Contenido

• Al paso
• Método 1 de 2: crear un plan para gestionar el cambio organizativo
• Método 2 de 2: realizar un seguimiento de los cambios en un proyecto
• Consejos

Hay dos tipos de planes de gestión de cambios. A uno le preocupa el impacto que tiene un cambio en una organización y suavizar la transición. El otro realiza cambios en un proyecto y produce un registro claro de los ajustes o cambios realizados en el producto a nivel de proyecto. Ambos planes tienen como objetivo comunicar claramente lo que se debe hacer de manera adecuada y precisa.

Al paso

Método 1 de 2: crear un plan para gestionar el cambio organizativo

1. Muestre las razones del cambio. Enumere los factores que llevaron a la decisión de cambiar, como brechas de desempeño, nueva tecnología o un cambio en la declaración de misión de la organización.
   • Un posible enfoque es describir la situación actual de la organización y la situación futura que este plan quiere generar.
2. Determine qué cambio hacer y su magnitud. Describa brevemente la naturaleza esperada del plan de gestión de cambios. Especifique si esto afectará las descripciones de puestos, los procedimientos, la política y / o la organización estructural. Enumere los departamentos, grupos de trabajo, sistemas u otras áreas que sufrirán cambios.
3. Enumere el apoyo de las partes interesadas. Enumere todas las partes interesadas afectadas por el plan, como, por ejemplo, la alta dirección, los jefes de proyecto, los patrocinadores del proyecto, los usuarios finales y / o los empleados. Escriba a cada grupo si la parte interesada apoya el cambio.
   • Puede mostrar un gráfico para comunicar estos datos de forma breve y clara. Puede dividir los gráficos en "Conciencia", "Nivel de apoyo" e "Influencia" para cada parte interesada, según una calificación alta / media / baja.
   • Si es posible, puede tener conversaciones individuales para obtener apoyo.
4. Reúna un equipo de gestión del cambio. Este equipo es responsable de comunicarse bien con todas las partes interesadas, enumerar las preocupaciones y garantizar que el proceso de cambio sea lo más fluido posible. Elija personas que gocen de una gran credibilidad en la empresa y que tengan buenas dotes de comunicación.
   • Este equipo incluye un iniciador del proceso de cambio desde el nivel gerencial más alto. Haga hincapié en que esto implica un trabajo realmente activo para impulsar los cambios y que no se trata solo de aprobar el plan.
5. Desarrollar un enfoque para incorporar al personal ejecutivo de la organización. Es de suma importancia contar con el apoyo de los líderes de la organización para que el cambio sea un éxito. Haga que cada miembro ejecutivo del personal proporcione comentarios sobre el cambio y trabaje con cada persona para desempeñar un papel activo en la promoción del cambio.
6. Prepare un plan para cada parte interesada. Para cada parte interesada, incluidos aquellos que apoyan el cambio, evalúe los riesgos y preocupaciones. Solicite al equipo de gestión de cambios que resuelva estas inquietudes.
7. Elabora un plan de comunicación. La comunicación es la parte más importante del plan de gestión del cambio. Comuníquese de manera regular con cualquier persona cuyo trabajo se vea afectado por los cambios. Enfatice las razones para realizar los cambios y los beneficios que los acompañan.
   • Las partes interesadas deben tener la opción de una comunicación bidireccional cara a cara. Las reuniones privadas son muy importantes.
   • La comunicación debe provenir del iniciador principal del cambio, del supervisor inmediato de cada empleado y de cualquier vocero adicional en el que confíe la parte interesada. Toda comunicación debe transmitir un mensaje coherente.
8. Descubra de dónde viene la oposición. Los cambios siempre conducen a la oposición. Esto sucede a nivel individual, así que hable personalmente con las partes interesadas para averiguar por qué. Realice un seguimiento de las quejas para que el equipo de gestión del cambio pueda resolverlas. Estos incluyen en particular:
   • la gente no tiene motivación para cambiar o no tiene sentido de urgencia
   • la gente no comprende el panorama general o por qué los cambios son necesarios
   • hay una falta de participación en el proceso
   • las personas no están seguras de su trabajo, puesto futuro o requisitos y habilidades
   • La gerencia no cumple con las expectativas con respecto a la implementación o comunicación de los cambios.
9. Lidia con los bloqueos. Muchas quejas se pueden abordar comunicándose de manera más intensiva o cambiando la estrategia de comunicación para que se discutan problemas específicos. Otras quejas requieren diferentes enfoques que pueden integrarse en su plan o asignarse al equipo de gestión de cambios para implementarlos. Piense cuál de estos enfoques se adapta a la situación de su organización:
   • Para cambios en las descripciones o procedimientos de trabajo, haga que la capacitación de los empleados sea una prioridad.
   • Si espera una transición estresante o con poca motivación, organice un evento o brinde beneficios a los empleados.
   • Si las partes interesadas no están motivadas para cambiar, proporcione incentivos.
   • Si las partes interesadas se sienten excluidas, organice una reunión para recopilar comentarios y considerar qué cambios puede realizar en el plan.

Método 2 de 2: realizar un seguimiento de los cambios en un proyecto

1. Definir las funciones de gestión de cambios. Enumere las funciones que se asignarán para este proyecto. Describe las responsabilidades y habilidades para cada puesto. Debe proporcionar al menos un gerente de proyecto para implementar el cambio a nivel diario y un patrocinador del proyecto para monitorear el progreso general y tomar decisiones de gestión de cambios de alto nivel.
   • Para proyectos grandes en una organización grande, puede dividir el rol de gerente de proyecto entre diferentes personas, cada una con habilidades específicas.
2. Piense en la creación de un comité de control de cambios. Los proyectos de software generalmente tienen un comité de control de cambios compuesto por representantes de cada grupo de interés. Este comité aprueba las solicitudes de cambio en lugar del director del proyecto y comunica las decisiones a las partes interesadas. Este enfoque funciona bien para proyectos que involucran a diferentes partes interesadas y proyectos cuyo alcance y objetivos necesitan ser reevaluados.
3. Establecer un procedimiento para emitir solicitudes de cambio. Una vez que alguien del equipo del proyecto ha encontrado la manera de seguir adelante, ¿cómo se puede hacer realidad esta idea? En este plan, describa el procedimiento aprobado por el equipo. He aquí un ejemplo:
   • Un miembro del equipo llena un formulario para solicitar un cambio y lo envía al gerente del proyecto.
   • El director del proyecto ingresa el formulario en el registro de solicitud de cambio y actualiza este registro a medida que se ejecutan o rechazan las solicitudes.
   • El gerente asigna a los miembros del equipo para desarrollar un plan más detallado y estimar el esfuerzo requerido.
   • El director del proyecto envía el plan al patrocinador del proyecto para su aceptación o rechazo.
   • Se implementa el cambio. Se informa periódicamente a las partes interesadas sobre el progreso.
4. Crea un formulario para solicitar un cambio. La siguiente información debe incluirse con cada solicitud y agregarse al registro:
   • fecha de cambio de aplicación
   • número de la solicitud de cambio, proporcionado por el director del proyecto
   • título y descripción
   • nombre, correo electrónico y número de teléfono del remitente
   • prioridad (alta, media o baja). Los planes de gestión de cambios urgentes tienen diferentes plazos.
   • número de producto y versión (para proyectos de software)
5. Agregue información adicional al registro de cambios. Este registro también debe registrar las decisiones y su ejecución. Además de la información proporcionada en el formulario de solicitud de cambio, debe proporcionar espacio para la siguiente información:
   • aprobación o rechazo
   • firma de la persona que aprueba o rechaza la solicitud
   • fecha límite para implementar el cambio
   • fecha de terminación del cambio
6. Lleve un registro de las grandes decisiones. Además del registro de cambios que realiza un seguimiento de los cambios diarios, también puede mantener un registro de todas las decisiones importantes que se toman. Gracias a este informe, es más fácil encontrar proyectos a largo plazo o proyectos que experimentan cambios en su gestión. Este informe también puede servir como base para comunicarse con los clientes o el personal de la alta dirección. Para cualquier cambio en el plazo, el tamaño del proyecto o los requisitos del proyecto, los niveles de prioridad o la estrategia, lleve un registro de la siguiente información:
   • quien tomó la decisión
   • cuando se tomó la decisión
   • un resumen de las razones de la decisión y el procedimiento para hacerla cumplir. Agregue documentos relacionados con este procedimiento.

Consejos

• Genere confianza y lealtad tanto con su personal como con sus clientes. Las personas a menudo se sienten incómodas con el cambio. Al transmitir el mensaje de que antepone los intereses de sus empleados, se gana su apoyo.