Cómo enviar un fax

Contenido

Pasos
Método 1 de 2: antes de enviar un fax
Método 2 de 2: envío de un fax
Consejos
Advertencias
Qué necesitas

Si usted es una de esas personas ignorantes que nunca antes ha oído hablar del fax, o que alguna vez lo supo pero lo olvidó, entonces es hora de refrescar su memoria y aprender más sobre las nuevas tecnologías. Tenga en cuenta que hay una gran cantidad de variedades de máquinas de fax, por lo que primero debe estudiar el manual de instrucciones de este dispositivo que viene con el kit. La mayoría de las máquinas de fax requieren que envíe una carta de presentación primero, luego marque el número y envíe el fax directamente.

Pasos

Método 1 de 2: antes de enviar un fax

1 Crea una carta de presentación. Las máquinas de fax suelen ser utilizadas por todos en una oficina o por un grupo específico de personas. Dado que cualquier persona en los alrededores puede leer el fax, enviar una carta de presentación puede ser una buena idea. Se asegurará de que la persona adecuada reciba su fax.
- La carta de presentación incluye el nombre del destinatario, el contenido del fax y el número de páginas. También debe contener información sobre el remitente, como el nombre y el número de fax, para que el destinatario pueda enviar una respuesta si es necesario.
2 Marque el número de fax. A continuación, debe marcar el número de fax, tal como suele marcar un número de teléfono. La mayoría de las máquinas de fax nuevas no necesitan ingresar un código para enviar un documento dentro de una ciudad, pero aún es necesario para el envío a larga distancia. Algunas máquinas de fax requieren que ingrese un código de área independientemente de su ubicación. Descúbrelo tú mismo o pregúntale a alguien sobre tu máquina.
- El código de país (por ejemplo, Rusia corresponde al número “7” al principio de los números de teléfono y fax) también se aplica a veces para llamadas locales, pero solo en combinación con el código de área. Casi siempre se requiere el uso del código de país cuando se realizan llamadas internacionales.
- Además, para comunicaciones de larga distancia dentro de un país, a menudo necesitará marcar “8”. Lea las instrucciones o pregunte a alguien acerca de las características de su máquina de fax en particular.
- Asegúrese de utilizar el número de fax y no el número de teléfono de la persona con la que desea comunicarse. A menudo, estos números se imprimen uno al lado del otro en una tarjeta de presentación y es muy fácil confundirlos mirando la línea incorrecta.
3 Determine el método de alimentación del papel. Debe asegurarse de haber insertado la hoja con los materiales que se enviarán en el lado correcto del fax. Solo es posible escanear el contenido de un documento cuando el papel está colocado de cierta manera, y enviará un fax en blanco si inserta la hoja al revés. Asegúrese de que el papel esté en la posición correcta antes de enviar un fax.
- El método de alimentación del papel difiere de una máquina de fax a otra. Afortunadamente, todos los faxes tienen marcas para indicar la posición correcta del papel. Busque el símbolo de hoja de papel doblada cerca del área de alimentación del papel. Verás que uno de los lados de esta hoja está limpio y que hay líneas en el otro.
  - Si las líneas están en el lado doblado, inserte el papel con el lado en blanco hacia usted.
  - Si la esquina doblada está vacía, entonces la hoja debe insertarse en la máquina de fax con el frente hacia usted.
4 Envíe por fax en el formato correcto. Las máquinas de fax están diseñadas para trabajar con hojas de tamaño estándar. Si intenta enviar un documento de tamaño no estándar, no podrá hacerlo, además puede provocar atascos de papel o incluso dañar la máquina de fax.Sin embargo, si es necesario enviar un documento de un tamaño no estándar, debe hacer una copia de un tamaño adecuado con una fotocopiadora y enviarlo ya, no el original.
- Los tamaños de papel más comunes para faxes e impresoras son A4 y papel con membrete.

Método 2 de 2: envío de un fax

1 Utilice su máquina de fax para enviar el documento. Después de completar todos los pasos anteriores, puede comenzar a enviar el fax. Ahora inserte el papel con el lado correcto, marque el número que necesita y luego haga clic en el botón "enviar". Suele ser un botón grande y visible. ¡Felicidades! ¡Ha enviado un fax!
- Notarás cómo, después de presionar el botón de enviar, el dispositivo emite varios pitidos y zumba un poco. Esto esta bien. Así es como los faxes se comunican entre sí. Después de un par de minutos después de enviar con éxito el fax, escuchará una señal clara para confirmarlo. Si hay problemas durante el envío y el fax no se procesó, escuchará un sonido desagradable característico. Ahora tendrá que comprobar su máquina de fax para determinar el problema que está experimentando.
2 Utilice Internet para enviar un fax. Los materiales de fax a fax también se pueden enviar a través de Internet. Hay una serie de empresas que brindan asistencia de este tipo, cuyos servicios, en la mayoría de los casos, cuestan dinero. Esta puede ser una inversión inteligente, pero solo si rara vez envía faxes y, por lo tanto, no desea comprar una máquina de fax o utilizar servicios de mensajería para este propósito.
- PamFax es un excelente servicio de fax de Skype. Sin embargo, en este caso, tendrás que pagar un poco.
- HelloFax es un servicio que se integra muy bien con Google Drive y facilita el envío de documentos por fax de Google Docs. Se le dará la opción de enviar varios faxes sin cargo como servicio de prueba, pero se aplicarán cargos más adelante.
3 Utilice el correo electrónico para enviar un fax. Dependiendo del número de fax del destinatario, es posible que pueda enviar el documento de forma gratuita. Pero aquí vale la pena considerar que esta función se aplica a un número limitado de números de fax y le permite enviar información en volúmenes limitados.
- Puede comprobar la disponibilidad de esta opción para un número de fax específico en Internet.
- Utilice esta plantilla para crear la dirección a la que enviará el correo electrónico: "[email protected]"
- Elimine las comillas y cambie el número de fax (incluidos los códigos de país y región) y el nombre y apellido ("primero" y "último") a la persona a la que está enviando el fax.
- Tenga en cuenta que solo se puede transmitir texto de esta manera. No puede adjuntar un archivo PDF o cualquier otro material a la carta.

Consejos

Introduzca siempre el número completo, incluidos el código de país y el código de área.
La mayoría de las máquinas de fax vienen con un manual de instrucciones. Estúdielo a fondo antes de actuar.

Advertencias

Al enviar información confidencial, debe tener en cuenta el hecho de que CUALQUIERA podrá leer el fax impreso en el lado de recepción. Antes de enviar, verifique el número para asegurarse de que el destinatario esté cerca del fax.