Contenido

• Al paso
• Método 1 de 1: redacción de su propio comunicado de prensa
• Consejos
• Advertencias

Un comunicado de prensa es un mensaje escrito a los medios. Un comunicado de prensa puede anunciar una variedad de noticias, como eventos, promociones, premios, nuevos productos y servicios, cifras anuales, etc. Un comunicado de prensa puede hacer que un artículo aparezca en un periódico o revista. Es más probable que los periodistas trabajen con una historia si han recibido un comunicado de prensa. Es una parte fundamental de sus relaciones públicas, todo el mundo puede beneficiarse de un comunicado de prensa si está dispuesto a utilizar la estructura y el formato adecuados. Te mostraremos cómo.

Al paso

Método 1 de 1: redacción de su propio comunicado de prensa

1. Escribe el titular. El titular debe ser breve, claro y directo: una versión ultracompacta de lo que trata el comunicado de prensa. Muchos profesionales de relaciones públicas aconsejan no escribir el titular hasta el final, después de haber escrito el resto del comunicado de prensa. Si sigue ese consejo, siga leyendo primero y vuelva al titular cuando haya terminado el resto.
   • wikiHow es ampliamente aceptado como la fuente de información más confiable. ¿Ves cómo funciona eso? ¡Ahora quieres saber más! Los titulares de los comunicados de prensa siempre deben tener algo pegadizo para captar la atención del periodista o editor, al igual que un titular está destinado a "captar" lectores. El titular podría describir lo que ha logrado su empresa, un evento reciente con cierto valor informativo o un nuevo producto o servicio.
   • Los títulos están escritos en negrita Un título en negrita también suele tener un tamaño de fuente más grande que el cuerpo. Tradicionalmente, los titulares de los comunicados de prensa se escriben en tiempo presente, no contienen artículos y omiten el verbo "ser" en ciertos contextos.
   • Primera palabra siempre en mayúscula. Esto también se aplica a ciertos sustantivos. La mayoría de las palabras en un título tienen letras minúsculas, pero en algunos casos, una fuente estilizada en "minúsculas" puede crear un estilo y una apariencia gráfica, similar a una noticia.
   • Extrae palabras clave importantes. El método más simple para crear un titular para su comunicado de prensa es extraer las palabras clave más importantes del comunicado de prensa. Intente construir una declaración lógica con estas palabras clave que llame la atención de inmediato. El uso de palabras clave le brinda una mejor capacidad de búsqueda en los motores de búsqueda, además, las palabras clave facilitan que los periodistas y otros lectores comprendan inmediatamente el contenido del comunicado de prensa.
2. Escribe el cuerpo del texto. Debe redactarse un comunicado de prensa tal como le gustaría verlo en un artículo de noticias. Recuerde, la mayoría de los periodistas están muy ocupados y no tienen tiempo para investigar a fondo cada anuncio de su empresa, por lo que gran parte de lo que escriba en su comunicado de prensa simplemente será copiado por el periodista. Así que escribe exactamente lo que quieres que publiquen en el cuerpo del texto.
   • Comience con la fecha y la ciudad de donde provino el comunicado de prensa. Es posible que se omita la ciudad, por ejemplo, si el comunicado de prensa está escrito en Rotterdam mientras que el mensaje es sobre la sucursal local en Amsterdam.
   • La primera oración o "pista" debe captar la atención del lector de inmediato y explicar de manera sucinta lo que está sucediendo. Por ejemplo, si el título es: "El editor Zeus publica una nueva novela de guerra", entonces la primera oración podría ser: "El editor Zeus B.V. publica hoy su primera novela de guerra, escrita por el célebre escritor Ercee Kaa. "Amplía el titular proporcionando un poco más de detalle y sirve para presentar al lector la historia. La siguiente oración o las siguientes dos oraciones son nuevamente una extensión de la primera oración.
   • El cuerpo de un comunicado de prensa debe ser compacto. No use oraciones o párrafos que sean demasiado largos. Evite la repetición y el uso frecuente de jerga alegre o hippie. Esfuércese por la simplicidad, sin una palabra de más.
   • El primer párrafo (dos o tres oraciones) es un resumen del comunicado de prensa, todo lo que agrega es una elaboración. En el acelerado mundo actual, ni los periodistas ni otros lectores leerán un comunicado de prensa si el comienzo de un artículo no despierta interés de inmediato.
   • Utilice hechos reales: eventos, productos, servicios, personas, objetivos, metas, planes, proyectos. Aproveche al máximo los hechos concretos. Una forma sencilla de redactar un comunicado de prensa eficaz es hacer una lista de las siguientes explicaciones: quién, qué, cuándo, dónde, por qué y cómo.
3. Comunique las "5 W" (y la H) claramente. Quién, qué, cuándo, dónde, por qué - y cómo - les dice a los lectores todo lo que necesitan saber. Considere esta lista de verificación en el contexto de los puntos siguientes, utilizando el ejemplo mencionado anteriormente.
   • • ¿Sobre quién trata? Editorial Zeus.
     • ¿Cuáles son las noticias fácticas? El editor Zeus publica un libro.
     • ¿Cuándo sucederá esto? Mañana.
     • ¿Dónde ocurre esto? En todos los mercados principales, mañana.
     • ¿Por qué es esta noticia? Fue escrito por un célebre escritor, Ercee Kaa.
     • ¿Cómo sucede? El evento principal es una sesión de firmas en Amsterdam, seguida de un recorrido por Randstad.
   • Una vez que tenga lo básico listo, puede llenar los vacíos con información sobre las personas, los productos, las fechas y otras cosas relacionadas con las noticias.
     • Si su empresa no es el tema principal de la noticia, sino la fuente del comunicado de prensa, déjelo claro en el cuerpo.
   • Mantenlo corto y dulce. Un comunicado de prensa nunca debe tener más de tres páginas. Si envía una copia impresa en papel, el texto debe tener doble espacio entre líneas.
   • Cuanto mayor sea el valor informativo de su comunicado de prensa, mayor será la probabilidad de que un periodista seleccione la pieza para su uso. Descubra qué significa el "valor de las noticias" para un público objetivo específico y utilice este conocimiento para atraer al periodista.
4. Agrega información sobre la empresa. Si un periodista selecciona un comunicado de prensa para un artículo, siempre mencionará a la empresa en el artículo. Los periodistas pueden encontrar la información de la empresa en esta sección.
   • El título de esta sección debería ser --- Acerca de COMPANY_XYZ.
   • Después del título, use uno o dos párrafos de 5 o 6 oraciones para describir su empresa. El texto debe describir la empresa, la actividad principal y la política de la empresa. Muchas empresas ya tienen folletos, presentaciones, planes de negocios, etc. redactados profesionalmente. El texto introductorio se puede copiar aquí.
   • Enlace a su sitio web al final de esta sección. El enlace debe ser una URL exacta y completa, por lo tanto no abreviada, porque cuando se imprime la página, el enlace aún debe estar completo. Por ejemplo: http://www.website_van_your_company.com, y no haga clic aquí para ir al sitio web.
   • Si su empresa tiene una página de medios separada en el sitio, debe vincularla en este lugar. Una página de medios contiene toda la información de contacto y todo para la prensa.
5. Dar apoyo. Proporcione algunos enlaces informativos adicionales para respaldar el comunicado de prensa.
6. Agrega información de contacto. Si su comunicado de prensa tiene un valor noticioso realmente alto, los periodistas pueden querer más información o pueden querer entrevistar a personas relevantes.
   • Si no le importa que los medios de comunicación puedan contactar directamente con su gente, puede incluir sus detalles en el comunicado de prensa. Por ejemplo, en el caso de un comunicado de prensa de innovación, puede agregar la información de contacto del equipo de investigación.
   • De lo contrario, debe insertar los datos del departamento de medios o relaciones públicas en la sección "Contacto". Si no tiene un equipo separado para este puesto, es una buena idea nombrar a alguien que pueda ocupar este puesto como enlace entre los medios y su gente.
   • Los datos de contacto deben dirigirse a este comunicado de prensa en particular. Los datos deben contener en todo caso:
     • El nombre oficial de la empresa
     • El nombre oficial del departamento de medios y la persona de contacto.
     • Dirección de envio
     • Números de teléfono y fax con los códigos correctos de país y ciudad.
     • Número de teléfono móvil (opcional)
     • Tiempos de disponibilidad
     • Correos electrónicos
     • Dirección del sitio web.
7. Si es posible, incluya un enlace a una versión en línea del mismo comunicado de prensa. Es común mantener un registro de todos los comunicados de prensa publicados en su sitio web. Esto hace que sea más fácil crear dicho enlace e inmediatamente tiene un registro para fines de archivo.
8. Indique el final de un comunicado de prensa con tres marcas de almohadilla (###), centradas inmediatamente debajo de la última oración del mensaje. Este es un estándar periodístico.

Consejos

• Envíe el comunicado de prensa por correo electrónico y use poco formato. Las letras grandes y muchos colores solo distraen la atención de las noticias. Coloque el comunicado de prensa en el cuerpo del correo electrónico, no en el archivo adjunto. Si necesita utilizar un archivo adjunto, utilice texto sin formato o un archivo de formato de texto enriquecido. Los documentos de Word generalmente se aceptan, pero guárdelos como.doc, no como.docx (si está utilizando la última versión). Los periódicos, en particular, han tenido que recortar recientemente y, a menudo, no utilizan la última versión de Word. Utilice archivos PDF únicamente si va a enviar un kit de prensa completo con muchas ilustraciones. Y no escriba el comunicado de prensa en papel y luego lo escanee y lo envíe por correo electrónico como jpeg, una pérdida de tiempo y del tiempo del editor. Escriba el comunicado de prensa directamente en el correo electrónico.
• Utilice el encabezado como asunto del correo electrónico. Si ya ha creado un titular pegadizo, su mensaje se destacará en la bandeja de entrada del editor.
• Asegúrese de que cada mensaje esté dirigido a una empresa de medios específica y envíelo al editor que se ocupa de estos asuntos. Por lo general, puede encontrar esta información en su sitio web. Lanzar un comunicado de prensa idéntico a muchas empresas de medios o muchos editores dentro de una empresa es una señal de que se lo está tomando con calma en lugar de apuntar a un mercado específico.
• Investigue los comunicados de prensa existentes en Internet para familiarizarse con el tono, el lenguaje, la estructura y el formato de un comunicado de prensa.
• No pierda tiempo en el titular antes de que termine todo el comunicado de prensa. El titular de un periódico o revista eventualmente lo redactará un editor, pero siempre es bueno tener un título o un titular pegadizo para el comunicado de prensa. Este titular puede ser su única oportunidad. Sea breve y fáctico. Pero si intenta escribir el titular del artículo, está perdiendo el tiempo. No sabe exactamente lo que dirá usted o la persona a la que va a entrevistar. Una vez que haya terminado el primer borrador del comunicado de prensa, puede decidir editar la primera oración, o no. En ese momento, y no antes, puedes empezar a pensar en el titular.
• Si el comunicado de prensa es para publicación inmediata, puede colocar "PARA PUBLICACIÓN INMEDIATA" en letras mayúsculas encima del título. Si hay un embargo, escriba "EMBARGO TOT ..." con la fecha en que desea distribuir la historia. En el caso de un comunicado de prensa sin fecha de publicación, se asume que se permite la publicación inmediata.
• Indique el nombre de la empresa en el encabezado, cada subtítulo y en el cuerpo del primer párrafo para que los motores de búsqueda puedan encontrarlo. Si envía una versión en papel, puede utilizar el material de oficina de la empresa.
• El momento del comunicado de prensa es muy importante. Deben ser noticias relevantes y recientes, no demasiado antiguas ni demasiado lejanas en el futuro.
• Una llamada telefónica puede garantizar que el comunicado de prensa se publique realmente.
• Incluya una "llamada a la acción" en su comunicado de prensa. Esta es información sobre lo que desea que el lector haga con el contenido del mensaje. Por ejemplo, ¿quiere que los lectores compren un producto? En ese caso, debe indicar dónde está disponible el producto. ¿Quiere que el lector visite su sitio web para participar en un concurso o para conocer más sobre su empresa? En ese caso, deberá indicar la dirección web o un número de teléfono.

Advertencias

• No incluya datos de contacto de terceros sin su permiso. Además, deben estar disponibles durante el horario normal en los días posteriores a la publicación del comunicado de prensa.
• Tenga en cuenta que muchos editores están sobrecargados de trabajo y muchos editores son tacaños. Si les facilita las cosas, es más probable que hagan algo al respecto. Si su comunicado de prensa ya se parece a cómo el editor eventualmente publicará el artículo, es posible que se publique casi sin cambios. Pero si lo llenas de argumentos de venta confusos o si no sigues el libro verde, el editor comenzará a cambiarlo todo. Todos dicen que son los mejores, así que no pierdas el tiempo del editor. El lugar correcto para publicar una descripción es la sección de información comercial del comunicado de prensa. Pero manténgalo siempre exacto y fáctico.
• Utilice siempre una cita, preferiblemente de la persona más importante que se ocupe del tema del comunicado de prensa. No tiene que ser una cita real, pero debería ser algo plausible. En cualquier caso, es importante comprobar si la persona en cuestión está de acuerdo con lo que se pone en la boca. Una cita permite a un periodista ocupado preparar un artículo completo sin tener que hacer una entrevista adicional.
• Los comunicados de prensa deben ser lo más positivos posible. Evite frases como "después de la renuncia del presidente anterior" o "después de un período de silencio". Un periodista puede decidir investigar estos asuntos en lugar de simplemente escribir sobre lo que dice el comunicado de prensa. Esto puede resultar en un artículo que no es satisfactorio para usted, incluso si no hubo nada de malo en el despido (tal vez el presidente estaba enfermo).
• Cuando envía un comunicado de prensa por correo electrónico: el asunto nunca debe ser "comunicado de prensa". Entonces no te distinguirás. Capte la atención del editor utilizando el titular pegadizo como asunto del correo electrónico, por ejemplo, "Haas B.V. gana la licitación de la Línea de Alta Velocidad ".