueda para concentrarse en su trabajo. Si su trabajo le permite escuchar música de forma segura, lleve consigo un reproductor de MP3. Incluso puede pegar notas en su lugar de trabajo para dejar en claro a sus colegas que no desea que lo molesten. Puede parecer descortés, pero no lo es: es un método razonable y eficaz para que la gente te deje en paz mientras trabajas. Recuerde, puede socializar al contenido de su corazón durante los descansos y las comidas. Una distracción "muy" común es pasar tiempo en sitios de Internet recreativos. Según un estudio, aproximadamente dos tercios de los empleados pierden al menos un poco de tiempo "todos los días" en sitios web que no están relacionados con su trabajo. Afortunadamente, la mayoría de los navegadores tienen herramientas gratuitas disponibles para aumentar la productividad que pueden ayudarlo a resolver bloqueos problemáticos. sitios web. Busque en las extensiones de navegador disponibles un "bloqueador de sitios web" o "ayuda para la productividad". Al menos obtendrá algunos resultados gratuitos y efectivos. # * Otras buenas formas de evitar distracciones es vigilar sus llamadas (para evitar hacer llamadas telefónicas innecesarias) y minimizar los abandonos en las reuniones.
5. Aproveche los descansos para sus asuntos personales. Curiosamente, los descansos pueden "aumentar" la eficiencia de su lugar de trabajo en lugar de ser un obstáculo. Primero, un descanso le ofrece el descanso que tanto necesita. Sin él, es posible que se canse demasiado, disminuya la velocidad o disminuya la velocidad. En segundo lugar, el descanso le da la oportunidad de "manejar" sus distracciones. Use sus descansos para hacer cualquier otra cosa que le guste en su trabajo. ¿Te encuentras soñando despierto con un miembro de la familia que quiere llamarte cuando realmente tienes que trabajar? ¡Llámalos durante tu descanso y elimina tus distracciones!

Parte 2 de 3: Establecer estrategias de trabajo efectivas

1. Divida sus responsabilidades en partes manejables. Los grandes proyectos pueden resultar intimidantes: cuando son lo suficientemente grandes, es fácil posponerlos, lo que pierde tiempo en trabajos menores hasta que se ve obligado a abordar todo el proyecto justo antes de la fecha límite. Como trabajador eficiente, primero debe hacer un trabajo importante, incluso si eso significa hacer una pequeña parte de una gran tarea. No parece que valga la pena hacer una pequeña parte de una gran tarea, ya que es completar una pequeña tarea en absoluto, pero es un uso inteligente de su tiempo. Completará sus tareas más importantes a largo plazo más rápido si trabaja un poco en ellas todos los días.
   • Por ejemplo, si necesita hacer una gran presentación en un mes, establezca un objetivo para crear una descripción general "hoy". No consume mucho tiempo, por lo que no lo distraerá de su otro trabajo, pero es un primer paso importante que hace que el resto del proceso sea más rápido y más fácil.
2. Aligere su carga de trabajo delegando trabajo. A menos que esté en la parte inferior de la escalera dentro de la empresa, puede tener la opción de dividir las tareas en su mayoría repetitivas entre uno o más de sus subordinados para ahorrar tiempo. No le dé a sus subordinados proyectos que solo usted sepa cómo completar satisfactoriamente. En cambio, les da las tareas monótonas y que consumen mucho tiempo y que le impiden utilizar sus talentos para trabajos más importantes. Si vas a delegar el trabajo, no olvides darle a tu asistente una fecha límite y volver a ella. Sea "siempre" cortés con sus subordinados cuando le ayuden; si sienten que los aprecia, querrán trabajar duro para usted en proyectos futuros.
   • Si es un pasante, un empleado novato u otra persona con un estatus bajo dentro de la empresa, aún puede intentar distribuir el trabajo particularmente monótono entre los empleados que funcionan al mismo nivel que usted (con su permiso, así como con el permiso de su supervisor, por supuesto). Si ha utilizado la ayuda de un colega, ¡esté ahí para su colega también!
   • Si tiene una buena relación con su jefe, ¡incluso puede preguntarle si puede delegar parte del trabajo en otros por usted!
3. Mantenga las reuniones lo más ajustadas posible. Hay una razón por la que todos odian las reuniones: según una encuesta de 2012, casi la mitad de los encuestados consideran que las reuniones son la mayor fuente de tiempo perdido en el trabajo, incluso más que el tiempo dedicado a sitios web personales y recreativos. Las reuniones pueden ser cruciales para discutir los objetivos y establecer una visión para el futuro. Pero si se dejan desatendidas, muchas reuniones se atascan con demasiada frecuencia en eventos abultados, perdiendo horas de su tiempo (o en casos extremos, incluso días) sin decidir nada importante. A continuación, se ofrecen algunos consejos para que sus reuniones sean lo más eficaces posible:
   • Cree una agenda para cada reunión para aprovechar al máximo el tiempo asignado. Determine cuánto tiempo se puede dedicar a cada tema. Cíñete a tu agenda lo mejor que puedas; si surgen otros temas, sugiere discutirlos más tarde en una conversación individual.
   • Invite a la reunión a la menor cantidad de personas posible. Al mantener el número de personas que asisten a las reuniones al mínimo absoluto, reduce la posibilidad de que la conversación se desvíe de los temas indicados. También mantiene a cualquier persona que no necesariamente necesite estar allí en su escritorio en el trabajo.
   • Mantenga las presentaciones de diapositivas al mínimo. Existe un gran debate sobre la utilidad de las presentaciones de diapositivas (PowerPoint, etc.) y si ayudan o dificultan que una reunión sea más eficiente. Lo siguiente es claro: si usa diapositivas / diapositivas en su presentación, manténgalas lo más concisas e informativas posible. Utilice diapositivas para mostrar imágenes y datos que no se pueden transmitir a través de su discurso, pero "no" para mostrar todo el contenido de su presentación.
   • Finalmente, como principio general, sabes lo que quieres decidir antes de abrir la reunión y tomar esa decisión lo antes posible.
4. Elimina el drama de la oficina de raíz. Los lugares de trabajo pueden ser lugares terriblemente estresantes. Cuando se enfurezcan los ánimos, diríjase a la fuente de forma inmediata y directa. Esto puede significar que usted, la persona con la que está discutiendo, o ambos, tengan que ofrecer una disculpa sincera. Haz esto tan pronto como sea posible. Si deja que algunas discusiones se conviertan en resentimiento, su eficiencia se verá afectada a largo plazo porque está perdiendo el tiempo evitando a este compañero de trabajo. Más importante aún, se sentirá miserable, ¡no permita que los problemas en el lugar de trabajo arruinen su eficiencia y su estado de ánimo!
   • No tenga miedo de llamar a un mediador / mediador. Las empresas saben que las discusiones y los sentimientos heridos son malos para el flujo de trabajo, por lo que a menudo contratan a personas especialmente capacitadas para resolver disputas. Comuníquese con RR.HH. de su lugar de trabajo si experimenta frustración, tristeza o miedo debido a otra persona en el lugar de trabajo.
   • Cuando todo esté dicho y tratado, no es necesario que se convierta en amigo de ese colega, solo necesita poder trabajar con él o ella. Sea cortés y discreto en el lugar de trabajo, incluso con las personas que no le agradan.

Parte 3 de 3: Cambia tu estilo de vida

1. Asegúrate de estar bien descansado. La fatiga nunca ha mejorado la calidad del trabajo de una persona. La fatiga puede ralentizar su producción, entorpecer su rendimiento y, si tiende a quedarse dormido, puede causarle una gran vergüenza durante las reuniones importantes. Además, la privación severa del sueño se ha relacionado con una variedad de problemas de salud. No se quede dormido en su escritorio ni se quede dormido y llegue tarde al trabajo; trate de dormir al menos 7-8 horas cada noche para funcionar de la mejor manera.
   • La fatiga en el lugar de trabajo puede ser, en el mejor de los casos, una distracción menor. En el peor de los casos, puede conducir a situaciones muy inseguras. Si tiene un trabajo en el que está en juego la vida de otras personas (por ejemplo, si es controlador de tráfico aéreo o conductor de camión), es imperativo que duerma lo suficiente.
2. Haga mucho ejercicio. La ciencia ha demostrado que un buen régimen de ejercicio mejora el estado de ánimo y la productividad. Esto es especialmente cierto para los trabajos de oficina sedentarios. Si pasa la mayor parte de su tiempo en el trabajo sentado frente a una computadora, asegúrese de pasar un poco de tiempo moviéndose todos los días; no solo será más fácil permanecer sentado durante mucho tiempo en el trabajo, sino que también lo hará más feliz, más agudo y más motivado.
   • Al comenzar con una rutina de ejercicios, intente combinar cardio moderado con algo de entrenamiento de fuerza.
3. Mantente positivo. Si está tratando de mejorar la eficiencia de su trabajo, puede ser tentador tomarse demasiado en serio su trabajo. A menudo, esto no es una buena idea: es posible que pueda mejorar su eficiencia a corto plazo, pero si nunca se permite divertirse en el trabajo, se volverá fácil agotarse y provocará fatiga, estrés y falta. de energía, falta de motivación. Trate de mantenerse alegre: si se siente bien en el trabajo, será más probable que se mantenga motivado y ambicioso. Haga pequeñas cosas para mejorar su estado de ánimo que no obstaculicen su productividad: escuche música a través de los auriculares, haga algunos estiramientos de vez en cuando o lleve su computadora portátil a la sala de descanso para disfrutar de más paz y tranquilidad.
   • Aproveche al máximo sus descansos para comer: disfrute de la oportunidad de comer bien y charlar con colegas con los que se lleva bien.
   • No beba demasiado café. El café puede ser un gran estímulo en esos días en los que te sientes agotado, pero si lo bebes todos los días te volverás dependiente y ya no te beneficiarás más.
4. Motívate a tí mismo. Es más fácil trabajar de manera eficiente cuando hay una buena razón para hacerlo. Si ocasionalmente tiene dificultades para seguir adelante, piense en las razones que lo llevaron a su trabajo en primer lugar: sus metas de vida, sus sueños y su visión de sí mismo. Trate de pensar en su trabajo como un medio para un fin, donde el "objetivo" es la visión ideal de su vida. Si disfruta de su trabajo, intente pensar en cómo lo hace sentir: ¿se siente satisfecho y como si hubiera logrado algo después de un día de trabajo?
   • Piense en las cosas buenas que le brinda su trabajo. Tal vez pudiste comprar esa casa o ese auto con el dinero que ganaste con tu trabajo, o tal vez tu trabajo es asegurarse de que tus hijos no quieran nada. También considere los otros "beneficios" de su trabajo: atención médica y / o dental para su familia, por ejemplo.
   • Piense en las consecuencias de "no" trabajar. ¿A qué tendrá que renunciar si pierde su fuente de ingresos? ¿Cómo afectará a su familia u otras personas cercanas a usted?
5. Recompénsate. Si ha aumentado con éxito la eficiencia de su trabajo, celebre: se lo merece. Deshacerse de los malos hábitos y cultivar los buenos no es fácil, así que recompénsese por su arduo trabajo. Tome una copa después del trabajo el viernes, reúnase con algunos amigos para salir por la noche o simplemente recuéstese en la cama con un libro: lo que sea que lo haga feliz después de una larga semana laboral, hágalo. Recompensarse a sí mismo aumenta su sentido de logro, que es una parte importante para mantener alta su motivación.
   • Su recompensa no tiene que ser grande o grandiosa y ciertamente no algo que sea financieramente irresponsable. Las recompensas moderadas y moderadas son las mejores. Guarde ese nuevo reloj para una ocasión más especial.

Consejos

Implemente un sistema de recompensa retrasada en el que haga los proyectos menos agradables primero en lugar de posponerlos para el último minuto. De esa manera, no pasará todo el día temiendo el proyecto y tratando de evitarlo. Haciendo primero el molesto proyecto estarás más satisfecho y podrás terminar el día de una forma agradable con los proyectos más divertidos o menos estresantes.